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Livrar-se dos armários com a gestão de documentos

Livrar-se dos armários com a gestão de documentos
07 jul 2020
Documentos, Gestão documental
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Lidar com uma grande quantidade de papeis já é considerado rotina nos escritórios empresariais. Mas saiba que isso está mudando com a gestão de documentos.

Provavelmente você sabe que uma empresa utiliza diversos papeis para diferentes finalidades. Mas já pensou como seria uma empresa totalmente livre de papeis? Isso está cada vez mais próximo da realidade com o gerenciamento dos registros de uma empresa.

Mas afinal, como isso funciona?

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O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é uma área especializada em facilitar e administrar a organização, armazenamento e acesso aos documentos de uma empresa.

Muitas corporações possuem um grande volume de documentos emitidos diariamente. Também é diária a necessidade de armazenamento em um local adequado.

Uma boa gestão de documentos possibilita o ganho de tempo e agilidade na localização dos documentos da empresa.

Como funciona a gestão de documentos?

A gestão de documentos pode acontecer de diversas maneiras. Desde organizar documentos em uma pasta à uma grande rede digital que irá conter todos os documentos da empresa.

As formas mais atuais e completas de gerenciamento documental são as que ocorrem de forma digital. É uma forma que vem ganhando cada vez mais espaço quando o assunto documentos corporativos.

Isso porque existem diversas vantagens em dar adeus às caixas e armários que guardam milhares de papeis. Com o gerenciamento eletrônico de documentos, também conhecido pela sigla GED, a produção, administração e controle dos documentos tornaram-se muito mais fáceis e rápidas.

Quais as vantagens da gestão eletrônica de documentos?

Muitos gestores podem ter receio em fazer essa grande mudança no gerenciamento dos documentos da empresa. Claro que uma mudança em grande escala na empresa sempre deve ser cuidadosamente estudada.

Ainda mais quando se trata de um dos itens mais utilizado nos escritórios desde o início do mundo corporativo.

Porém, estar aberto a novas tecnologias pode, além de facilitar o dia a dia no escritório, colocar a empresa num patamar mais avançado e seguir o rumo da modernização.

Existem diversas vantagens em arriscar-se e colocar em prática esse novo tipo de gestão nas empresas. Veja alguns deles:

  • Economia nos gastos com impressões e cópias
  • Arquivos mais seguros
  • Acesso a todos os documentos da empresa de forma simples e rápida
  • Redução de danos ambientais causados pelo uso do papel
  • Maior aproveitamento do espaço físico
  • Total controle dos documentos digitais

Esses são alguns exemplos que podem ser mais do que convincentes a modificar a organização dos documentos de uma empresa.

Ter todos os documentos ao alcance de alguns cliques pode facilitar muito a tomada de decisões. A busca dos documentos também é personalizada, possibilitando a localização específica de um documento em poucos segundos.

É importante, porém, contar com uma empresa de confiança e especializada em implementar esse tipo de sistema, já que serão algumas etapas até abandonar de vez os armários.

Adeus papéis

Você acabou de conferir como a gestão de documentos é uma ótima estratégia para reduzir gastos, facilitar o acesso aos documentos e ainda colaborar com a preservação ambiental.

Estar em dia com a sustentabilidade também é uma das principais consequências da redução de papéis e cada vez mais o ramo empresarial está dizendo adeus a seu uso exacerbado.

Com a documentação toda em nuvem você não precisará se preocupar com extravios e perdas de documentos. Melhor ainda é que a implementação desse sistema é disponível para todos os ramos e para empresas de todos os tamanhos.

Aposte nessa tecnologia e diga adeus aos papéis.

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