Quais as consequências da falta de gerenciamento de documentos?

Toda e qualquer empresa necessita de soluções voltadas para o gerenciamento de documentos, a fim de se obter operações eficientes e produtivas. Infelizmente, o gerenciamento dos registros ainda é um procedimento frequentemente esquecido e subestimado no universo corporativo.

A ausência de uma estratégia inteligente para solucionar a desordem do acervo documental e do fluxo das informações, faz com que as empresas desenvolvam também problemas de comunicação e perda de dados. A má gestão dos arquivos também pode levar a relacionamentos comerciais danificados e atrasos nas operações de rotina. Portanto, é essencial descobrir os elementos do gerenciamento inadequado de registros e como você pode evitá-lo em sua empresa.

Como identificar se sua empresa precisa adotar o gerenciamento de documentos?

Esses são os principais sinais de que sua empresa precisa fazer uma mudança e investir na gestão de documentos:

  • As pilhas de documentos crescem mais rápido do que o arquivamento;
  • O compartilhamento dos arquivos e informações é lento e sem controle;
  • O armazenamento da papelada ocupa muito espaço no escritório;
  • Os documentos são arquivados incorretamente ou extraviados;
  • É necessário criar várias cópias do mesmo documento;
  • Os colaboradores perdem muito tempo para localizar um documento;

Principais consequências da falta de gerenciamento de documentos:

Financeiro: quando os registros são perdidos ou não são rastreados adequadamente, as empresas podem ter problemas com impostos, orçamentos e pagamentos, gerando gastos (que poderiam ser evitados) com a recriação de documentos – podendo, por exemplo, afetar o manuseio da folha de pagamento.

Legal: se as empresas enfrentarem ação legal ou auditoria, o acúmulo desordenado dos documentos torna difícil a localização dos registros dentro do prazo requerido, resultando em problemas desde complicações legais, como multas, processos e até perdas de receita.

Produtividade: quando você e seus funcionários perdem tempo procurando documentos perdidos, você perde eficiência e dinheiro (já que tempo é dinheiro) e acaba prejudicando seus resultados financeiros.

Perda de dados: quanto maiores as empresas e seus acervos documentais, mais importante é que haja um plano de gerenciamento em vigor para isso. Quando as vias originais dos registros são de alguma forma destruídas ou perdidas, pode acabar forçando as empresas a pararem ou até mesmo fecharem suas portas.

Como transformar o gerenciamento de documentos da sua empresa

O acúmulo desordenado de papel, como já mencionado anteriormente, pode ocasionar problemas de ordem fiscal e ainda prejudicar seriamente a saúde financeira da empresa. Para fugir deste cenário e colocar os negócios no círculo virtuoso da inovação e de posicionamento estratégico no mercado, é essencial seguir algumas dicas valiosas para beneficiar o gerenciamento do acervo e das informações:

• Organize e classifique os documentos

Organize e classifique os documentos físicos em categorias, identificando a temporalidade dos documentos. Isso facilitará manter o controle dos documentos desatualizados e garantirá que você esteja utilizando seu espaço de armazenamento com eficiência.
Determine como os documentos são recebidos, processados, revisados, armazenados e, eventualmente, eliminados ou atualizados em toda a organização.

• Digitalize seu acervo documental

Após organizar e identificar os documentos que são realmente essenciais para sua organização, é possível realizar a digitalização desses registros de forma eficiente. A digitalização de documentos, é simplesmente o processo de captura de um documento em papel através de um escâner e um software, criando um representante digital. Essa estratégia pode mudar positivamente a forma pela qual as operações da empresa são realizadas.

A digitalização do seu acervo documental pode trazer benefícios significativos no gerenciamento dos seus documentos, a começar pela revolução no acesso e compartilhamento informações que se tornarão mais rápidas e eficientes, redução do tempo para a localização dos registros, melhor atendimento aos seus clientes, além de mais segurança das informações, eliminando o risco de extravios e perda de registros como facilmente ocorre com documentos em papel.

