Indexação de documentos: conceitos e importância para a gestão documental

Um dos maiores obstáculos quando se trata de produtividade na maioria das organizações é o manuseio de papéis ou a procura de documentos armazenados em um método de arquivamento manual.

Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos contribuem muito no aumento da eficiência e proporcionam um melhor ambiente de trabalho. É aqui que entra o recurso da indexação de documentos.

A indexação de documentos é crucial para o processo de armazenamento de arquivos. Portanto, saber quais arquivos estão armazenados e exatamente onde estão localizados facilita o gerenciamento de documentos e potencializa a produtividade da sua empresa.

O que é indexação de documentos?

A indexação de documentos é a identificação de atributos específicos de um documento para simplificar e agilizar a localização e recuperação precisa de um documento. Isso é feito por meio de um índice, metodologia utilizada para facilitar a localização de informações com dados descritivos.

Os campos de índice, ou campos-chave, são campos de banco de dados usados para categorizar e organizar documentos. Eles geralmente são definidos pelo usuário e podem ser usados para pesquisar e recuperar documentos. Alguns exemplos incluem nome, sobrenome, endereço, número da fatura e data.

É importante que a indexação do documento seja feita com precisão, caso contrário, será difícil, senão impossível, recuperar um documento digitalizado. Em outras palavras, a indexação cria um caminho para documentos com base em como os processos de negócios de uma empresa são executados e como a equipe trabalha.

Para obter o máximo de recursos possíveis dos seus dados indexados, você precisará de um sistema que possa lidar com eles de maneira eficaz. Por isso, certifique-se de ter um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED eficiente que possa usar os metadados.

A importância da indexação para a gestão documental

O objetivo principal da indexação é garantir a capacidade de pesquisar e recuperar instantaneamente as informações contidas nos documentos digitalizados. Ele também pode ajudar a melhorar a eficiência do escritório, permitindo que seus funcionários pesquisem informações sem a necessidade de vasculhar caixas de arquivos.

À primeira vista, a indexação pode parecer sem importância, visto que o título e o conteúdo de um documento são adequados para descrevê-lo, no entanto, a indexação de metadados torna seus documentos mais fáceis de serem acessados e gerenciados das seguintes maneiras:

• Quando você usa metadados corretamente, cada documento pode ser agrupado com outros semelhantes com base nas palavras-chave usadas.
• Ele agiliza sua capacidade de gerenciar seus documentos identificando prontamente qual documento pertence a um determinado grupo.
• Também facilita a organização de grandes volumes documentais com base em categorizações específicas que, de outra forma, teriam exigido que você pesquisasse cada documento de forma individual até conseguir encontrar o arquivo desejado.

Exemplos de metadados utilizados na indexação de documentos:

• Para faturas, os campos mais comuns de indexação podem incluir número da fatura, nome do fornecedor, ID do fornecedor, número do pedido, data da fatura e informações do item de linha.
• Tanto os registros de instituições de ensino ou quanto médico – hospitalares, os campos de índice podem incluir nome do aluno / paciente, número do registro / matricula, além de todas as informações do aluno / paciente com registros escolares / médicos.
• Nos sinistros de seguro, os campos de índice podem incluir um número de apólice ou número localizador, provedor, número de controle de documento, número de controle de imagem (número de sinistro exclusivo), etc.

Os termos de pesquisa que você decidir usar variam conforme o seu setor, mas podem ser quaisquer dados específicos que normalmente você buscaria em um documento, desde um número de documento até o nome do cliente.

O ideal é que você crie termos de pesquisa para cada documento para ajudá-lo a refinar ainda mais a pesquisa. Os termos de pesquisa variam conforme o seu negócio, portanto, é uma boa prática usar quantos forem relevantes para o seu negócio.

Benefícios da indexação de documentos

Existem várias razões pelas quais as empresas devem adquirir um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED com recursos de indexação eficiente:

• Localize documentos com rapidez e facilidade

Ter que vasculhar centenas ou mesmo milhares de arquivos desordenados em suporte de papel, empilhadas em mesas ou prateleiras, ou até mesmo organizadas e armazenadas em caixas ou pastas para encontrar determinadas informações sem um mecanismo de busca eficiente, geralmente leva muito tempo. Porém, esse problema é facilmente resolvido quando esses documentos são indexados e tornam-se rastreados em um sistema.

