Organização e controle de documentos: como realizá-los com eficiência?
Grupo Gerenciar A organização e controle de documentos são cuidados que devem existir em qualquer empresa ou instituição, independente do seu porte.
Ao lidar com documentos digitais ou físicos, é essencial organizar seus arquivos no ambiente de trabalho de modo que ofereça suporte a sua produtividade e aumente sua eficiência.
Se você está constantemente procurando por documentos perdidos ou tendo que voltar para encontrar informações necessárias para concluir um projeto, você está perdendo um tempo crucial que poderia ser utilizado para realizar outas atividades do trabalho.
A diminuição da produtividade pode significar prazos perdidos e uma série de inconvenientes.
Por isso, é essencial implementar estratégias de organização e controle de documentos eficiente na sua empresa.
Por que ter uma estratégia de organização e controle de documentos?
Em sua aceitação mais simples, o controle de documentos refere-se a uma série de práticas para garantir que os documentos sejam organizados, revisados, distribuídos e descartados de maneira sistemática e verificável.
Esses procedimentos podem ajudar uma empresa a se manter organizada e ágil, principalmente à medida que continua em pleno crescimento.
Além disso, as práticas de organização e controle de documentos são fundamentais para manter a integridade e a rastreabilidade dos arquivos, aspectos essenciais para qualquer empresa.
Como organizar os documentos de maneira eficiente?
As etapas a seguir podem orientá-lo na classificação, categorização e armazenamento de sua papelada física e ajudá-lo a aplicar um sistema de gerenciamento de arquivos eficaz:
Intitule e separe os documentos por tipo
Intitule seus documentos físicos por categorias, como relatórios, propostas, contratos ou faturas. Você pode diferenciar ainda mais cada documentos utilizando níveis de categorias de subtipos, ex: “ficha de controle de EPI” (tipo: ficha, subitem: controle de EPI), “ficha de registro de funcionário” (tipo: ficha, subitem: registro de funcionário).
Essa estratégia de nomenclatura e divisão por camadas pode ajudá-lo a identificar com facilidade quais documentos manter e organizar de forma a promover um fácil acesso.
Começar com um simples levantamento e categorização de seus documentos pode ajudar a iniciar o processo de gerenciamento eficiente dos arquivos.
Adote um método de arquivamento
Escolha o método de arquivamento mais adequado para a sua empresa.
• Método alfabético
Um dos métodos mais utilizados por empresas e organizações por ser simples, rápido e direto, onde os arquivos são organizados de forma rigorosamente alfabética.
• Método geográfico
Este método é usado quando a empresa escolhe organizar os documentos através de seu local de origem.
• Método numérico
É utilizado quando os documentos são ordenados por números.
• Método ideográfico
Método utilizado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto.
Independentemente do método escolhido, certifique-se de selecionar um sistema que pareça natural e se encaixe em seu fluxo de trabalho atual.
Tenha um ambiente exclusivo para os arquivos
Estabeleça um local específico para guardar toda a documentação, com armários, pastas e todo o material necessário para a organização.
O espaço para o armazenamento dos documentos deve garantir condições adequadas para a preservação dos arquivos, bem como acesso restrito de forma que garanta a segurança do acervo.
Estabeleça a temporalidade dos documentos
Tenha um controle da temporalidade dos documentos de acordo com as legislações para garantir o prazo de validade de cada arquivo. Dessa forma, garantindo que os documentos não percam o prazo e nem sejam eliminados antes do período de vigência.
Dica: O CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) disponibiliza em seu site um plano de classificação documental – PCD e uma tabela de temporalidade documental – TTD que juntas podem ser utilizados como base por qualquer empresa.
Esses instrumentos de gestão documental permitem que os gestores do acervo classifiquem cada documento de acordo com sua categoria de forma a atribuir uma temporalidade correta.
Elimine documentos desnecessários
A criação de uma estratégia adequada de arquivamento e organização pode ajudá-lo a encontrar maneiras eficazes de reduzir a quantidade de papelada armazenada.
Com base na tabela de temporalidade documental da sua empresa, elimine documentos com prazos de guarda vencidos, ou até mesmo papeis acumulados que não tenham relevância administrativa como o excesso de cópias.
O descarte regular de arquivos e papéis desnecessários pode ajudar a manter seu espaço de trabalho limpo e organizado.
Digitalize seus documentos e reduza o uso de papel
O arquivamento manual de documentos consome muito tempo. Além de organizar e armazenar os arquivos, buscar as informações quando for necessário pode levar algum tempo. A digitalização de documentos pode ser o passo inicial para a transformação digital da sua empresa e melhoria da organização e controle dos documentos.
A Digitalização possui inúmeros benefícios como, permitir o acesso rápido aos documentos, reduzir a desordem e a necessidade de espaço para armazenamento físico dos arquivos.
