O que é gerenciamento de documentos?

O gerenciamento de documentos é o processo de administração e organização de informações que fazem parte de uma empresa. 

Fazer uma boa gestão documental é primordial para a eficiência de seus negócios, pois além da segurança em preservar as informações, o fluxo de trabalho ganha mais agilidade até na hora de localizar os documentos.

Por que o gerenciamento de documentos é importante?

A demanda de informações diariamente que uma empresa processa é muito grande,  principalmente em alguns segmentos específicos, por exemplo, em cooperativas de crédito e contábeis. Com isso, uma má organização pode gerar vários problemas, como perda de documentos, perda de tempo na procura de um arquivo e atraso nos processos empresariais.

Com o avanço da tecnologia, a gestão de documentos fica mais simplificada e automatizada no meio digital, através de um sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

A LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados e a divulgação da nova portaria 554º de diploma digital, são exemplos do uso de tecnologia da informação na gestão documental, ressaltando ainda mais, a importância deste processo. 

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Benefícios do Gerenciamento de Documentos

Arquivamento de Documentos 

Fazer a guarda de documentos físicos é de tamanha importância, jurídica, fiscal e trabalhista, pois a ausência destes documentos em algum processo pode acarretar em multas e penalidades. Algumas empresas armazenam seus documentos em grandes armários, outros em HD externo quando são digitais. Porém, há empresas especializadas em guarda de documentos, o que é mais indicado, pois eles entendem do assunto e além de seus documentos estarem arquivados com segurança, a sua empresa ganha mais espaço, antes destinados ao armazenamento destes arquivos. 

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Digitalização

O foco mais importante da digitalização é aumentar a agilidade no fluxo de trabalho da empresa. É um serviço que muitos utilizam em seus negócios, principalmente os segmentos de bastante demanda, que não tem muito tempo pra ficar procurando o documento específico. Com esta tecnologia, é possível consultar todos os documentos na tela do computador, a fim de garantir mais organização e controle dos arquivos. 

Gestão completa de documentos

Além da guarda e digitalização, a gestão completa de documentos é o processo que traz mais melhoria no fluxo de trabalho, separando, armazenando e organizando de acordo com cada demanda. Em nosso caso, fazemos a gestão completa, desenvolvemos nosso próprio software de Gestão Eletrônica de Documentos, que permite a customização de acordo com as necessidades dos clientes. Arquivamos os documentos físicos com segurança, digitalizamos e tornamos sempre acessíveis aos clientes. 

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