Workflow Gerenciamento de Processos de Negocio

 

Quem trabalha como gestor sabe das dificuldades em administrar equipes de trabalho e ter acesso fácil às informações e aos documentos produzidos no percurso das atividades. Só a quantidade de tarefas a serem realizadas diariamente podem ser suficientes para ocupar todo o seu tempo. Para evitar esse tipo de problema, o ideal é automatizar as rotinas de trabalho de forma que os documentos fiquem acessíveis e os serviços se tornem eficientes.

Também conhecido como fluxo de trabalho, o workflow é um conceito muito presente em vários países de economia avançada e que começa a ganhar notoriedade nas empresas brasileiras nos últimos anos. Trata-se de um tipo de mapeamento onde são listados todos os processos de trabalho em ordem de ocorrência e prioridade. Além disso, ele também busca sintonizar as diferentes áreas que atuam na empresa, reduzindo o tempo ocioso entre uma tarefa e outra. Se você conseguir organizar adequadamente as suas etapas, pode aumentar consideravelmente o rendimento de todas as suas tarefas.

Quais os benefícios de um workflow eficiente?

 

1. Menor índice de erros

O primeiro objetivo ao se desenvolver um workflow para sua empresa ou para sua equipe é reduzir ao máximo o número de erros cometidos na execução das atividades, de forma que haja a supervisão de todas as etapas. Talvez você não tenha percebido ainda, mas grade parte dos problemas de um projeto ocorre quando sua equipe não trabalha em harmonia e sem uma rotina de trabalho definida.

2. Melhoria no resultado final

Um bom workflow também tem impacto no serviço prestado para o cliente final. Com menor taxa de erros e redução do índice de retrabalho, é possível garantir a entrega de serviços e produtos de forma eficiente e sem atrasos. Obtendo um bom controle de qualidade atrelado ao seu fluxo de trabalho, não deve ser difícil entregar bons resultados. Dessa forma com clientes mais satisfeitos e fiéis, você terá mais sucesso poderá obter mais lucro ao longo do tempo.

3. Melhor rendimento dos recursos

O desperdício de recursos é considerado um problema habitual nas rotinas de muitas empresas. Pequenas perdas é considerado normal, porém estas precisam ser revisadas e minimizadas. Afinal, dinheiro não deve ser jogado fora.

Um bom workflow também contribui para isso. Com todos os processos e tarefas bem estruturados, é possível planejar adequadamente cada projeto para que ele consuma apenas os recursos necessários, desde mão de obra até capital. Reduzindo assim gastos com o índice de retrabalho e conclusão das tarefas de forma eficaz.

Solução Workflow Sistema Gerenciar

Para otimização do seu fluxo de trabalho o ideal é que você conte com ferramentas e tecnologias para auxiliarem na organização de todas as etapas. O Grupo Gerenciar conta com um software próprio de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) de inteligência documental, com várias funcionalidades para facilitar os processos de automação de tarefas e gerenciamento de documentos.

Além da possibilidade de estruturar um fluxo com todas as etapas bem definidas, permitindo que documentos e informações sejam transmitidas entre departamentos e colaboradores, tudo por meio digital, eliminando a cultura de utilização de papel. Com a solução workflow é possível ter acesso ao histórico de todas as etapas do fluxo garantindo assim o monitoramento e ganho de resultados nos processos da sua empresa.

Agora que você já entende um pouco mais sobre os benefícios de um fluxo de trabalho eficiente, é hora de promover essas mudanças nos seus negócios.

Se você é de Goiânia, Brasília e outras regiões do Brasil e está à procura de otimizar seus processos de negócio, conheça nossa ferramenta de workflow, fale conosco.

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