Sistema de gerenciamento de documentos: minha empresa precisa de um?

Os documentos são recursos valiosos para a memória corporativa das empresas. No escopo mínimo de qualquer operação será sempre produzido um arquivo, onde o mesmo deverá ser aprovado dentro da regra do negócio e a ação em si será realizada.

Esses documentos são fontes de informações corporativas vitais para o futuro e refletem as atividades e os procedimentos dos trabalhos e se estes são bem executados e estão corretos. Se esse processo não for gerenciado adequadamente, podem gerar complicações que podem ocasionar efeitos críticos aos negócios.

Todas as empresas têm necessidade de gerenciar documentos e de organizá-los de modo a facilitar a localização destes sempre quando preciso. O que distingue as empresas é o quão bem elas gerenciam esses documentos.

Isso torna decisivo encontrar e investir nos recursos certos, especificamente, em uma ferramenta robusta de gerenciamento de documentos para erradicar ineficiências herdadas ao longo do tempo e ajudar a alcançar a transformação digital.

Por que uma organização precisa de um sistema de gerenciamento de documentos?

A necessidade de cada empresa é diferente. As empresas menores podem almejar a oportunidade de digitalizar processos manuais e físicos. Empresas maiores podem apreciar novos recursos para integrar dados de documentos em vários fluxos de trabalho de clientes, financeiros, jurídicos e de conformidade com mais eficiência e com um nível mais alto de refinamento.

O mais importante é que em algum momento, todas as empresas que não gerenciam seus arquivos sofrerão com a sobrecarga de documentos – contratos, faturas, comunicações internas e externas, demonstrações financeiras e muito mais. Assim, eliminar problemas de gerenciamento de documentos pode ser crucial para o bom andamento dos negócios.

Entenda melhor o que é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos

A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária visando sua eliminação ou recolhimento (guarda permanente).

O termo “gerenciamento eletrônico de documentos” refere-se aos sistemas, processos e softwares que controlam e organizam documentos em toda a organização.

Do ponto de vista do processo, o gerenciamento eletrônico de documentos envolve sistemas e fluxos de trabalho que determinam como a organização controla os documentos.

Do ponto de vista do software, o gerenciamento eletrônico de documentos é o sistema de arquivos digitais que fornece uma estrutura para organizar, proteger, armazenar, capturar, digitalizar e acessar arquivos.

Outros termos usados ​​para se referir a um sistema de gerenciamento de documentos:

• Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou GED
• Sistemas de gerenciamento de registros
• Sistemas de gerenciamento de registros eletrônicos
• Software de gerenciamento de documentos
• Sistemas de gerenciamento de arquivos
• Sistemas de controle de documentos
• Sistemas e serviços de rastreamento de documentos
• Sistemas de armazenamento de arquivos

Quais os principais recursos de um sistema de gerenciamento de documentos?

Estes são alguns dos recursos de gerenciamento de documentos mais importantes:

Captura/digitalização de documentos: um sistema de gerenciamento de documentos deve ter uma maneira de inserir documentos e arquivos. Isso pode ser feito por meio da digitalização do documento em papel ou inserção dos documentos digitais. Depois que os documentos são carregados no GED, deve apresentar uma maneira de indexar e classificar esses documentos – geralmente com metadados.

Armazenamento de documentos: a função mais básica e importante de um sistema de gerenciamento de documentos é armazenar os documentos da sua empresa de forma segura e fácil de pesquisar.

Armazenamento em nuvem: os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem (cloud), armazenam seus arquivos na nuvem, tornando-os acessíveis em qualquer lugar com conexão à internet, promovendo a mobilidade do trabalho, seja em home-office, ou mesmo numa reunião fora da empresa.

Fluxo de trabalho / workflow: gerenciar manualmente os processos do dia-a-dia não é sinônimo de bom uso do tempo. Os sistemas GED devem oferecer ferramentas e integrações de fluxo de trabalho para ajudar os usuários não apenas a armazenar e localizar documentos, mas também a trabalhar de forma produtiva com eles.

O recurso de workflow ajuda a garantir a consistência, verificando se todas as etapas de um processo de negócios são seguidas. As informações chegam à pessoa certa, no momento certo, simplificando processos comuns de negócios como aprovações de contratos ou faturamento, enviando uma notificação quando há uma tarefa a ser realizada.

Gerenciamento de permissões: através de um sistema de gerenciamento de documentos eficiente é possível garantir o controle de acesso a determinados documentos ao criar permissões em camadas, você pode fornecer a determinados funcionários acesso a documentos específicos e impedir que todos os outros os visualizem.

