Principais recursos para o gerenciamento de documentos eficiente

Atualmente, empresas e organizações lidam diariamente com uma enorme quantidade de documentos e dados à medida que operam e se relacionam com clientes, parceiros e outras partes interessadas.

Diante disso, para garantir que o compartilhamento e o armazenamento de arquivos sejam eficientes, as empresas devem contar com o gerenciamento de documentos. Criar e reunir documentos é relativamente fácil. Organizá-los e armazená-los para que sejam acessíveis e seguros é onde a maioria das equipes enfrenta problemas.

Por isso, realizar a implementação de processos e ferramentas para organizar e gerir os documentos e suas informações garantirá a segurança e qualidade das suas operações.

Entenda o que é Gestão Documental

A gestão documental no universo coorporativo pode ser entendida como o controle e a coordenação de todos os processos envolvidos no fluxo de documentos de uma empresa de modo que garanta que o pessoal autorizado tenha um acesso seguro e eficiente aos documentos sempre que necessário.

Os processos envolvidos no fluxo de um documento incluem produção ou captura, armazenamento, indexação, rastreamento, distribuição e recuperação de documentos.

Em termos mais básicos, o gerenciamento de documentos é como uma empresa organiza, armazena, rastreia e gerencia seus documentos sejam eles em papel ou em formato eletrônico.

Toda empresa ou organização possui alguma forma de gerenciamento de documentos que envolve a produção ou captura, armazenamento e recuperação de documentos em suas operações diárias. O problema é que muitas vezes o processo é informal, carente de padrões e geralmente demorado para a maioria das organizações e dificilmente recebe a atenção que merece.

É por isso que é imprescindível ter um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos eficiente, para garantir economia de tempo e produtividade à gestão dos documentos da sua empresa.

Os softwares de gerenciamento de documentos incluem em suas funcionalidades todos os recursos essenciais para efetividade na execução de cada processo envolvido no fluxo de documentos. E, é isso que você vai conhecer nesse artigo.

Principais práticas recomendadas para um gerenciamento de documentos eficiente

Uma coisa que você pode fazer para aproveitar ao máximo os recursos de uma ferramenta é adotar as melhores práticas de gerenciamento de documentos. Com elas, você pode ajustar seu processo de arquivamento digital enquanto maximiza seu novo software.

• Designe alguém para supervisionar seus arquivos: para garantir eficiência nas rotinas de fluxos de documentos é importante garantir que os processos sejam padronizados e executados corretamente. Você pode designar um profissional (arquivista ou bibliotecário, caso seja possível) que supervisione como o processo de gestão documental é realizado. Esse colaborador também deve manter um registro de como a equipe processa seus documentos.
• Defina regras para armazenar, proteger e excluir arquivos: Antes de implementar seu sistema de gerenciamento de documentos, normalize como você converterá documentos em papel em arquivos eletrônicos. Crie categorias para seus documentos, decida quem pode ou não acessar os arquivos e descubra quando excluir determinados documentos. Você pode fazer isso criando um manual de gestão documental.
• Estabeleça regras de nomenclatura de arquivos: A organização de documentos começa a partir do momento em que você nomeia seus arquivos. Com as nomenclaturas de seus arquivos despadronizados, será difícil classificar e arquivar seus documentos. É por isso que é importante que você siga um padrão de nomenclatura de arquivos (tipologia documental) que organizem perfeitamente seus documentos.
• Formule uma política de retenção de arquivos: Não importa o quão importante um determinado documento seja para você agora, há uma chance de você não precisar do arquivo depois de alguns meses ou anos. Com isso dito, você precisa criar uma política de retenção de arquivos.

Você pode definir datas de vencimento (prazo de guarda documental) para determinados arquivos, bem como criar uma diretriz para determinar quando um arquivo especifico deve ser excluído. Isso permite que você mantenha seu banco de dados livre de arquivos desnecessários.

Gerenciamento de Documentos: recursos para garantir a eficiência

Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos possuem recursos que agilizam o processo de colaboração e gerenciamento de seus documentos. Aqui está uma lista com os recursos essenciais que compõem um bom sistema de software de gerenciamento de documentos.

Captura / Digitalização de documentos

Digitalização de documentos referem-se ao processo de digitalização de arquivos em papel ou imagem impressa e convertê-los em documentos eletrônicos, capturando informações valiosas e salvando o arquivo em um repositório central como uma ferramenta de gestão eletrônica de documentos.

