Certificado digital e digitalização de documentos com assinatura digital: conheça os benefícios

A tecnologia transformou as regras de negócios jurídicos ao redor do mundo, introduzindo soluções inovadoras para diversas situações por meio da internet, como software de gerenciamento e a digitalização de documentos, que atualmente vem facilitando a troca de informações de maneira mais rápida.

Entretanto, diante desse avanço tornou-se preciso a criação de meios que garantem a segurança e autenticidade das informações. A partir de então os órgãos reguladores adotaram tecnologias que possuem recursos comprobatórios da autenticidade dos dados que constam nesses documentos através da certificação digital e assinatura digital.

Mas, o que é e para que serve a certificação digital?

O certificado digital funciona como uma identidade virtual que permite a identificação segura e inequívoca do autor (indivíduo ou instituição) de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos, como a web. Em casos de documentos digitalizados o certificado é extremamente útil, pois é a partir dele que é possível gerar a assinatura digital de documentos.

No Brasil o certificado digital deve seguir as regras de Infraestrutura Brasileira de Chaves Pública (ICP-Brasil), pois é o único que garante aos documentos digitalizados a validade jurídica, autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio às operações realizadas por meio dele em ambiente virtual.

Este certificado associa uma entidade (pessoa, processo, servidor) a um par de chaves criptográficas. Além de conter os dados de seu titular conforme detalhado na Política de Segurança de cada Autoridade Certificadora. Sendo assim, ele foi elaborado de maneira que reproduza as mesmas características jurídicas dos documentos tradicionais.

Quais os benefícios da digitalização de documentos com o certificado digital?

Mobilidade e agilidade nos processos

A utilização de documentos digitalizados, aliados ao certificado digital torna-se possível a assinatura digital de contratos e certificação de documentos de qualquer lugar, garantindo mobilidade e praticidade nos procedimentos.

Desse modo, todo o fluxo de trabalho de assinatura de documentos, por exemplo, é otimizado e concluído de forma mais rápida e segura.

Redução de custos

Com os procedimentos sendo realizados por meio eletrônico, mantendo a garantia de autenticidade e integridade do certificado digital, é possível reduzir custos relacionados à compra, impressão e armazenamento de papel e diminuir gastos com transporte de documentos para a coleta de assinaturas, quando há necessidade.

Além disso, de acordo com a lei de liberdade econômica (lei nº 13.1874, de 20 de setembro de 2019) há a possibilidade de eliminar os documentos físicos após a digitalização e certificação digital ICP-Brasil, garantindo também a redução de custos com local para guarda de documentos.

Desburocratização e Segurança

Através da utilização do certificado digital ICP-Brasil o documento passa a ter validade jurídica e a mesma confiança pública que é conferido a um documento reconhecido em cartório. Dessa forma, todo o processo é desburocratizado, garantindo praticidade e a segurança necessária.

Produtividade

Com a redução de tempo promovida pela assinatura e certificação de documentos, os colaboradores ganham mais tempo para se dedicar a tarefas mais importantes, dessa forma a digitalização de documentos com a certificação digital garante mais produtividade nas rotinas de trabalho.

Tenha a melhor tecnologia como aliada

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Preocupada com todas as etapas do processo de gerenciamento dos documentos de seus clientes, a Gerenciar possui um software GED próprio onde todas as informações documentais são armazenadas em nuvem, além disso, é possível digitalizar e certificar digitalmente todos os seus documentos.

Conta também com a Solução Workflow, onde os documentos digitais podem tramitar entre os departamentos e os responsáveis pelo processo, otimizando o tempo e trazendo agilidade e segurança às rotinas da empresa.

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