Assinaturas eletrônicas: como elas podem melhorar a experiência do cliente

Organizações de todos os tamanhos estão conduzindo seus negócios em uma variedade de processos diários estruturados para garantir melhor desempenho. Por exemplo, muitos processos que exigiam contratos tradicionais em papel, incluindo diversos outros documentos jurídicos, hoje estão sendo digitalizados com o avanço das assinaturas eletrônicas.

A adoção dessa tecnologia está permitindo que documentos comerciais importantes sejam assinados e enviados online, conduzindo a uma melhoria contínua da produtividade, eficiência, fluxos de trabalho aprimorados e economia de custos nos ecossistemas de negócios em escala global.

Às vezes, o mais simples recurso faz uma diferença enorme para o consumidor. No caso de assinaturas eletrônicas, poupar o cliente de 45 minutos de carro para assinar a papelada, evitar todo o trâmite com envio de documentos físicos para a assinatura ou dar a eles o espaço de que precisam para revisar um contrato em particular pode levar a experiência do cliente a um nível totalmente novo.

Oferecer uma ótima experiência ajuda a gerar mais clientes e mais receita. Portanto, quando o cliente está disposto a assinar, simplesmente não faz sentido oferecer uma experiência negativa.

O que é uma assinatura eletrônica?

Vamos entender melhor sobre as assinaturas eletrônicas. Em termos simples, podemos dizer que a assinatura eletrônica é um sistema de identificação e consentimento, que substitui as assinaturas manuscritas no meio digital.

No âmbito jurídico, encontramos uma definição específica na Lei n.º 14.063, de 23 de setembro de 2020 o art. 3.º em seu item II assim dispõe:

“II – Assinatura eletrônica: os dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos nesta Lei;”

Portanto, uma assinatura eletrônica (em sua grande maioria):

  • Identifica inequivocamente o signatário.
  • Garante a integridade do documento – assegurando que não foi modificado ou alterado após a assinatura.
  • Garante o não repúdio, pois é a prova confiável do consentimento do signatário, que não pode negar ter assinado o documento em questão.

Quais os tipos de assinaturas eletrônicas existentes?

Atualmente com as novas legislações, existem três níveis de assinaturas eletrônicas, cada categoria de assinatura eletrônica possui características próprias que dependem da operação, confiabilidade e validade jurídica. A este respeito, normalmente distinguimos entre o seguinte:

Assinatura eletrônica simples

Esse tipo tem o nível mais limitado de segurança. Consiste em uma associação simples de dados eletrônicos, como, por exemplo um login usando um nome de usuário e uma senha.

Assinatura eletrônica avançada

Nesse caso, o nível de segurança é mais elevado. Como tal, este tipo de assinatura eletrônica:

  • Utiliza certificados que mesmo não sendo emitidos pelo ICP-Brasil se configura como um meio eficiente de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica.
  • Permite a identificação inequívoca do signatário.
  • Está exclusivamente vinculado ao signatário.
  • Permite que o signatário retenha o controle.
  • Está vinculado ao documento assinado de forma que qualquer modificação posterior do mesmo seja detectável.

Por fim, temos a assinatura eletrônica qualificada

Dos três, é o que possui o mais alto nível de segurança. É o caso dos cartões criptográficos que contêm um certificado digital. Portanto, é uma assinatura eletrônica com características adicionais:

Vantagens de usar assinaturas eletrônicas

As vantagens das assinaturas eletrônicas em relação às assinaturas manuscritas são vastas. Entre muitos outros benefícios, podemos adicionar o seguinte à lista:

  • Velocidade e eficiência.
  • Poupança nos custos de papel e armazenamento.
  • Segurança jurídica.
  • Experiência do cliente aprimorada.
  • Benefícios ambientais.

Mas, o que é a experiência do cliente e qual sua importância?

A experiência do cliente é a percepção do cliente sobre sua interação com a uma empresa. É formado pela jornada do cliente, vários pontos de contato da marca e cada uma das diferentes interações de sua presença, como suporte ao cliente, aplicativos, ferramentas, argumentos de vendas, materiais de marketing, etc.

Estamos vivendo em um mundo cada vez mais digital e conectado. E isso é perceptível à medida que analisamos desde a forma como pedimos um táxi, reservamos um restaurante, ou até mesmo como realizamos compras no supermercado. Nossos métodos passaram a usar meios digitais para conseguir o que queremos e o que precisamos com apenas alguns cliques.

