Descarte seguro de documentos

Cada vez mais as empresas tem compreendido a importância da proteção de dados e informações no universo digital, mas as preocupações não estão limitadas somente a esse meio, uma vez que dados importantes documentados e impressos também podem ser alvo de pessoas mal-intencionadas.

Desta forma, as empresas devem se preocupar em dar uma destinação segura a documentos cujo prazo de guarda (temporalidade na qual cada registro precisa ficar armazenado) já expirou. Esta papelada, ao contrário dos papéis comuns, não deve ser eliminada junto ao lixo comum, necessitando passar por um procedimento seguro de descarte, a fim de evitar vazamento de informações sigilosas nela contida.

A destruição de documentos evita a disseminação de informações e ainda contribui para reduzir a quantidade de arquivos em papel, liberando espaço e tornando a rotina na organização mais simples. A partir daí surge a dúvida, como fazer esse descarte de maneira segura e ecologicamente correta?

O procedimento para o descarte de documentos

Para fazer o descarte de documentos, uma empresa precisa ter o controle dos registros que mantém em seus arquivos. Seguindo os critérios de acordo com a Tabela de Temporalidade Documental (TTD), que determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este período.

A organização é essencial para prevenir que registros ainda em uso acabem sendo eliminados antes do prazo, gerando transtornos. Uma vez que os documentos a serem destruídos sejam selecionados, a empresa precisa designar o que será feito com eles.

O descarte seguro e ecológico de documentos

Para prevenir que o descarte dos documentos gere problemas ambientais, a saída é buscar por um meio seguro de destruir os documentos, de forma que seja também ecologicamente correta e impossibilite o acesso indevido a qualquer informação.

O processo de trituração dos documentos já é bem conhecido e até praticado por muitas empresas. O interessante, porém, é ir além, garantindo a reciclagem das tiras de papel, caracterizando um descarte seguro e ecologicamente sustentável desses registros.

Ao receber uma solicitação de descarte de arquivos armazenados na Gerenciar pelo cliente, é identificado no software GED Gerenciar através do manual de gestão documental, os documentos que deverão ser descartados. Deste modo, é gerado um relatório de aprovação para o cliente para autorização do descarte dos documentos.

A partir da aprovação do cliente, os documentos são separados e devidamente revisados, garantindo que nenhum outro documento acabe sendo descartado por engano. Todo o procedimento de descarte dos documentos é descrito em relatório com gráficos e fotos de todo o processo, de forma legal e transparente.

O Grupo Gerenciar além de oferecer a solução de descarte seguro de documentos, também oferece soluções como, Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, Organização de Arquivos, Guarda de Documentos, Digitalização, Certificação Digital, Workflow.

Soluções como o Workflow e a Digitalização combinada a Certificação Digital pode se configurar como uma vantajosa estratégia para a mudança da cultura organizacional de sua empresa, resultando na adoção do conceito Paperless, onde os documentos tramitarão entre os diversos departamentos e as equipes de trabalho da empresa em ambiente inteiramente digital, de forma que a acessibilidade às informações aconteça de forma segura e eficiente, evitando o desperdício de recursos financeiros com a impressão de documentos em papeis.

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