A digitalização da gestão de documentos e das rotinas administrativas nas empresas

A digitalização invadiu todos os aspectos de nossas vidas e negócios. Tornar-se um negócio digital não é mais uma opção. A pandemia do COVID-19 nos ensinou que devemos ser extremamente ágeis para nos adaptarmos a ocorrências disruptivas.

Embora muitas empresas tenham migrado para o modelo digital de negócios, a grande maioria tem seus processos internos ainda na era do papel. Para todas essas organizações, agilizar o fluxo de informações, otimizar a gestão de documentos e agilizar a coordenação das rotinas administrativas representa uma mudança fundamental. Essas medidas os ajudam a melhorar a qualidade do serviço, reduzir custos de gerenciamento, aumentar sua agilidade e manter seus negócios competitivos no mercado.

Os documentos e as informações são o combustível da infraestrutura operacional de cada organização e, portanto, ativos chaves do negócio. Implementar a transformação digital nas rotinas organizacionais pode ajudar a evitar que sua empresa fique para trás.

O que significa digitalizar a gestão de documentos e as rotinas administrativas?

De acordo com o Gartner, a digitalização é “o uso de tecnologias digitais para mudar um modelo de negócios e fornecer novas oportunidades de geração de receita e valor; é o processo de mudança para um negócio mais digital.”

As informações e os documentos são extremamente necessários para a execução das atividades administrativas de uma empresa, pois são as bases fundamentais das tomadas de decisões estratégicas e assertivas nas organizações.

Os documentos registram as informações de serviços e operações, formalizando-os para fins de controle gerencial e comprovação jurídica. Além disso, todos os processos formais de negócios iniciam-se produzindo documentos e informações ou com a troca destes. A digitalização dos registros documentais, das informações e dos processos de trabalho tem como resultado a melhora da eficiência das operações da sua organização e a garantia de que os processos sejam executados sem problemas.

Promover a transformação digital das rotinas administrativas de um negócio, representa a oportunidades de inovação, o aumento da capacidade produtiva e o sucesso na execução e entrega de produtos e serviços, além de proporcionar uma experiência positiva e a consequente satisfação dos seus clientes. Toda empresa deve estabelecer e otimizar as rotinas administrativas para impulsionar o desempenho e garantir que as tarefas sejam executadas com agilidade.

Vantagens da digitalização da gestão de documentos e das rotinas administrativas para sua empresa

A digitalização da gestão de documentos e das rotinas administrativas das empresas representa inúmeras vantagens, além de resultar em agilidade, colaboração e o êxito das equipes. Confira:

• Economia de custos operacionais com armazenamento de documentos e insumos para impressão;
• Acessibilidade aos arquivos e às informações, o que consequentemente garante o aumento da produtividade.
• Segurança avançada e conformidade.
• Otimização dos processos de negócios, proporcionando maior integração e colaboração entre as equipes de trabalho;
• Decisões de negócios assertivas, baseadas em informações precisas, confiáveis, facilmente auditáveis e rastreadas;
• Eficiência do atendimento ao cliente da sua empresa;
• Redução significativa de erros, gargalos e retrabalhos;
• Possibilidade de integração entre diferentes sistemas e tecnologias.

Como tornar seus processos administrativos digitais por meio da digitalização da gestão de documentos?

Acompanhar e adequar-se às novas tecnologias é uma obrigação se você deseja maximizar o potencial do seu negócio. A digitalização da gestão de documentos e das rotinas administrativas e informações possibilita a melhoria da gestão do negócio e torna todos os processos mais eficientes, por isso é importante contar com as soluções certas para garantir o resultado idealizado.

Ferramenta de digitalização de documentos

A digitalização refere-se ao ato de transformar qualquer coisa física em uma representação digital, de forma que os sistemas de computador podem utilizá-lo para automatizar operações ou fluxos de trabalho.

A digitalização dos documentos em papel é o primeiro passo para a verdadeira transformação digital nas empresas. Com a ajuda da tecnologia, os documentos digitalizados tornam-se fáceis de se manter, armazenar, recuperar e processar. Eles reduzem os custos, o tempo e o esforço necessários para gerenciar registros físicos.

Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem promove a liberação do espaço físico para documentos em papel e dispensa a necessidade de gastos crescentes com a ampliação da capacidade de servidores locais para armazenamento de documentos digitais nas empresas.

Além disso, o armazenamento em nuvem garante acessibilidade aos documentos a qualquer hora, em qualquer lugar e por meio de qualquer dispositivo, seja em um desktop, laptop, smartphone ou tablet: O acesso contínuo aos documentos necessários torna a digitalização da gestão de documentos e das rotinas administrativas mais simples e conveniente.

Armazenar documentos digitalmente para que as partes interessadas e os funcionários possam acessá-los facilmente a qualquer momento é nitidamente vantajoso, pois aumenta a eficiência e a competitividade dos negócios.

Workflow – Otimização dos Fluxos de trabalho

A maioria das empresas depende de centenas, senão milhares, de documentos para realizar suas operações diárias. Esses documentos circulam de forma continua durante o expediente entre departamentos, trabalhadores, pacientes e fornecedores para decisões, aprovações, assinaturas e alterações.

A maioria das organizações ainda depende muito de papéis, e a forma como eles lidam com esses documentos pode provocar um impacto fundamental na produtividade, lucratividade e despesas operacionais. São faturas, pedidos de licença, pedidos de compra, reclamações, folha de pagamento, propostas e outros procedimentos com muitos documentos que podem gerar uma sucessão de atrasos nas operações comerciais se forem geridos de forma ineficiente.