Portanto, faz sentido que, ao alavancar a tecnologia de assinatura eletrônica, você possa melhorar o tempo que leva para fornecer aos clientes o serviço que desejam e como resultado proporcionar uma melhor experiência para o cliente.

Por exemplo, se você for um fabricante, seus clientes podem aprovar um pedido enviado no mesmo dia. Se você trabalha com vendas, não precisa se preocupar em perder leads no intervalo entre o fechamento de uma venda e a colocação do nome na linha pontilhada. Se você for uma imobiliária não precisa mais se preocupar com todo o trâmite para a assinatura do contrato. Basta enviar o contrato e fechar o negócio em questão de minutos.

A experiência do cliente é importante por muitos motivos, incluindo:

  • Melhorar a satisfação do cliente;
  • Construindo a lealdade do cliente;
  • Criação de melhores referências e reconhecimento da marca no mercado;
  • Desenvolvendo uma vantagem competitiva;
  • Aumentando a receita;
  • Fortalecimento do relacionamento com o cliente.

Assim como a experiência do cliente, nossa vida profissional não é diferente em termos de expectativas no que diz respeito a processos de negócios mais rápidos. Estamos acostumados a concluir a maior parte do nosso trabalho online, de qualquer lugar, em horários flexíveis, seja em aprovações internas para realizar uma venda ou resolver um problema.

Como as assinaturas eletrônicas podem otimizar a experiência do cliente?

Quando se trata de melhorar os processos de negócios e a experiência do cliente, os aspectos mais importantes são sempre os mesmos: Velocidade, Agilidade e Eficiência.

Muitas vezes o que atrasa os processos mais rápidos é o rastro de papel e os atrasos que ele pode trazer. Não importa o setor, um atraso pode não apenas interromper a produtividade e o fluxo, mas também reduzir as vendas gerais e prejudicar a lealdade do cliente.

Ser capaz de concluir quase qualquer processo digitalmente agora é uma necessidade de todo negócio, que deve incluir tanto a relação institucional com o quadro de funcionários como também o relacionamento com os seus clientes. A assinatura de um contrato ou documento não deve ser diferente.

A maioria dos processos de negócios requer aprovações e a maioria das aprovações requer uma assinatura. Os recursos de assinatura eletrônica são uma parte vital dos fluxos de trabalho, independentemente de quais sejam os processos de negócios.

A integração de recursos de assinatura eletrônica a soluções de fluxo de trabalho automatizado (workflow) transforma e potencializa a capacidade de seus fluxos de trabalho.

Contar com a assinatura eletrônica não apenas impulsionará seus processos internos, mas também aumentará sua capacidade de melhorar a satisfação do cliente, criar vantagem competitiva e aumentar a receita.

Melhorando a experiência do cliente com o GSign – assinatura eletrônica e assinatura digital

Imagine a conveniência de poder enviar um contrato para coleta de assinaturas, obter uma resposta positiva e armazená-lo automaticamente em seu ambiente digital, ao mesmo tempo em que fornece uma cópia para seu cliente, no mesmo dia, sem nenhuma assinatura manual de um usuário. Isso é possível com o GSign a ferramenta de assinatura eletrônica e assinatura digital do Sistema Gerenciar.

Com o GSign, sua empresa garante a assinatura e o envio de documentos ou contratos digitais para outros signatários de forma simplificada, automatizada e segura para empresas de todos os segmentos, eliminando todo o trâmite do uso de papel e garantindo todos os benefícios.

O GSign conta inclusive, com funcionalidades de envios de assinatura em lote, onde é possível enviar uma quantidade alta de documentos para vários signatários ao mesmo tempo, com apenas alguns cliques, facilitando processos recorrentes na empresa como, por exemplo, envio de contracheques para os colaboradores, informativos, termos de ciência, entre outros.

Além de garantir toda a facilidade no processo de assinatura de documentos eletrônicos, o Sistema Gerenciar garante o gerenciamento completo dos seus documentos e processos de negócios através de ferramentas integradas, garantindo organização, armazenamento seguro, facilidade no acesso aos documentos assinados, e produtividade para todos os fluxos de assinatura.

Faça muito mais com as ferramentas do Sistema Gerenciar e conte com todos os benefícios desse conjunto de soluções que a Gerenciar oferece em uma plataforma única.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e descubra como nossas soluções podem potencializar a gestão documental e os processos de negócio da sua organização.

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