Como funciona GED nas nuvens?

O GED, ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é uma ferramenta utilizada para armazenar e gerenciar dados de empresas de forma ágil e eficiente. O GED nas nuvens baseia-se no conceito de cloud computing, ou computação em nuvem para oferecer ainda mais segurança e rapidez no acesso aos documentos armazenados.

Para atender à crescente demanda das empresas por soluções para armazenamento de dados, diversas alternativas foram criadas nos últimos anos para substituir os arquivos físicos, adotando o conceito de paperless (sem papel).

Este tipo de serviço oferece, além de maior capacidade e armazenagem e economia a longo prazo, vantagens operacionais que devem ser levadas em consideração, tendo em vista a grande competitividade do mercado empresarial. Para saber mais continue lendo este artigo.

GED nas nuvens: entenda como funciona

A organização dos dados de um negócio de forma sistemática é fundamental para garantir a segurança das informações da empresa e facilitar o seu acesso pelos administradores, agilizando assim a gestão de processos e as otimizando as tomadas de decisão.

O conceito de empresa 4.0 está ancorado numa maior automatização dos procedimentos, com a adoção de meios informatizados de tratamento de dados e de metodologias que buscam integrar os diversos setores de uma mesma empresa.

Dentro deste contexto, manter arquivos físicos está ficando cada vez mais ultrapassado.

Os documentos armazenados em rede, e não em um só local ou computador específico, possibilita que os administradores tenham acesso a eles de qualquer lugar, até mesmo fora da empresa.

Além disso, o GED nas nuvens oferece ferramentas que vão muito além do simples arquivamento. Ele é uma maneira de gerenciar os dados da organização de forma prática, segura e rápida.

Isto porque a internet passa a ocupar o lugar dos arquivos de metal e até mesmo dos HDs. Através de servidores e da criação de bancos de dados em rede, totalmente on-line, é possível gerenciar um fluxo muito maior de informações.

Com isso é possível garantir também que todos os setores envolvidos num dado processo estejam integrados e tenham acesso fácil aos dados e documentos que necessitam.

Desta forma, as organizações conseguem otimizar as rotinas operacionais com eficiência e economia. Qualquer tipo de documento pode ser arquivado neste tipo de sistema:

• Prontuários;
• Fichas cadastrais;
• Relatórios de vendas;
• Notas fiscais;
• Vídeos e filmagens;
• Fotos e registros.

O GED ainda possibilita a compartimentação de documentos por pastas, setores ou departamentos, facilitando o acesso e compartilhamento das informações entre todos os gestores.

Vantagens do GED nas nuvens

Como mostramos no post sobre os benefícios do GED nas nuvens, existem muitos motivos para optar por este tipo de serviço. Entre eles estão :

• Maior segurança ao armazenar e recuperar seus dados;
• Mais agilidade na gestão de processos;
• Redução de custos;
• Aumento da produtividade;
• Maior integração entre os departamentos da empresa.

Conclusão

Depois de conhecer o funcionamento do Gerenciamento Eletrônico de Documentos fica claro que, mais do que uma tendência para o mercado empresarial, esta é a melhor forma de lidar com os dados da sua empresa.

Além de ser um sistema sustentável, já que minimiza a utilização de papel, ele fortalece a comunicação dentro das organizações, ao passo que facilita o acesso às informações a todos os envolvidos nas tomadas de decisão.

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