#Artigo: Documentos digitalizados e a prova na Justiça do Trabalho
Grupo Gerenciar A cada dia avança a produção de documentos eletrônicos e digitalização de documentos físicos com sua migração para o ambiente virtual. Por se tratar de um caminho sem volta, dadas as incontáveis vantagens, a informatização atingiu os processos judiciais[1]. Dos documentos físicos, até então considerados o “normal” em processos judiciais, na última década houve um avanço sem volta rumo aos processos judiciais eletrônicos. Novos processos judiciais foram propostos já na forma eletrônica e houve uma corrida pela digitalização e virtualização dos processos já existentes em meio físico como forma de melhor adequação ao novo padrão adotado.
Na Justiça do Trabalho, atualmente adota-se o sistema PJE (processo judicial eletrônico) para a tramitação de processos judiciais. Com este sistema, os processos são distribuídos pela via eletrônica e as peças e documentos são assinados por meio de certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada. Inclusive a ata de audiência que é o registro de evento presencial, dispensa a assinatura física das partes.[2]
Por tais razões, é cada vez mais recorrente o anseio pela produção de prova documental em via apenas digitalizada com a dispensa da via original em documento físico, mormente em razão não só dos fatores citados, mas em especial em razão do avançado estágio de evolução do gerenciamento, guarda e digitalização desses documentos. Para as partes – em especial empregadores e suas áreas de departamento pessoal, departamento de recursos humanos e arquivos – haveria vantagem com maior organização e segurança, com a possibilidade de terceirização da guarda e digitalização a companhias especializadas, além de melhor gerenciamento, tratamento de documentos e menor necessidade de espaços físicos para seu armazenamento.
Com a citada informatização do processo judicial foram introduzidos dispositivos legais que dão força ao valor probatório dos documentos digitalizados e à consequente adesão à guarda e digitalização de documentos. Exemplo disso é o § 1º do artigo 11 da Lei 11.419/2006 que estabelece que “(…) os documentos digitalizados e juntados aos autos (…) por advogados públicos e privados têm a mesma força probante dos originais (…)”.
No mesmo sentido o artigo 425, inciso VI do Código de Processo Civil – de aplicação subsidiária ao processo do trabalho[3] – esclarece que “(…) fazem a mesma prova que os originais (…) as reproduções digitalizadas de qualquer documento público ou particular, quando juntadas aos autos (…) por advogados”.
Além disso, o artigo 830 da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) autoriza que o advogado da parte, sob sua responsabilidade, declare autêntico documento em cópia oferecido para prova no processo do trabalho.
Antes que se questione genericamente a idoneidade da prova documental digitalizada, há que se ressaltar que a via física do documento por si só não garante sua integridade. E da mesma forma, havendo questionamento quanto à autenticidade do documento digitalizado, tal exceção também poderá ser elucidada na forma prevista nos artigos 430 e seguintes do Código de Processo Civil que tratam da arguição de falsidade e por meio da atuação de especialistas por meio da realização de perícia na forma dos artigos 464 e seguintes do mesmo diploma processual.
Há que se pontuar que mesmo os documentos físicos gozam de presunção relativa de idoneidade. Assim, à semelhança desses, pode haver oposição da parte contrária em um processo judicial quanto à idoneidade dos documentos digitalizados. Entretanto, os trechos finais dos já citados artigos 425, inciso VI do Código de Processo Civil e § 1º do artigo 11 da Lei 11.419/2006, estabelecem que a alegação de adulteração de documentos deve ser motivada e fundamentada.
Com o fim de conferir maior segurança às partes em um processo judicial, é essencial que os detentores das vias originais de documentos digitalizados os preservem até “(…) o trânsito em julgado da sentença ou, quando admitida, até o final do prazo para interposição de ação rescisória”[4]. Daí a importância da profissionalização do gerenciamento e guarda de documentos.
Ao que tudo indica, sobretudo diante de série de dispositivos e iniciativas do legislador brasileiro com o fim de regrar a digitalização de documentos e os documentos eletrônicos – dentre os quais o Decreto 10.278/2020, a Lei 12.682/2012 que trata da elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos e que além de ter sofrido sensível alteração pela Lei da Liberdade Econômica (Lei 13.84/2019) com o fim de conferir maior segurança, valor e força probatória dos documentos nesses formatos, pode sofrer avanço ainda mais radical em caso de aprovação do Projeto de Lei 7.920/2017 (que dispensa a guarda de documentos digitalizados que cumpram requisitos de integridade) e mesmo a Medida Provisória 905, que embora revogada, ensaiou importante passo em seu artigo 28 que autorizava o “(…) armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de quaisquer documentos relativos a deveres e obrigações trabalhistas (…)” – percebe-se marcha a passos largos e firmes quanto à sua aceitação, validade e adoção no processo do trabalho, de forma que o questionamento não é mais “se”, mas “quando” isso ocorrerá.
Se antecipar e estar à frente é vantagem competitiva imprescindível.
Nestes termos, é recomendável a contratação de serviços especializados de gestão, digitalização e guarda de documentos pelos empregadores, a fim de conferir e mitigar riscos oriundos de demandas trabalhistas.
No mesmo sentido, é essencial consulta a um advogado especializado no tema aqui abordado para a melhor orientação dos interessados, conferindo-lhes a maior segurança na tomada de decisão.
[2] Artigo 25 da Resolução nº. 185 do CNJ
[3] Artigo 15 do Código de Processo Civil e artigo 769 da CLT
[4] Artigo 11, § 3º da Lei 11.419/2006
Drª. Luciana Amaral
Advogada
Especialista em Direito Penal e Processo Penal
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