• Produza seus documentos digitais

Outro passo importante para transformar o gerenciamento de documentos da sua empresa é a produção de documentos nato-digitais. Diferentemente da digitalização de documentos, os documentos natos digitais já nascem no meio digital e não possuem a necessidade de impressão, evitando assim o crescimento do acervo físico da sua empresa.

• Utilize uma ferramenta de assinatura digital ou assinatura eletrônica

As assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais em particular permitem aos usuários acelerar o processo de assinatura de documentos de forma online, substituindo a assinatura física de documentos, sem a necessidade de recorrer à impressão de documentos, diminuindo o acumulo de papeis, além da redução de custos com todo o trâmite de envio de documentos para assinatura em papel.

Além disso, os documentos assinados de forma digital ou eletrônica possuem segurança e validade jurídica de acordo com a legislação vigente (MP 2.200 -2/2001 e o Decreto 10.278/2020), permitindo que os documentos digitais assinados com essas tecnologias possam substituir a versão física, mantendo-os vigente no formato digital e descartando os registros em papel.

• Automatize as rotinas de trabalho (workflow)

Automatizar as rotinas de trabalho e otimizar os processos de negócios é essencial para o gerenciamento dos registros e das informações de uma empresa. Através de uma ferramenta workflow os documentos passam a tramitar entre os departamentos e colaboradores de forma totalmente digital, garantindo a entrega das informações para as pessoas certas em cada etapa do processo com rapidez e segurança, reduzindo o trabalho manual, garantindo o controle das informações de maneira eficiente, eliminando erros e extravio de informações.

• Adquira um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é um software com tecnologias que permite o armazenamento, gerenciando e rastreamento dos documentos digitais e de todo o acervo físico (em papel).

Um sistema GED é importante para qualquer empresa, devido a eficiência que proporciona à organização de um acervo. Ao criar, capturar, armazenar e gerenciar eletronicamente seus documentos, permitirá também que qualquer colaborador autorizado acesse as informações dos documentos desejados a qualquer momento e em qualquer lugar.

Para garantir o acesso aos documentos e informações independentes da localização, até mesmo em home office, opte por softwares GED em nuvem (online), pois além de não exigir espaço de armazenamento para instalação em computadores locais, também se configura como um serviço escalável.

Além do que já foi acima mencionado, a tecnologia GED facilita a colaboração entre os funcionários, permitido a integração de diversos profissionais nas atividades, rastreando informações e localizando facilmente qualquer documento físico ou eletrônico cadastrados, ou armazenados dentro da plataforma.

Implementar um sistema GED em sua empresa pode tornar quase todas as tarefas do dia-a-dia que envolvem documentos mais rápidas e fáceis de realizar e ajuda sua equipe a se manter organizada, o que permite que trabalhem com mais eficiência.

Tenha uma solução de gerenciamento de documentos que atenda às suas necessidades

Quer que sua empresa se beneficie com um gerenciamento de documentos eficiente? O Grupo Gerenciar pode ajudar.

O Sistema Gerenciar é um software completo de gerenciamento de documentos e processos de negócios com ferramentas capazes de gerar excelentes resultados à sua empresa. Através dos módulos de digitalização e assinaturas de documentos, sua empresa terá mais agilidade e segurança no acesso e no compartilhamento das informações nas rotinas de trabalho.

Além disso, com o módulo workflow você garante o gerenciamento completo dos processos de negócio onde é possível a criação de fluxos de trabalho eficientes, no qual os documentos tramitarão entre os colaboradores e departamentos da empresa em ambiente totalmente digital, garantindo o dinamismo, produtividade, eficiência das atividades e a proteção dos registros e das informações.

O Sistema Gerenciar também permite a configuração de permissões de cada usuário e o controle de acesso de informações, bem como o histórico de cada fluxo criado e o registro de execução dos colaboradores em cada etapa, garantindo tanto a gerenciamento completo dos seus documentos quanto a automatização dos processos de negócio da sua empresa.

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