Os documentos em formato digital quando bem indexados e armazenados em um GED, se tronam mais fáceis de serem pesquisados e recuperados sempre que for necessário, basta apenas clicar em alguns botões. Desse modo, o tempo e o esforço investidos na pesquisa de documentos físicos e digitais são reduzidos significativamente através da indexação, aumentando a eficiência dos negócios.

• Reduza custos

Muitas empresas de médio e grande porte possuem geralmente uma sala ou depósito dedicado para armazenar seus documentos. Dessa forma, os custos operacionais aumentam consideravelmente com o tempo, à medida que cresce a demanda por mais espaço e os funcionários precisam manusear um número crescente de arquivos e papelada.

Ao passo que a eficiência da recuperação de documentos é aprimorada, os custos operacionais associados à busca de documentos são drasticamente reduzidos. Uma explicação lógica para isso, por exemplo, é que você passa a depender menos de recursos humanos para fazer o trabalho de gerenciamento e recuperação de documentos.

• Processos aprimorados

Ao usar termos de pesquisa apropriados para indexar seus documentos, você está possibilitando que a equipe gaste menos tempo pesquisando caixas e mais tempo fazendo o que é realmente relevante para os negócios.

Além disso, com a definição dos campos chaves utilizadas na indexação dos documentos, sua empresa promoverá com mais facilidade e segurança a padronização dos seus processos organizacionais e você também obtém mais eficiência no controle do ciclo de vida dos documentos, o que torna o gerenciamento deles mais simples.

• Conformidade legal e segurança das informações

Com as atuais leis que regulamentam a proteção de informações confidenciais como a LGPD, é fundamental garantir a conformidade legal no gerenciamento dessas informações. Os dados confidenciais contidos nos registros em papel estão naturalmente mais vulneráveis a acessos indevidos.

Com o software de indexação de documentos, os metadados identificados podem ser usados para aumentar os níveis de segurança no sistema de documentos de uma organização. Dessa forma, uma empresa pode restringir o acesso a registros com índices específicos, protegendo assim as informações de uma organização.

• Processos de negócios automatizados

Outro benefício da indexação digital de documentos é a automação de processos de negócios ou fluxos de trabalho. A indexação ajuda a automatizar tarefas como compras, confirmações de pedidos, pedidos de estoque e atendimento de solicitações, processamento de dados da folha de pagamento, pagamentos a fornecedores, consolidação de pagamentos e operações internas entre departamentos que envolvam tramites de documentos.

Essas tarefas podem ser configuradas no sistema de negócios rapidamente com base nas informações de indexação digital disponível. A automação do fluxo de trabalho melhora a eficiência, otimiza as atividades operacionais, promove a celeridade dos trâmites de documentos e informações e aumenta a rotatividade dos negócios.

Tenha o melhor sistema de gerenciamento e indexação de documentos

O sistema de gerenciamento de documentos e processos de negócios do Grupo Gerenciar garante a gestão completa dos seus arquivos, com todos os benefícios da indexação de documentos, incluindo maior segurança no rastreio do acervo físico e digital, com controles de permissão, eliminando risco de perda, garantindo o acesso remoto aos arquivos de forma simples e eficiente.

Tenha todas as ferramentas de produtividade que sua empresa precisa para fazer a organização, o controle e rastreamento eficiente dos documentos e informações através do Sistema Gerenciar.

Conte com módulos de digitalização, automatização de rotinas de trabalho (Workflow/BPMS), assinatura digital e assinatura eletrônica (GSign), além da possibilidade de integração com outros sistemas via API.

Todos esses recursos e soluções estão disponíveis em uma única plataforma, garantindo mais eficiência no monitoramento e na segurança das suas informações.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e descubra como nossas soluções podem ajudar o seu negócio.

Continue lendo:

• 7 limitações dos documentos em papel e como superá-los
• Organização e controle de documentos: como realizá-los com eficiência?
• Decreto nº 10.278/2020 estabelece requisitos para a digitalização de documentos