O recurso de digitalização de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos garante que todos os arquivos sejam rastreados em todas as etapas do fluxo de atividades da empresa. Através da captura digital, os arquivos podem ser facilmente encontrados por meio do recurso de busca do sistema.

Os benefícios de converter seus documentos para o formato digital são diversos, independentemente do setor em que você atua. Com acesso mais rápido e fácil aos documentos, seus funcionários podem aumentar sua produtividade e atender as demandas dos clientes mais rapidamente.

Dessa maneira, ao utilizar os recursos de digitalização de documentos e o armazenamento em uma ferramenta de gerenciamento de documentos é possível tornar o ambiente de trabalho paperless (sem papel), com maior organização sem necessidade de espaço extra, economizando tempo e dinheiro, eliminando atividades improdutivas, como armazenar e recuperar documentos de pastas e armários.

Armazenamento em nuvem

Essencialmente, o armazenamento em nuvem é uma maneira de armazenar dados fora do local de forma simples, segura e digital. O armazenamento em nuvem elimina a necessidade de comprar soluções de armazenamento de documentos físicos como armários e prateleiras ou mesmo ter que desembolsar fortunas com datacenter local e toda a estrutura de rede e profissional requerida para configurar e manter a tecnologia e os equipamentos para a salvaguarda dos dados e arquivos digitais.

Por meio de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos baseados em nuvem seus arquivos podem ser digitalizados e armazenados de forma prática, segura e com investimento acessível.

Existem vários benefícios para o armazenamento em nuvem, incluindo eficiência de custos, segurança, acessibilidade e escalabilidade. Além de simplificar seu armazenamento de dados, uma solução de gerenciamento de documentos que oferece o armazenamento em nuvens proporciona à sua empresa a centralização dos dados e a mobilidade nas operações, garantindo que os documentos possam ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora.

Indexação e metadados

Não adianta apenas digitalizar os documentos e armazena-los, é preciso tornar o acesso fácil e o armazenamento organizado e seguro.

O recurso de indexação de documentos faz parte do processo de usar práticas eficazes de nomenclatura de metadados para facilitar o armazenamento, a localização e a classificação de seus arquivos digitais. Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos utilizam metadados para criar a capacidade de pesquisa dentro do sistema.

Em suma, metadados são informações estruturadas que permitem classificar e organizar um documento dentro do sistema. As informações são baseadas em critérios que você define que fazem mais sentido para suas operações. Os parâmetros personalizados de metadados podem incluir autores, datas, palavras-chave, etc.

Dessa maneira os metadados dão ao seu software de gerenciamento de documentos um ponto de referência que dá ao recurso de pesquisa o poder de encontrá-lo com o uso de uma palavra-chave. Isso significa que acessar seus documentos internos será tão fácil quanto uma pesquisa no Google.

Além disso, os metadados garantem que cada documento seja agrupado com documentos semelhantes com base nas palavras-chave usadas. Como resultado, você agiliza sua capacidade de gerenciar seus documentos porque aplica os mesmos termos de identificação para grupos específicos como departamentos, tipo de arquivo, etc.

Assim a organização de grandes volumes de documentos fica mais fácil porque os metadados categorizam cada documento reduzindo o tempo necessário para pesquisar manualmente cada categoria. Tornando o processo de gestão documental padronizado e o acesso aos seus arquivos muito mais simples.

Fluxos de trabalho automatizados

O recurso de fluxo de trabalho automatizados no gerenciamento de documentos garantem que os documentos sejam movidos com eficiência entre os usuários certos.

Muitos documentos passam por diversos departamento para garantir o resultado em tomadas de decisões ou até mesmo na conclusão de uma atividade. O tempo perdido se acumula em sistemas em que os usuários precisam determinar por si mesmos quem deve receber os documentos quando suas próprias tarefas forem concluídas.

Um fluxo de trabalho garante a simplificação de todos os documentos do local de trabalho para que todas as pessoas possam ter acesso aos documentos rapidamente e realizar seu trabalho sem problemas. Além disso, esses fluxos de trabalho também podem ser configurados para ramificar de forma diferente de acordo com critérios específicos, como aprovação e reprovação ou valores acima ou abaixo de determinados limites por exemplo.

Quando os documentos são gerenciados eletronicamente, os fluxos de trabalho são mais transparentes e avançam em um ritmo mais rápido. Menos erros precisam ser corrigidos e o tempo empregado na busca de documentos é drasticamente reduzido.

