Por que investir em uma solução Workflow integrada a um GED?

À proporção que os mercados vão se expandindo, os ambientes empresariais se tornam cada vez mais complexos. As tarefas e procedimentos executados diariamente se tornam trabalhosas e requerem grande dedicação da equipe envolvida no processo. Além disso, produzem um grande volume de documentos em papel e registros muitas vezes duplicados.

Fornecedores, contas a pagar, clientes, notas fiscais, gestão de pessoas e controle de produção, são algumas das demandas que poderiam ser simplificadas com a aplicação de ferramentas e medidas apropriadas, as quais também possibilitam aos colaboradores focarem-se na execução de suas atividades de forma mais produtiva.

Organizar documentos de uma empresa demanda cuidado e atenção aos detalhes. Para garantir uma rotina de trabalho eficaz é fundamental adotar procedimentos bem estruturados como uma ferramenta workflow integrada a um GED.

Ferramenta de Gestão de Processos – Workflow

Quando há vários colaboradores executando os mesmos processos, os resultados não seguem um padrão em relação ao tempo, muito menos no que se refere à qualidade final.

A gestão de processos é uma abordagem que busca alcançar resultados coerentes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização. Um dos principais benefícios da gestão de processos é a melhoria dos procedimentos de negócios corporativos.

A automatização de processos confere maior agilidade na realização das tarefas, melhorando o desempenho global da organização. O workflow corresponde a sistematização das ações envolvidas na gestão de processos, onde as tarefas são entregues de uma fase para outra, respeitando tanto as normas e procedimentos de negócio quanto as etapas em questão.

Ferramenta de Gestão Documental – GED

GED – Gestão Eletrônica de Documentos é um software voltado para o gerenciamento de diferentes tipos de documentos. Disponibilizando aos usuários funcionalidades que permitem: criar, armazenar, editar, processar e executar ações sobre documentos.

Além dessas funcionalidades de gerenciamento, ainda é possível digitalizar, assinar digitalmente, organizar, recuperar, distribuir e descartar documentos, de modo eficaz e seguro, garantindo que estes estarão disponíveis no momento correto para as pessoas com as devidas permissões de acesso.

Com o gerenciamento eletrônico, a empresa ganha na otimização do uso diário de documentos, garantindo tempo adicional aos usuários para cuidarem de assuntos mais importantes.

Ferramenta Workflow integrada a um GED

O armazenamento de documentos em um ambiente virtual permite a centralização das informações, além de garantir mais segurança e a otimização do tempo dos envolvidos. Um bom sistema de gestão documental geralmente possui a capacidade de automatizar processos e fluxos de trabalho trazendo grandes resultados a empresa.

Essas soluções são capazes de tornar um processo burocrático de aprovação de algum documento, em algo simples e rápido, pois permitem gerar fluxos de trabalho, onde cada etapa pode ser atribuída a uma pessoa que decidirá as ações necessárias ao documento.

Além disso implantar um sistema GED aliado a uma solução workflow significa alinhar a organização da sua empresa ao conceito paperless (sem papel), reduzindo a utilização de papel nas suas rotinas de trabalho e assim reduzir custos, tornando-se cada vez mais sustentável.

O software GED desenvolvido pelo Grupo Gerenciar além de possibilitar a assinatura dos documentos eletrônicos através da certificação digital, conta também com um módulo Workflow, permitindo a criação fluxos de trabalho, onde os documentos tramitarão entre os departamentos da empresa em ambiente digital, garantindo o dinamismo, produtividade e eficiência das atividades.

Além de tudo isso, através do GED é possível ter o controle e acesso de informações como o histórico de cada fluxo criado e o autor de cada etapa, garantindo tanto a gestão dos seus documentos quanto a automatização dos processos de negócio da sua empresa.

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