Acervo acadêmico digital nas instituições de ensino superior – sua instituição já se adequou às exigências?

 

As Instituições de Ensino Superior (IES) são responsáveis pelo registro e conservação de toda a documentação do aluno ao longo da sua trajetória acadêmica. Desde a inscrição no processo seletivo até a formatura. Consequentemente, o crescimento no número de alunos, cursos e professores resultou em um aumento considerável no volume de documentos e arquivos a serem armazenados e controlados.

O decreto no 9.235

Em dezembro de 2017 o Governo Federal divulgou um decreto que determina que todas as Instituições de Ensino Superior, públicas ou privadas, desde o bacharelado à pós-graduação, presencial ou à distância, deverão migrar para o meio digital informações e documentos, implantando um projeto de digitalização do acervo acadêmico.

Além disso o decreto no 9.235 estabelece também que um comitê gestor deve ser instituído para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, que deve ser controlado por um sistema de gestão documental.

Complementando este decreto, em abril de 2018 foi publicada a Portaria nº 330, que instituiu o diploma digital, que deve atender as diretrizes de certificação digital ICP-Brasil, garantindo sua integridade, autenticidade, confiabilidade, disponibilidade, rastreabilidade e validade jurídica.

Esse decreto expõe prazos e condições para que as IES e suas mantenedoras convertam seus documentos acadêmicos para o meio digital. São eles: documentos dos cursos de graduação e pós-graduação, pesquisas, dossiê dos alunos, da secretaria acadêmica, da direção, frequência, atas de reuniões, enfim quaisquer documentos referentes à IES e aos alunos.

Esta é uma forma das instituições garantirem a preservação dos dados dos estudantes, por meio de um armazenamento confiável, acesso restrito aos documentos e políticas de segurança da informação.

Quais as exigências do MEC?

Portaria MEC nº 315 (04 de abril de 2018), abrange consigo algumas exigências e entre elas, requer a implementação de um sistema especializado de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED que deve ter a capacidade de:

  • Gerenciar base de dados para preservar documentos acadêmicos digitais;
  • Indexar documentos de forma que permita a busca e recuperação dos documentos digitalizados;
  • Ter metodologia que reproduza e garanta a segurança e preservação dos documentos acadêmicos digitais;
  • Utilização do certificado digital com padrão ICP – Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Esse certificado vai prover autenticidade, integridade e validade jurídica ao acervo digitalizado.

Qual o prazo para adequação?

O prazo determinado para a digitalização da documentação é de 24 meses, desde a aprovação da Portaria nº 315, ou seja, as instituições de ensino superior (IES) têm até abril de 2020, para efetuar a regulamentação obedecendo os critérios estabelecidos.

É importante destacar que após o prazo final para a digitalização dos documentos, as IES receberão visitas dos órgãos e agentes públicos, para fins de regulação, avaliação, supervisão e ações de monitoramento. Portanto, a instituição de ensino superior que não cumprir com as novas regras estipuladas pode ser responsabilizada de irregularidade administrativa, sendo passível dos efeitos da legislação civil e penal.

Então, fique atento, às novas regras e prazos para digitalização de documentos de instituições de ensino superior. Além de garantir o cumprimento da lei, o aluno e a própria instituição são beneficiados.

Benefícios da digitalização e implantação de uma gestão documental no acervo acadêmico:

  • Rápida localização de documentos;
  • Redução do extravio de documentos;
  • Redução de custos com transporte, armazenamento e manuseio, além da economia do uso de papel, integrando ao conceito paperless;
  • Rastreabilidade e trilha de auditoria para documentos;
  • Acesso a relatórios gerenciais que monitoram o fluxo de documentos;
  • Segurança e controle no acesso aos documentos;
  • Maior agilidade no atendimento ao aluno;
  • Redução significativa do tempo de atendimento de uma solicitação;
  • Redução de atendimentos presenciais;
  • Otimização de espaço físico;
  • Workflow de processos internos sem manuseio de papel;
  • Mais eficiência na execução das atividades;
  • Trabalhar em um ambiente mais organizado e padronizado;
  • Ter facilidade de acesso à informação digital a qualquer momento;
  • Implanta a gestão do ciclo de vida de documentos físicos e digitais – tabela de temporalidade documental e destruição segura;
  • Conformidade com a legislação e agilidade na construção e apresentação da documentação obrigatória para auditoria do MEC.

Como o volume de documentos a serem migrados para o digital é muito alto, o projeto de digitalização do acervo acadêmico e de gestão documental pode se transformar em um grande desafio. Porém, o Grupo Gerenciar tem a solução de gestão documental certa para sua instituição de ensino vencer esse problema, atendemos de maneira completa proporcionando evolução para as IES, buscando não apenas estar de acordo com a legislação, mas também aumentar a segurança, a facilidade de acesso às informações e gerar ganhos de produtividade.

E aí, sua instituição já se adequou as exigências do Governo Federal? Se ainda não, fique atento! O prazo está acabando!

Se você precisa fazer a gestão eletrônica de seus documentos de acordo com a nova legislação ou tem dúvidas sobre as novas regras para as instituições de ensino superior, conte com a Gerenciar, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções. 

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