Assinaturas eletrônicas e digitais: à medida que a tendência das assinaturas eletrônicas e digitais continua crescendo, fica evidente que esses recursos são essenciais entre os serviços de gerenciamento de documentos. Com esses recursos os documentos podem ser assinados de forma rápida e fácil, evitando impressões, manuseio e movimentação de papel, sendo um ótimo impulsionador de eficiência.

Segurança: um GED deve fornecer recursos de segurança robustos, como a já citada permissão de acesso e recursos de controle, além de trilhas de auditoria, criptografia, recuperação de arquivos e disponibilidade das informações.

Trilha de auditoria: essas ferramentas permitem monitorar quem em sua empresa está acessando quais documentos. Esse é um recurso de segurança essencial para garantir que seus documentos confidenciais estejam seguros.

Integração: devemos falar sobre a necessidade de poder integrar outras ferramentas de negócios com o seu sistema de gestão documental. Ter coisas como um banco de dados baseado em nuvem ou um sistema financeiro integrado pode ajudar a acelerar todo o seu fluxo de trabalho.

Qual é a diferença entre armazenamento em nuvem e sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem?

O armazenamento em nuvem serve simplesmente como um local para armazenar documentos na nuvem. Não assegura o gerenciamento eficiente dos documentos, o que pode transformar o armazenamento dos arquivos em uma bagunça digital.

Os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem são soluções muito mais poderosas para ajudar as empresas a gerenciar seus documentos de forma efetiva através de todos os recursos da solução.

Os benefícios de usar um sistema de gerenciamento de documentos na sua empresa

Além de todos os recursos já apresentados existem vários benefícios em usar um sistema de gerenciamento de documentos. No geral, deve ser simples e eficaz, permitir que você administre seus negócios com mais eficiência e facilitar sua vida.

• Facilidade de acesso aos documentos
• Viabiliza a tomada de decisão com mais assertividade
• Tempo de resposta rápido
• Aumento da Produtividade
• Confidencialidade dos Registros
• Redução no Espaço de Armazenamento Físico
• Redução de custos com a manutenção dos arquivos físicos.
• Economia de tempo
• Segurança das informações
• Produtividade aumentada
• Conformidade simplificada
• Processos otimizados e padronizados
• Documentos centralizados em um só local

O software de gerenciamento de documentos pode tornar muito mais fácil administrar uma empresa, independente do porte, mesmo que essa empresa esteja funcionando com documentação em papel há muito tempo.

Ultrapassando as barreiras dos documentos em papel para os documentos digitais

Com o surgimento da pandemia covid-19 a maioria das organizações passaram a buscar alternativas para se manterem ativas. Dessa forma, se estabelecer como um negócio digital e deixar de lado os documentos em papel tornou-se uma prioridade.

Além disso, como já citamos, essa transição pode trazer muito mais eficiência aos processos da empresa. Documentos digitais permitem fluxos de trabalho digitais, que podem ser automatizados para economizar tempo.

A digitalização de documentos e o gerenciamento eficiente é o passo para a transformação digital, garantindo que as informações contidas nesses documentos se tornem parte de sua ecosfera digital, para que possam ser facilmente acessadas, pesquisadas, processadas e compartilhadas.

Uma tecnologia comumente usada para a digitalização é o reconhecimento óptico de caracteres (OCR). O OCR extrai texto manuscrito ou impresso de imagens digitalizadas e o converte em formato legível por máquina. Por isso, para se obter eficiência a transição dos documentos em papel deve ser para tipos de arquivo universais, como PDFs.

As empresas podem se beneficiar com a eliminação do papel, de maneiras que vão desde economia de tempo até aumento de produtividade e melhor segurança.

Não perca mais tempo, tenha o melhor sistema de gerenciamento de documentos

Informação é poder e você já sabe disso, contar com as ferramentas certas para obter o máximo de desempenho dos seus documentos é essencial. Por isso o Grupo Gerenciar desenvolveu um software próprio para o gerenciamento eficiente dos documentos e processos de negócio.

O Sistema Gerenciar é uma ferramenta totalmente online com soluções integradas de gestão documental e processos de negócio como Digitalização de documentos, GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, Workflow, Assinatura digital e assinatura eletrônica, possibilidade de Integração através de API e todos os recursos apresentados aqui, garantido todos os benefícios que a sua empresa precisa para se manter competitiva no mercado.

Trabalhe de maneira mais inteligente. Com o Sistema Gerenciar você pode simplificar a maneira como sua equipe lida com documentos físicos e arquivos digitais, disponibilizando um ambiente de trabalho mais seguro, produtivo e eficiente.

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