A digitalização de documentos: porque investir?

Há muitos anos, a prática de gestão de documentos é utilizada para organização e eficiência das empresas, porém, ela também está ficando mais inviável, por vários fatores. A digitalização de documentos chega para renovar essa prática, e adicionar um custo benefício elevado para o seu negócio.

Como em todas as outras esferas de nossa vida, que foram modificadas pelo avanço da tecnologia, a digitalização de documentos se torna uma ferramenta indispensável para as empresas que pretendem se consolidar no mercado utilizando da tecnologia.

Por isso, nesse artigo vamos te explicar tudo o que você precisa saber sobre o processo de digitalizar documentos impressos e como implantar esse método em sua empresa, para ter melhores resultados.

3 vantagens de se ter a digitalização de documentos

Como vimos acima, muitas empresas estão optando por modificar maneira com que gerenciam seus documentos, isso porque a maneira tradicional, de se guardar documentos impressos em papel, vem ficando cada vez mais inviáveis.

Vamos ver a seguir, algumas das vantagens de se investir na digitalização de documentos em uma plataforma digital.

• Organização

Na plataforma de software digital você tem mais opções para organizar os seus documentos por pastas, e também limitar o acesso dessas páginas apenas para pessoas autorizadas de cada setor.

• Eficiência

Com os documentos digitalizados e organizados, a eficiência de sua empresa vai atingir outro nível. Seus funcionários também vão conseguir localizar documentos mais rapidamente, quando necessário.

• Economia

Manter ativo uma documentação tradicional impressa, gera muitos custos desnecessários e uso de espaço em sua empresa. Funcionários designados só para o gerenciamento desses documentos, podem ser dispensados, e o custo de sua empresa com materiais como papel e cartuchos de impressora também são economizados.

Meio ambiente

Além de todas essas vantagens, o meio ambiente é um ponto muito importante na transição de documentos impressos para documentos digitalizados, já que agora o uso de papel será imensamente menor.

Por que é importante o gerenciamento dos documentos de sua empresa?

Se você é empreendedor e dono de uma pequena, média ou grande empresa e ainda não faz o gerenciamento de seus documentos, saiba que está em grande desvantagem, e isso pode causar vários problemas ao seu negócio.

Quem não tem controle de documentos em sua empresa, não tem um suporte para pesquisa e nem mesmo os documentos legais necessários perante a lei. Por exemplo: No Brasil, a legislação diz que todas as empresas possuidoras de CNPJ são obrigadas a guardar as notas fiscais por até 4 anos após a emissão das mesmas.

Por isso, investir em digitalização de documentos pode ser a solução para sua empresa, e com certeza vai facilitar os processos gerais de gerenciamento interno.

Como investir em digitalização de documentos?

Se você está iniciando seu negócio próprio ou já é um empreendedor mais experiente, e deseja fazer a transição para digitalização de documentos em sua empresa, mas não sabe como, vamos te dar algumas dicas.

Empresas especializadas em digitalização de documentos,  como a Grupo Gerenciar, prestam esse tipo de serviço com excelência e qualidade. É só marcar um orçamento e os profissionais vão te auxiliar em todo o processo.

A partir daí, toda documentação que for gerada, automaticamente já vai ser por meio do software online, e o processo vai ser mais facilitado para todos os envolvidos.

Agora que você já sabe todos os benefícios da digitalização de documentos e percebeu que ela é uma boa opção para sua empresa e pode te ajudar, procure um orçamento e se surpreenda com os resultados.