Mudar de processos baseados em papel para o digital abre portas para maior segurança em seus dados e documentos, economizando em custos associados à impressão e ao armazenamento de papel.
Por meio do Decreto nº 10.278/2020, agora digitalizar e eliminar os documentos físicos da sua empresa se tornou uma realidade. Com praticidade e segurança jurídica os documentos digitalizados e certificados com assinatura digital ICP-Brasil deverão substituir os arquivos em papel, eliminando a necessidade de mantê-los armazenados em ambiente físico.
Use a tecnologia para facilitar a organização e controle de documentos
Além dos itens citados acima é possível garantir uma melhor organização e controle dos documentos e digitalização dos processos adotando ferramentas digitais como:
Solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED
Após todos os processos de organização dos documentos o ideal é contar com ferramentas capazes de controlar e gerenciar esses arquivos como um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou GED.
O Sistema GED conta com funcionalidades capazes de otimizar a organização dos documentos garantindo que os usuários possam rastrear tanto os documentos físicos como os documentos digitais com agilidade e segurança.
Além disso, contar com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos abre o caminho para oportunidades de automação dos fluxos de trabalho nas rotinas de negócios, podendo impulsionar ainda mais a transformação digital da sua empresa e trazer melhores resultados financeiros.
Workflow – Automação do fluxo de trabalho
Como já citamos, a digitalização de documentos é o ponto de partida para a transformação digital de uma organização. Logo depois que os registros em papel existentes são digitalizados e encaminhados para um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, a próxima etapa é manter-se em um estado sem papel, digitalizando instantaneamente qualquer novo registro físico que entre no sistema.
Os processos de fluxo de trabalho de documentos são usados em todos os setores e são essenciais para o sucesso de uma empresa. Independentemente de qual seja a tarefa, um documento precisa ir do ponto A ao ponto Z da forma mais fácil possível, no menor tempo possível.
Os fluxos de trabalho digitais simplificam como as tarefas essenciais, mas repetitivas, são realizadas. Dessa forma, automatizar seus processos de negócios dará à sua empresa uma vantagem competitiva, economizando tempo e dinheiro e permitindo uma adaptação mais ágil a um cenário de negócios em constante mudança.
Assinatura digital e assinatura eletrônica
As assinaturas digitais e eletrônicas estão no centro dos fluxos de trabalho sem papel. É por isso que seu uso aumentou drasticamente nos últimos anos.
Na era moderna atual, o uso de assinaturas eletrônicas é uma prioridade para empresas que buscam se tornar eficientes economizando tempo e recursos. A assinatura digital é uma solução simples e eficaz que qualquer empresa pode implementar para proteger e simplificar o fluxo de documentos em qualquer organização.
Os benefícios das assinaturas digitais e eletrônicas fazem com que mais escritórios e empresas as escolham para tornar seu local de trabalho mais eficiente e seguro. Além de garantir inúmeros benefícios como autenticidade do signatário, tempo de processamento reduzido, melhoria da eficiência e otimização do processo, segurança e confidencialidade para documentos e dados, não repúdio e integridade.
A ferramenta ideal para organização e controle de documentos da sua empresa
Com um processo de organização e controle de documentos bem estabelecido, sua empresa pode economizar tempo, dinheiro e espaço, proporcionando mais segurança, melhorando a produtividade e reduzindo a papelada.
A chave para obter resultados transformadores bem-sucedidos é contar com um sistema integrado para o gerenciamento dos documentos e automação do fluxo de trabalho, em vez de ferramentas distintas para várias tarefas ou funções.
Por isso, o Sistema Gerenciar possui módulos e funcionalidades integradas para facilitar os processos de automação de tarefas e gerenciamento de documentos capazes de aumentar a eficiência operacional da sua empresa.
Disponha de todas as ferramentas que sua empresa precisa para fazer a organização, o controle e rastreio eficiente dos documentos. Além disso, o Sistema Gerenciar conta com módulos de digitalização, automatização de rotinas de trabalho (Workflow/BPMS), assinatura digital e assinatura eletrônica (GSign), além de permitir a integração com outros sistemas via API.
A integração de todas essas tecnologias em uma única plataforma, torna o Sistema Gerenciar a ferramenta perfeita para gestão do seu acervo, permitindo além dos benefícios já mencionados, o controle de acesso aos documentos por usuários, trilha de registro, emissão de relatórios e muito mais, garantindo mais eficiência no monitoramento e na segurança das suas informações.
Revolucione a maneira de organizar e controlar os documentos e processos de trabalho da sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e conheça nossas soluções.
Continue lendo:
- Quais as consequências da falta de gerenciamento de documentos?
- Decreto nº 10.278/2020 estabelece requisitos para a digitalização de documentos
- Documentos digitalizados: como garantir validade jurídica?