Ao gerenciar seu fluxo de trabalho dos documentos digitais, você não apenas elimina as ineficiências associadas a documentos em papel, mas também economiza com a redução dos custos operacionais, como manutenção, impressão, arquivamento e armazenamento de papel. Além disso também garante o aumento da produtividade e melhora a eficiência geral do escritório, o que acaba desencadeando um impacto positivo nos resultados da empresa.

Assinaturas Eletrônicas

Em todas as empresas, muitos documentos, contratos ou outros papéis precisam ser assinados todos os dias. E isso geralmente é feito por vários funcionários. Em vez de continuar esse processo manualmente e em papel, sua empresa pode introduzir uma solução digital como as assinaturas eletrônicas.

As assinaturas eletrônicas são um substituto legal para assinaturas manuscritas, que garantem a integridade, a autoria e a validade jurídica do conteúdo eletrônico. O recurso de assinatura eletrônica ajuda a viabilizar a eliminação do uso de papel e a redução dos custos operacionais de impressão, transporte e armazenamento físico dos documentos.

Além de já garantir segurança, o recurso de assinaturas eletrônicas disposto em um sistema de gestão eletrônica de documentos garante maior segurança e gerenciamento de todas as etapas do fluxo de assinatura de documentos.

Controle de acessos e segurança

Um recurso muito útil e essencial para uma ferramenta de gestão eletrônica de documentos é a capacidade de controlar o acesso dos usuários aos documentos. O Acesso pode ser configurado por exemplo, por departamento ou tipo documental, e até mesmo controlar as funções permitidas a ele dentro do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Dessa maneira é possível garantir maior segurança das informações e o bom andamento do fluxo de documentos dentro da empresa, os usuários passam a acessar somente os documentos pertinentes às suas atividades.

Além das funções de segurança estabelecidas pelas regras de autorização, os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos podem proteger ainda mais o conteúdo confidencial por meio da utilização de login e senha, além do uso de criptografia, garantindo maior segurança ao processo de gestão documental.

Documentos em papel são difíceis de proteger devido às muitas complicações irreversíveis que podem ocorrer. Um sistema de gerenciamento de documentos fornece uma ampla gama de segurança para ajudar a evitar violações de dados e prepará-lo para estar pronto para uma auditoria, por exemplo.

Trilha de auditoria

O objetivo principal de uma auditoria é mostrar total transparência em suas operações para garantir que sua organização permaneça em conformidade. O recurso de trilha de auditoria basicamente registra as ações realizadas em um arquivo pelos usuários/colaboradores da equipe.

Esse recurso simplifica o gerenciamento dos documentos, permite que os gestores saibam qualquer alteração no registro como por exemplo edição da ficha documental, exclusão de arquivos, alteração de nomenclatura e o rastreio do trâmite (onde os documentos percorreram, o tempo de permanência no local e onde se encontra atualmente).

Integração de dados

Com tantas ferramentas tecnológicas no mercado é essencial contar com uma ferramenta de gestão eletrônica de documentos que tenha recursos de integração com outros softwares.

A integração de softwares reduz a entrada manual de dados, fornece uma interface unificada e elimina entradas duplicadas. Além disso, a eliminação de entradas manuais também ajuda a tornar suas equipes mais produtivas no trabalho.

Outro benefício deste recurso é que ele agiliza os processos de negócios e sincroniza dados entre plataformas integradas. A integração de softwares aumenta significativamente a produtividade dos negócios e ajuda as organizações a escalar rapidamente.

Conte com a ferramentas de gestão documental do Grupo Gerenciar

O Grupo Gerenciar trabalha em todas as etapas do processo de gerenciamento de documentos e conhece as dificuldades que uma empresa pode enfrentar por não ter uma gestão eficiente. Por isso desenvolveu o Sistema Gerenciar, uma solução que reúne todos os recursos que sua empresa precisa pra administrar os documentos de maneira ágil e segura.

O Sistema Gerenciar conta com todos os recursos para o gerenciamento de documentos eficiente apresentados acima. Digitalize documentos, organize seus arquivos eletrônicos, simplifique seu fluxo de trabalho e de documentos, controle o acesso aos seus arquivos, assine de forma digital ou eletrônica, melhore a segurança, integre-o a outros softwares e faça muito mais.

Para o seu benefício, o Grupo Gerenciar ainda dispõe de um time de profissionais altamente qualificados e especialistas na implementação das melhores práticas e soluções, para auxilia-lo na gestão de documentos e na transformação digital do seu negócio.

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