Erros comuns no gerenciamento de documentos que a sua empresa deve evitar

Você ainda depende de papel e caneta, ou até mesmo de planilhas, para gerenciar seus documentos? Se sua empresa gerencia manualmente seus documentos, está vulnerável a uma série de erros que apesar de comuns são prejudiciais para os negócios.

Muitas empresas se deparam com problemas na gestão de documentos muito comuns, principalmente porque carecem de ferramentas e tecnologia adequadas. O gerenciamento efetivo e seguro de documentos é essencial para que as empresas evitem os erros habituais, adquiram eficiência e produtividade em suas atividades.

Sem uma estratégia de gerenciamento de documentos assertiva, as empresas enfrentam desde problemas de comunicação a perda de dados. Conheça os erros mais comuns no gerenciamento de documentos e veja como evitá-los em sua empresa:

1. Não ter uma política sólida de gestão de documentos

Este é um dos erros mais frequentes nas corporações. Primeiramente é necessário que você defina quais documentos devem ser mantidos, por quanto tempo podem ser armazenados e quando é o momento adequado para destruí-los.

Deixar de controlar os documentos de maneira padronizada leva à perda de arquivos e pode impactar gravemente a sua posição durante uma auditoria. A criação de uma política sólida de gerenciamento de documentos permite que todos esses procedimentos sejam formalizados e garante que sua empresa esteja em conformidade com todos os requisitos legais e regulamentares relevantes.

A formalização de uma política de gerenciamento de documentos é o primeiro passo para medidas eficazes de segurança da informação. Você pode criar sua própria programação de retenção ou atualizar uma programação existente para evitar que esta deficiência se arraste por mais tempo. No entanto, buscar a orientação de uma empresa especializada em gerenciamento de documentos ou de especialistas em arquivos (arquivistas) pode ajudar você a garantir que atenderá a todos os requisitos necessários.

2. Não categorizar os arquivos e documentos

A maioria dos documentos produzidos ou acumulados não serão utilizados após um determinado tempo. No entanto, eles devem ser mantidos por um período específico e estar prontos para serem apresentados a qualquer momento devido a requisitos legais. Um sistema de arquivamento eficiente pode ajudar a organizar e não perder tantos os documentos vigentes quanto os desatualizados.

Além disso, a segurança das informações é fundamental em todo o ciclo de vida de seus registros e documentos. Quer se trate de criação, classificação, armazenamento, recuperação, preservação ou destruição de documentos, você precisa de um plano que defina prazos, responsabilidades, controles de acesso e outros protocolos de segurança da informação relevantes.

Uma boa dica é que além de um bom sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, sua empresa crie instrumentos de gestão documental como um plano de classificação de documentos – PCD, tabela de temporalidade documental TTD ou um manual de gestão documental – MGD. Estes instrumentos viabilizam a definição da nomenclatura dos documentos (tipologia documental), a categorização dos mesmos por assunto (classificação), estabelece a temporalidade (prazo de guarda), a destinação final (eliminação ou guarda permanente) e os procedimentos para a localização dos documentos e/ou informação específica contida nos registros.

O volume, a complexidade e a diversidade das informações que uma empresa cria e consome levam a desafios de gerenciamento e controle. Para superar este desafio, uma empresa deve compreender e mapear os tipos de documentos – como são usados, como interagem com os processos de negócios, como são armazenados, gerenciados, distribuídos e preservados. Por isso é fundamental contar com as ferramentas certas.

3. Não garantir a segurança e o controle de acesso aos documentos

As empresas modernas processam muitas informações, mas geralmente não a têm visibilidade real de como elas são armazenadas e acessadas, levando a possíveis falhas de segurança.

O acesso aos arquivos precisa ser controlado para que os documentos só possam ser visualizados por funcionários autorizados. Sem esta etapa em seu método de controle de arquivos, pessoas não autorizadas podem acessar a documentação organizacional. Isso pode constituir uma violação de segurança.

Limitar quem pode acessar, arquivar e copiar os registros da empresa ajuda a eliminar o erro humano, que pode incluir perda acidental de registros, retirada de registros para fora do local, cópias extras de arquivos importantes no escritório ou até mesmo espionagem coorporativa.

Certifique-se de que todos os seus registros sejam manuseados e descartados de maneira adequada por funcionários que tenham autorização para ler o conteúdo de todos os arquivos com os quais lidam. Quanto mais restrito for esse número, melhor.

A segurança de documentos funciona melhor quando os direitos de acesso aos documentos são concedidos conforme a necessidade. Por isso o ideal é contar com sistemas digitais como o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) que permitem com que você trabalhe em ambiente mais seguro e protegido: você está mais protegido contra violações de segurança devido à criptografia de documentos e comunicações e pode controlar quem tem acesso a arquivos específicos.

4. Não digitalizar os documentos

Os sistemas de armazenamento baseados em papel ainda são muito comuns, mas geralmente não possuem os controles de segurança necessários. Além disso, é muito difícil apresentar qualquer informação de auditoria relacionada a documentos em papel.

O papel é, por sua própria natureza, temporário. A menos que tenha um backup digital, você permanece vulnerável a perda dos registros físicos. Você também está sujeito a roubos e danos devido a desastres naturais, como inundações, que podem afetar a continuidade dos negócios.

