Digitalização e gerenciamento de documentos: qual a importância para seu negócio?

Com as recentes mudanças na forma de trabalho, causadas pela pandemia, as empresas têm repensado o seu espaço de trabalho e seus processos de negócios, especialmente em relação à digitalização e gerenciamento dos documentos e informações.

Existem muitos motivos pelos quais a digitalização e o gerenciamento de documentos são importantes e muitos riscos associados ao não gerenciamento adequado dos arquivos. Encontrar uma maneira descomplicada que potencialize o acesso, armazenamento e proteja os documentos é fundamental para garantir o bom andamento de todos os processos de uma empresa.

Se uma empresa não gerencia bem os fluxos de trabalho, os documentos e as informações são processados de maneira ineficiente, reduzindo a agilidade dos funcionários e custando dinheiro à sua empresa.

Neste artigo, analisaremos as muitas razões do porque a digitalização e o gerenciamento de documentos são importantes e daremos a você algumas dicas fundamentais para ajuda-lo administrar seus arquivos com maior eficiência.

Porque a digitalização e o gerenciamento de documentos são essenciais para os negócios?

No ambiente de negócios atual, onde informações adquirem status de poder, o uso exclusivo de documentos físicos pode indicar a ruína.

O método de digitalização de documentos elimina a trilha de papel, rompendo as limitações físicas relacionadas ao manuseio e o compartilhamento coletivo dos arquivos e informações. Por meio da digitalização, os colaboradores podem digitalizar os documentos no sistema e tê-los acessíveis para uso sempre que necessário e de qualquer lugar de forma simultânea.

Esse é um modo muito mais conveniente de acessar arquivos do que o gerenciamento de informações em papel. Através da captura digital, os arquivos podem ser facilmente rastreados e localizados através de sistemas de pesquisa bem desenvolvidos como o GED (Gerenciamento eletrônico de documentos).

O fluxo de documentos se origina nos mais diversos setores de uma empresa e percorrem toda a organização. Operar uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos é fundamental para maximizar a eficiência da digitalização. Manter os arquivos nesse sistema permite um rastreamento rápido e, consequentemente, uma melhor organização, eliminando papéis dos fluxos de trabalho dos negócios.

Independentemente de qual área que pertencem essas informações, as necessidades de acesso e gerenciamento eficiente desses documentos permanecem o mesmo. Por isso é essencial contar com as tecnologias certas no processo.

Quais os benefícios da digitalização em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos?

A digitalização e o gerenciamento adequados de seus documentos pode determinar a diferença entre a administração de um negócio lucrativo ou outro que está atolado em ineficiências operacionais.

Para implementar com sucesso um projeto de digitalização e gerenciamento eletrônico de documentos é bom contar com a expertise de uma empresa especialista nesses serviços.

Aqui, apontaremos as principais vantagens de se contratar uma empresa de gerenciamento de documentos para digitalizar e gerenciar seus arquivos:

Economize espaço

Ao digitalizar seus documentos em papel e move-los para um armazenamento eletrônico, você terá a possibilidade de designar o espaço anteriormente ocupado com o armazenamento de documentos em papel e readequá-los para a execução de operações comerciais importantes para o negócio.

Quer você ajuste o espaço do seu escritório para home office ou outro propósito, você poderá utilizá-lo com mais efetividade e sem complicações.

Segurança

Armazenar documentos físicos de sua empresa em suas instalações ocasiona o risco de registros vitais serem danificados, roubados, perdidos ou não localizados quando for necessário.

Para seus documentos digitais, o armazenamento em nuvem concede segurança avançada dos registros com proteção por senha, redes seguras e criptografia, além de garantir que somente usuários autorizados podem acessar seus dados.

Acesso Rápido

As soluções integradas de digitalização e gerenciamento de documentos permitem que você acesse seus documentos facilmente. Ao invés de esperar que os arquivos em papel sejam localizados e entregues pessoalmente, os documentos requisitados podem ser digitalizados e disponibilizados quase que instantaneamente.

Inclusive, em um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem os arquivos ficam centralizados e estão disponíveis para acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, sempre que você precisar, através de uma conexão à Internet.

Fluxos de trabalho automatizados e eficiência dos colaboradores

Sistematizar seus documentos digitais é essencial para agilizar as operações de negócios. Ao ter seus arquivos indexados, organizados e digitalizados você pode encontrar rapidamente as informações de que precisa.

Além disso, a incorporação da automação em seus processos diários de gerenciamento de registros permite que sua equipe se concentre em seu trabalho, em vez de selecionar documentos.

O software de automação de fluxo de trabalho (Workflow) integrado a um sistema de gerenciamento de documentos, ajuda sua empresa a economizar tempo e dinheiro, enquanto elimina erros e melhora a precisão das atividades executadas. Conduzindo sua equipe a um nível de excelência nos processos.

Conformidade legal

Gerenciar e proteger com segurança todas as informações vitais de negócios e clientes é crucial para empresas de todos os tamanhos e segmentos.

Ao trabalhar com uma empresa de gerenciamento de documentos que conhece e cumpre as leis estaduais, federais e de segurança da informação, você pode assegurar que suas informações confidenciais não corram risco.

Essas soluções além do que já foi citado, garantem também o acesso rápido e a organização eficaz de documentos quando solicitados em caso de auditoria ou inspeção.

Excelência no atendimento ao cliente

Com os documentos digitais apropriadamente gerenciados a localização das informações se torna descomplicada e eficiente para você e sua equipe, garantindo o atendimento ágil e a satisfação de seus clientes.

Redução de custos com papel

Conforme os documentos são digitalizados, o desperdício de papel é drasticamente eliminado, contribuindo para a redução do desmatamento e a economia de recursos financeiros.

Após a execução desses serviços, a economia adquirida pela sua empresa será notável à medida que a dependência do uso do papel, materiais, equipamentos para impressão e trituradores necessários para o descarte dos documentos forem gradativamente rompidas na rotina dos negócios.

Digitalize e gerencie seus documentos de forma eficiente

A implementação de um sistema de gerenciamento de documentos aliado a digitalização é um processo estratégico. Quando bem feito, pode provocar mudanças significativas e inovadoras para sua organização.

Seja em escritórios de contabilidade, cooperativas de crédito, imobiliárias, empresas de urbanismo, clinicas e hospitais, intuições de ensino e até mesmo no home office a digitalização e o gerenciamento de documentos torna o fluxo manual de arquivos e a morosa rotina de trabalho em um processo simples e automatizado.

No Grupo Gerenciar, nossa paixão é ajudar empresas e organizações como a sua a se livrarem dos problemas que os cotidianos processos baseados em papel podem causar. Gerenciar documentos em papel e arquivos digitais não precisa ser uma tarefa difícil.

Por isso, oferecemos um sistema completo com soluções integradas para o gerenciamento eletrônico dos documentos e processos de negócios, de modo a potencializar a sua rotina de trabalho, com total controle e segurança das informações.

Digitalize, gerencie eletronicamente seus documentos através do GED, automatize os fluxos de trabalho com o Workflow, envie documentos para recolhimento de assinatura digital ou eletrônica através da ferramenta GSign e faça a integração das informações com outros sistemas por API. Tudo isso para tornar os procedimentos da sua empresa mais digital, simples, produtivo, econômico e eficiente.

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