Por meio do workflow as rotinas de trabalho são registradas, protocoladas e se tornam rastreáveis, aditáveis e otimizáveis.

Essa tecnologia permite a execuções das tarefas, a troca de informações e o trâmite digital dos arquivos pelos usuários em suas respectivas operações e departamentos, onde são acompanhadas com detalhes em forma de histórico, podendo inclusive verificar a data e horário da execução, número do protocolo, os participantes do processo, o aceite ou devolução, a mensagem, o parecer ou o despacho de trabalho em cada etapa, além da visualização do documento digital que percorreu aquela rotina.

O uso de uma ferramenta workflow (fluxo de trabalho) para simplificar as atividades centradas em documentos é significativamente benéfico para as operações de sua empresa, pode ajudar a aumentar a produtividade, obter o controle dos processos e fazer a transição para rotinas administrativas, tornando-as mais enxutas e digitais.

Assinaturas digitais e eletrônicas

Uma assinatura digital ou eletrônica é uma operação criptográfica que combina a assinatura eletrônica e os dados usados ​​para autenticar o processo de assinatura.

Usando a tecnologia de criptografia de infraestrutura de chave pública, uma assinatura digital fornece uma trilha de auditoria e valida que a assinatura não foi alterada durante o processo de transação, com a mesma credibilidade (fé pública), por exemplo, que um tabelião confere a um documento ao reconhecer uma assinatura física (reconhecimento de firma), porém sem a necessidade de se deslocar ao cartório e desembolsar para obter este serviço.

Para remetentes e destinatários, as assinaturas digitais oferecem roteamento de documentos mais rápido e maior tranquilidade. Nas rotinas administrativas garantem transações mais rápidas, seguras e melhor atendimento ao cliente, até mesmo mais confiáveis que toda a operação tradicional para assinatura física de documentos, com validade jurídica assegurada por lei.

Essa tecnologia pode ser integrada aos fluxos de trabalhos digitais, onde combinadas eliminam a necessidade logística para a coleta de assinatura dos signatários, melhoram a experiência do usuário, mantém a conformidade e segurança, além de tornar os processos mais simples e otimizados.

GED – Gerenciamento Eletrônico de documentos

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é a ferramenta primordial para garantir os benefícios da digitalização das rotinas administrativas da sua empresa.

Esses sistemas permitem que você encontre facilmente o documento de que necessita, quando precisar, colocando sua empresa no caminho para um espaço de trabalho totalmente digital.

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, em sua essência, é um software que captura, cadastra, arquiva, anexa, recupera, distribui e acessa os documentos digitais. Em sua forma mais básica, ele permite que você forneça de maneira rápida e simples aos funcionários, clientes e fornecedores as informações de que eles precisam, minimizando as ineficiências e permitindo que você cumpra seus objetivos de negócios.

Um GED eficiente é aquele que integra todas as tecnologias voltadas para a gestão de documentos como os citados nos tópicos anteriores.

Controle e segurança de dados aprimorados

Os dados e as informações de uma organização podem ser confidenciais, por isso precisam ser protegidos adequadamente. Pode ser difícil ou mesmo impossível obter controle e segurança completos com um método tradicional de armazenamento baseado em papel.

Por isso contar com uma ferramenta que garanta o gerenciamento eficiente dos documentos administrativos da sua empresa é essencial garantindo o controle e a segurança dos dados que o seu negócio precisa.

Integração com outros sistemas de negócios

Integrar sistemas e ferramentas voltadas para as diferentes operações de negócio em uma empresa é uma estratégia que está se tornando popular e recomendável por todos os especialistas em tecnologia da informação e de inteligência de negócio.

A colaboração entre sistemas voltados para a gestão documental, rotinas administrativas e das rotinas operacionais da sua empresa é uma realidade acessível hoje em dia.

Essa estratégia permite reduzir o tempo de execução de tarefas quanto se possui sistemas diferentes com finalidades distintas, porém que são alimentadas pelos mesmos registros e informações dentro de uma organização.

Faça a digitalização da gestão de documentos e das rotinas administrativas da sua empresa com o Grupo Gerenciar

O Grupo Gerenciar desenvolveu o Sistema Gerenciar pensando em facilitar as rotinas administrativas das empresas por meio da digitalização da gestão documental.

O Sistema Gerenciar é um software de gerenciamento inteligente de documentos que integra todas as tecnologias necessárias para gerenciar as rotinas administrativas de documentos da sua empresa, contando com todas as ferramentas apresentadas como Digitalização de documentos, Armazenamento em nuvem, Workflow, Assinatura Digital e Eletrônica, todo o Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED e a possibilidade de integração com outros sistemas, além de contar com um time de especialistas e consultores qualificados e experientes, prontos para auxiliá-lo no processo de transformação digital do seu negócio.

Inclusive, o Sistema Gerenciar ainda possui ferramentas de configuração para definir as funções de vários usuários, controle de acesso, nível de segurança de documentos, trilhas de registro, histórico de todos os fluxos de trabalhos, relatórios e muito mais.

Gerencie facilmente as rotinas administrativas do seu negócio, simplifique a carga de trabalho e controle com alta eficiência em todos os processos documentais. Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e conheça nossas soluções.

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