Este erro pode levar à perda de informações importantes. Por isso a digitalização de arquivos é a necessidade da hora.

Nunca foi tão importante ter todos os seus arquivos digitalizados. Já se foi o tempo em que as empresas mantinham seus registros em documentos impressos em uma prateleira de suprimentos.

Ao digitalizar seus documentos, você traz todos os seus registros e arquivos para a era digital. A digitalização de arquivos ativos tem o benefício adicional de permitir que você acesse as informações com muito mais rapidez e facilidade, além de permitir com que você armazene e gerencie documentos com mais segurança.

Além disso, graças à tecnologia moderna, você pode usar um sistema como o GED que possui armazenamento em nuvem e controlar quais de seus funcionários têm acesso a quais arquivos. Bem como contar com os benefícios da indexação e classificação adequadas de seus documentos que garantirão a destruição oportuna de acordo com as normas regulatórias ou industriais aplicáveis.

5. Não ter um sistema de gerenciamento de documentos

O papel é caro, desperdiça e nem de longe é seguro, além de tem pouco lugar no futuro dos negócios. Embora algumas empresas pensem que não precisam deixar de usar o papel, começar com essa prática nunca foi tão crucial e estratégico.

Saber como fazer a transição de documentos em papel para o formato digital sem orientação técnica ou uma política de gestão documental pode ser difícil e não há melhor maneira de fazer as coisas decolarem do que implementando um sistema de gerenciamento de documentos inteligente e bem projetado.

Mudar para um sistema de gerenciamento de documentos significa que você pode digitalizar o papel que está ocupando o espaço importante do escritório e em seguida descartar os documentos de forma legal e responsável, reaproveitando o espaço físico adquirido, além de ajudar a reduzir a dependência do papel e economizar custos adicionais para impressão, armazenamento, manutenção, arquivamento, etc.

Basicamente, um sistema de gerenciamento de documentos é um software que captura, armazena, recupera e distribui documentos digitais. No nível mais alto, ele permite que você forneça aos funcionários, clientes e fornecedores de forma rápida e fácil as informações de que precisam, reduzindo as ineficiências para atender às suas metas de negócios.

Além disso, os sistemas de gerenciamento de documentos facilitam a implementação de práticas recomendadas de segurança, fornecendo um local de armazenamento centralizado, controle de acesso para documentos, gerenciamento de senhas, automatização de fluxo de trabalho, melhora a precisão das informações e disponibilidade de acesso 24 horas a documentos de qualquer lugar a qualquer hora, além de outros recursos essenciais.

Investir em um sistema de gerenciamento de documentos de qualidade que atenda às suas necessidades exclusivas é a melhor maneira de eliminar esses problemas pela raiz.

Consequências que os erros no gerenciamento de documentos podem causar a sua empresa

Erros na gestão dos documentos da sua empresa leva a perdas financeiras, tempo e dá origem a diversos problemas jurídicos. Ou seja, é essencial implementar uma estratégia para evitar as consequências dessas falhas. As empresas que manuseiam fisicamente seus arquivos estão mais vulneráveis ​​a esses problemas, pois não têm um plano para evitá-los.

Consequência dos erros no gerenciamento de documentos:

• Níveis de produtividade mais baixos;
• Processos judiciais desnecessários;
• Problemas de conformidade;
• Falta de trabalho em equipe e comunicação;
• Dificuldades no atendimento a clientes e parceiros;
• Danos à reputação da sua marca;

O gerenciamento inadequado dos seus documentos abre caminho para muitos erros que consequentemente prejudicarão sua empresa. Além disso, confiar em processos manuais significa que seus concorrentes que adotam ferramentas eficientes ficarão à sua frente, o que resulta em perda de clientes e receita.

Portanto, se você deseja obter o máximo de eficiência na administração de seus documentos e informações, é essencial implementar tecnologias eficientes para controlar e garantir segurança as informações.

Gerenciando documentos: evite esses erros em seu modelo de negócios

Agora que você viu os vários erros mais comuns a serem evitados ao gerenciar documentos na sua empresa, é hora de corrigi-los.

Corrigir a maneira como sua empresa gerencia seus arquivos pode conduzir tanto você, quanto sua equipe de trabalho e seus clientes a uma experiência superior. Reservar um tempo para corrigi-los pode agilizar suas operações a partir de hoje.

Conheça o Sistema Gerenciar, uma ferramenta completa para a gestão de documentos e processos de negócios capaz de garantir que a sua empresa ou organização evite esses erros na administração de documentos e informações.

O Sistema Gerenciar conta com ferramentas integradas de digitalização, GED, Workflow, assinatura digital e assinatura eletrônica, além de permitir integrações com outros sistemas por meio de APIs. Tudo isso para maximizar o desempenho das atividades do seu negócio.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e conheça nossas soluções.

Continue lendo:

• ASSINATURA ELETRÔNICA E GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS: SOLUÇÕES INTEGRADAS PARA REVOLUCIONAR SEUS FLUXOS DE TRABALHO
• 7 LIMITAÇÕES DOS DOCUMENTOS EM PAPEL E COMO SUPERÁ-LOS
• DECRETO Nº 10.278/2020 ESTABELECE REQUISITOS PARA A DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS