Confira a maneira simples de indexar documentos digitais

O armazenamento físico de papel é um método que oferece pouca segurança, está desatualizada e carece de eficiência. Por esse motivo, atualmente as empresas tem a opção de indexar documentos digitais.

Esse processo de digitalização de qualquer empresa é um processo inevitável nos dias de hoje, sendo essencial para elas obter um software de gerenciamento eletrônico de documentos.

Essa opção eletrônica traz muito mais eficiência e agilidade nas empresas e também poupa diversos gastos, principalmente com papéis.

Portanto, continue lendo para entender como esse gerenciamento de documentos funciona e veja como ele é importante para seu negócio.

A melhor solução para indexar documentos digitais

Com o avanço da tecnologia e a implementação de ferramentas cada vez mais digitais nas empresas, novas soluções surgiram para otimizar esses processos.

Aquelas empresas que acumulam papeis em armários, gavetas e lidam com muitos arquivos diariamente podem contar com o gerenciamento eletrônico de documentos (GED).

Além disso, muitas empresas oferecem além do GED, a digitalização, arquivamento de documentos, microfilmagem, organização de arquivos e muito mais!

Com isso, os negócios atuais podem acompanhar a evolução da tecnologia em sua própria empresa e não ficar para trás no mercado e principalmente, entre seus concorrentes.

Desde dos últimos anos, o armazenamento físico da documentação é uma fórmula que oferece pouca segurança (o papel pode ser danificado ou deteriorado), obsoleto (desperdício de papel e ocupação do espaço) e, é claro, ineficiente (leva tempo para encontrar o que você está procurando entre todas as informações acumuladas).

Portanto, para mudar isso a opção de indexar documentos digitais chegou no mercado e pode otimizar seu negócio! Saiba mais a respeito das vantagens desse sistema.

7 vantagens do gerenciamento correto de documentos para a empresa

Os seguintes aspectos devem ser levados em consideração em relação aos sistemas de gerenciamento de documentos digitalizados:

1. Menos despesas com impressão, no próprio papel e no local necessário para armazenar os documentos.
2. Maior segurança e confidencialidade.
3. Menor ocupação de espaço, seja no escritório, armários e gavetas.
4. Como as informações não são armazenadas em um local físico, elas podem ser compartilhadas por vários usuários ao mesmo tempo e remotamente. Dessa forma, a empresa tem um ganho em produtividade.
5. Como derivado do ponto anterior, um gerenciador de arquivos é mais prático para ter todas as informações digitalizadas da empresa centralizadas e localizáveis ​​a qualquer momento.
6. Capacidade de realizar pesquisas personalizadas graças aos metadados de arquivos, atribuir funções, indexar arquivos com outras ferramentas da empresa (CRM, e-mail ou ERP, entre outras), automatizar fluxos de trabalho, etc.
7. Uso racional de recursos: o gerenciamento de documentos nas empresas ajuda a evitar a duplicação de arquivos ou a gravação de dados, copiando-os desnecessariamente, etc.

Por esses motivos, ter um sistema de gerenciamento de documentos em que toda a empresa passa por um processo de digitalização é mais do que necessário, independentemente da quantidade de informações manipuladas por essa empresa.

Escolhendo o melhor software de gerenciamento de documentos

Se você, empresário, tem interesse e otimizar seu negócio, mas não sabe qual software de gerenciamento de documentos seria bom para você, tente optar por aquele que é completo.

Como por exemplo, o Grupo Gerenciar, que oferece serviços de GED, digitalização de documentos, anexar documentos, fluxo de trabalho e workflow e muito mais! Fale conosco.

Com isso, seu negócio poderá manter os dados mais fáceis de acessar, além de ter um armazenamento de documentos digitais eficiente e feito de forma inteligente.

Portanto, não pense duas vezes em optar por essa maneira simples de indexar documentos digitais e melhorar a produtividade do seu negócio.