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Digitalização de documentos e a produtividade

Digitalização de documentos e a produtividade
25 jun 2020
Digitalização
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O uso de papel e a manutenção de arquivos físicos estão praticamente obsoletos, e atualmente a digitalização de documentos e a produtividade estão intimamente conectados.

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Os impactos dessa inovação – Digitalização de documentos

Empresas estão sempre buscando formas de tornar seu ambiente de trabalho mais produtivo e eficiente, e a administração de documentos desempenha um papel fundamental na busca desse objetivo, como mostra uma pesquisa realizada em 2012, apontando que 21% das perdas em produtividade se devem ao uso de documentação em papel.

Converter seus documentos em papel em arquivos digitais agiliza o workflow e pode ser de grande valia para diminuir os percalços causados pelo uso de papel em escritórios e, através disso, torna-se aumentar a eficiência de produção, do uso do espaço físico e também a segurança de suas informações.

Abaixo serão demonstradas algumas vantagens de adotar um sistema paperless:

Economia de espaço físico

Arquivar papéis significa ter diversos gaveteiros de arquivos – e a manutenção destes pode se tornar uma grande dor de cabeça.
Livrar-se – ou ao menos diminuir o uso destes – possibilita uma eficiência maior no uso do espaço físico, que pode inclusive permitir a redução de custos com aluguel, já que permite-se alocar em um espaço menor.

Trabalhar em um ambiente abarrotado de papéis também impacta emocional e psicologicamente seus funcionários, e a diminuição do uso resulta também em maior eficiência, portanto, mais lucro.

Economia de tempo

Arquivar documentos digitalmente ajuda também a diminuir o tempo gasto com impressões, arrumações e com o arquivamento físico – além do fim das longas buscas por documentos em intermináveis pilhas e pastas de arquivos.
De acordo com estudos, um empregado gasta em média 50% de seu tempo de trabalho procurando documentos físicos. A digitalização, por outro, torna o documento a poucos cliques de distância, gerando otimização do serviço.

Arquivamento e atualizações centralizadas

Com documentos concentrados em uma única localização digital, se facilita o acesso. Todos os funcionários saberão onde encontrar as informações que lhe forem necessárias – e todas as atualizações serão facilmente visualizadas por todos eles com esforço mínimo.

Facilita o compartilhamento de dados

Documentos digitalizados permitem que equipes e funcionários troquem informações convenientes ao trabalho de forma mais fácil, aumentando a colaboração e aprimorando o trabalho em equipe. A troca de documentação com clientes também é facilitada e se torna mais eficiente.
Esta facilidade beneficia principalmente empresas que tem uma grande clientela e/ou aquelas que têm funcionários trabalhando em diversas localidades.

Diminua a perda de documentos

É muito fácil que se perda documentos em meio a pilhas e pilhas de papel, principalmente quando eles circulam entre diversas pessoas. Documentos digitalizados garantem a fixação de uma localização de fácil acesso e que nenhum documento irá se perder embaixo de um gaveteiro ou mesa.

Economia

É estimado que um único funcionário usa cerca de 10000 folhas de papel por ano em um ambiente onde documentos não são digitalizados. Os custos com impressão, folhas e eventuais manutenções de impressora podem ter grandes impactos no orçamento empresarial.

Maior segurança

Documentos em papel são mais vulneráveis a roubo, perda e acidentes desastrosos. Com a informação armazenada digitalmente, estas estarão m protegidas dessas ameaças. Além da possiblidade do uso de medidas de segurança como bloqueio por senha, e também permite que backups sejam feitos, garantindo que não se perderão.

Facilita auditorias

Documentos digitais facilitam auditorias e reduzem drasticamente o nível de estresse associado a elas, já que os documentos estão armazenados num lugar de melhor acesso e com possibilidade de extravio reduzido.

Auxilia no preservação do meio ambiente – Digitalização de documentos

A digitalização de documentos beneficia não só os negócios, mas também protege o meio ambiente, pois reduz o uso de papel, tinta e eletricidade, contribuindo, através disso, com a redução da emissão do CO2 e um planeta mais verde.
Uma empresa comprometida com a causa ambiental pode ganhar certificações que dão maior confiança a seus clientes.

Os exemplos acima mostram como digitalização de documentos e a produtividade se relacionam positivamente e que a adoção de uma política paperless pode trazer diversos benefícios para os negócios e garante maior tranquilidade quanto à segurança de suas informações – além de ser eco friendly. Uma medida relativamente simples que traz benefícios enormes e vale a pena ser implementada!

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