Qual é a Melhor Forma de Melhorar o Fluxo de Trabalho

Um dos maiores desafios na gestão de equipes é saber definir o fluxo de trabalho. Um fluxograma bem estruturado é essencial para que sua empresa cresça no mercado. Porém, não é tão simples quanto parece.

Nenhuma atividade dentro de uma organização é isolada. Para que uma equipe trabalhe sempre no máximo, as outras devem contribuir para que suas atividades não sejam travadas. Isso faz parte de criar uma cultura organizacional voltada aos processos.

Nesse texto, vamos explicar o conceito de fluxo de trabalho e explicar de que forma ele pode ser melhorado. Comentaremos tanto sobre o desempenho dentro das equipes quanto entre elas.

O que é fluxo de trabalho?

Fluxo de trabalho (workflow, em inglês), refere-se à estruturação das atividades dentro de uma equipe e entre as equipes. Baseia-se, principalmente, em entender qual é a relação de recursos entre elas.

Por exemplo, para que a equipe de diagramação de uma editora possa executar suas tarefas, ela depende do trabalho dos revisores, que, por sua vez, dependem do trabalho dos redatores, autores etc.

Da mesma forma, para que um dos diagramadores possa executar seu trabalho, ele necessita de informações da coordenação, para que possa padronizar as fontes, os espaçamentos etc. O erro em quaisquer dessas atividades atrapalha todo o processo.

Dessa forma, é essencial que haja um entendimento, mesmo que rudimentar, dos os colaboradores sobre as atividades dos demais. Isso é alcançado por meio de uma cultura organizacional baseada em processos.

O que é cultura organizacional?

Cultura organizacional é a forma como as pessoas se comportam dentro da organização e como eles a enxergam. Uma organização é, normalmente, estruturada em equipes, cada uma com um tipo específico de atividade.

Um dos erros mais comuns de empresas principiantes no mercado é deixar que seus colaboradores se alienem no próprio trabalho, esquecendo dos demais. A longo prazo, isso gera a falta de engajamento e, consequentemente, uma forte queda na produção.

A melhor forma de controlar isso é estabelecer uma cultura organizacional baseada em processos. Isso significa que os gerentes, coordenadores e colaboradores devem ter noção do trabalho de todos. Isso, claro, sem tirar o foco do próprio trabalho.

Dessa forma, o fluxo de trabalho estará de acordo com as atividades de todos os envolvidos no processo. É a velha metáfora do relógio, que precisa de todas as engrenagens para funcionar.

Como melhorar o fluxo de trabalho?

• Estabelecer metas

É muito fácil se perder em um objetivo maior e perder o foco no trabalho. O que isso quer dizer? Que para que o fluxo de trabalho seja otimizado, é necessário estabelecer metas concretas.

No exemplo anterior da editora, não adianta dizer ao revisor que a revista deve estar pronta em vinte dias. É mais fácil dizer que as matérias devem ser entregues a equipe de diagramação em uma semana, por exemplo.

Isso não significa que os objetivos maiores devem ser ignorados. Cada uma das metas menores deve estar alinhada com a meta final

• Atender aos prazo

Mesmo que sua empresa não trabalhe com metas mensais ou anuais, como um hospital ou um estúdio de cinema, é necessário estabelecer prazos. Um dos maiores problemas em estabelecer um fluxograma de atividades é deixar prazos muito abertos.

Isso vai diretamente de encontro com as metas. Estabeleça pequenos objetivos em prazos curtos, e o engajamento dos colaboradores aumentará.

• Estar alinhado à estrutura organizacional

Cada uma das equipes deve ter em mente seu papel no todo. Isso é extremamente importante para a coesão do fluxo de trabalho. Novamente, a alienação é um dos maiores atrasos no desempenho de um colaborador.