Sistema GED: por que sua empresa precisa de um?

O acervo documental de uma empresa é algo essencial para o pleno funcionamento dos seus negócios. É nele que estão registradas informações legais e confidenciais como contratos, planilhas, relatórios e demais registros.

O acumulo desses arquivos é um processo natural ao longo dos anos, porém é preciso ter atenção, uma vez que se guardados de forma equivocada, eles poderão ocupar muito espaço e gerar grandes dificuldades no momento da busca, se tornando desta forma um entrave para a empresa, ocasionando desde atrasos nas atividades, até  mesmo burocracia nos processos mais simples.

É neste contexto que se faz necessário um Sistema de gestão eletrônica de documentos – GED, para assegurar a agilidade dos processos internos do seu negócio.

Mas, afinal, o que é um sistema GED?

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. E trata-se de um conjunto de tecnologias que tem como objetivo facilitar o controle, armazenamento, localização e compartilhamento das informações contidas nos documentos.

Esse software possibilita que os usuários tenham acesso e controle documental de forma ágil e segura, além de ter a capacidade de otimizar os processos internos e externos da sua empresa.

Funciona como um conjunto de módulos e funcionalidades que proporciona o gerenciamento documental de maneira integrada.

Sinais de que sua empresa precisa de um sistema GED

• Acúmulo desorganizado de documentos e lentidão nos processos da empresa;

Uma empresa que não possui um sistema de gestão de documentos tende a ter desperdício de espaço físico com a produção intensa de documentos, dessa forma torna-se necessário a aquisição de locais como gavetas e armários para o armazenamento desses arquivos. Com o tempo essa situação tende a aumentar, tornando a organização desse acervo insustentável rapidamente.

Além disso, a falta de organização irá ocasionar uma perca de tempo para buscar e encontrar arquivos, gerando lentidão nos processos da empresa, sendo deste modo um indicador da necessidade de se investir em um sistema automatizado.

• Perca, danificação ou extravio de documentos;

Com o acumulo de papeis é possível que você já tenha sentido falta de algum documento, o qual pode ter sido perdido, extraviado ou pior, se deteriorado. Esse tipo de problema pode gerar prejuízos para o desenvolvimento de uma empresa, pois a substituição custa tempo e dinheiro, neste sentido, ter segurança e controle adequados é imprescindível. 

Se sua empresa já passou por essa situação significa que é necessário tomar decisões mais estratégicas para garantir a segurança de seus arquivos.

• Altos custos com o uso do papel;

Boa parte da documentação ainda está em papel, muitas vezes impressos de forma desnecessária, o que custa caro e atrapalha a produtividade nos processos da empresa.

Com a implementação de um sistema GED, é possível reduzir não só os gastos com o papel, mas também gastos com insumos necessários para a realização de cópias de documentos como, tinta e impressora.

• Necessidade de acesso as informações em qualquer lugar;

Constantemente quando viajam, os profissionais não têm acesso aos documentos e necessitam solicitar cópias por e-mail. Esse tipo de situação pode causar transtornos como atrasos na conclusão de processos e falhas no atendimento aos clientes.

Quais os benefícios que o sistema GED pode proporcionar?

• Recuperação do espaço físico e organização dos documentos;
• Agilidade na localização de documentos e consequentemente aumento da produtividade;
• Digitalização e indexação de documentos diretamente no software;
• Preservação dos documentos;
• Otimização do gerenciamento e manutenção dos arquivos;
• Redução de custos com cópias;
• Controle das informações;
• Segurança das informações da empresa;
• Praticidade para a elaboração de relatórios;
• Facilidade de operação;
• Fácil recuperação dos dados;
• Gerenciamento automatizado dos processos;
• Centralização das informações;
• Armazenamento em nuvem;
• Facilidade no compartilhamento de informações.

O software GED desenvolvido pelo Grupo Gerenciar conta com todos os benefícios citados acima e muito mais, buscando sempre garantir a segurança das informações dos seus clientes e eficiência dos seus processos.

Agora que você já entende um pouco mais sobre os benefícios do sistema GED, que tal promover essas mudanças nos seus negócios utilizando um software completo e eficiente de gerenciamento eletrônico de documentos?

Se você é de Goiânia, Brasília e outras regiões do Brasil e está à procura de adotar medidas de gerenciamento documental em seus processos de negócio, fale conosco.

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