Gerenciamento de Arquivos Inativos: como organizar o da sua empresa

Uma coisa comum em todas as organizações e negócios, independentemente do tamanho ou setor, é que todos produzem e fazem uso de documentos. Uma coisa que sempre enfatizamos é que os documentos são o coração de uma organização.

Nenhuma organização pode se estruturar sem eles e cada instituição deve tomar as medidas necessárias para garantir que eles sejam gerenciados de forma eficaz, como parte de uma iniciativa de gerenciamento de dados corporativos.

De acordo com os conceitos arquivísticos, cada documento que circula nas rotinas de trabalho deve percorrer uma sequência de fases, que se dão desde a sua produção até o arquivamento permanente ou eliminação, e, essas fases integram o ciclo de vida dos documentos, cuja temporalidade pode ser finalizada dentro de alguns meses ou anos, ou até mesmo se tornar permanente.

O ciclo de vida dos registros é determinado por quanto tempo deve ser retido para por exemplo atender aos requisitos legais, administrativos, fiscais e históricos. Ao longo desse processo, um registro deve ser adequadamente utilizado e gerenciado durante sua existência. É no gerenciamento do ciclo de vida dos documentos que os arquivos podem ser definidos como ativos ou inativos de acordo com a linguagem administrativa.

Mas afinal, o que é um arquivo ativo e um arquivo inativo?

Antes de falarmos sobre como organizar o gerenciamento dos arquivos inativos da sua empresa, precisamos entender as definições de arquivo ativo e arquivo inativo:

Arquivos ativos: são documentos que ainda estão sendo usados ativamente nas operações diárias de uma empresa. Eles geralmente são referenciados com frequência e devem ser convenientemente localizados dentro do escritório. Um exemplo desses arquivos são documentos utilizados no processo de negociação de algum contrato recente.

Com base no ciclo de vida dos documentos, os arquivos ativos estão na fase corrente.

Arquivos inativos: é um documento ou conjunto de documentos que NÃO estão sendo usados ativamente por um escritório de uma empresa, mas que devem ser retidos por motivos legais, operacionais ou mesmo históricos. Um exemplo são os documentos de departamento de recursos humanos, que são obrigados a manter registros de colaboradores por um período bastante longo.

Tendo como referência o ciclo de vida dos documentos, os arquivos inativos são os documentos em fase intermediaria ou em fase permanente.

É fundamental que as empresas estabeleçam um plano de retenção e classificação de documentos para garantir o gerenciamento eficiente do ciclo de vida desses arquivos que defina quando um documento se torna inativo e onde esses arquivos devem ser armazenados.

Os instrumentos que formalizam a classificação e o prazo de guarda dos documentos de uma empresa são respectivamente o Plano de Classificação de Documentos – PCD e a Tabela de Temporalidade Documental – TTD. O ideal é a empresa contar com os conhecimentos e as habilidades de um profissional arquivista para elaborar esses instrumentos mediante uma análise precisa do acervo da empresa.

Qual é a importância do arquivo inativo?

O gerenciamento de arquivos inativos é um componente importante da gestão documental. O fato desses arquivos não serem utilizados diariamente, não significa que eles não sejam mais importantes. O gerenciamento eficiente desses arquivos deve garantir que eles sejam mantidos em segurança e garanta a acessibilidade em caso de necessidade como em casos de auditorias ou comprovação jurídica/fiscal.

Todavia, existem alguns desafios que são enfrentados pelas empresas para manterem esses arquivos, entre todos o mais comum trata-se das limitações de espaço, já que o volume desses registros é crescente. Para isso, é importante contar com estratégias e tecnologias para fazer o gerenciamento correto e eficiente desses arquivos.

Como cuidar e organizar o arquivo inativo da empresa?

Toda empresa deve garantir a organização, o rastreio e a acessibilidade de todo o acervo documental, independente se esse arquivo ser ativo ou inativo. Por isso, é fundamental aplicar metodologias de gerenciamento de documentos.

De acordo com a lei 8.159/1991 a gestão de documentos é definida como um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente”.

Em suma, o gerenciamento de documentos pode ser entendido como o ato de gerenciar e controlar a documentação de uma empresa ou organização, aplicando as melhores práticas no gerenciamento das informações para que os documentos sejam utilizados de maneira eficiente.

Para isso, é possível contar com metodologias e tecnologias que garantam a eficiência do processo de gerenciamento de todo o fluxo documental. Confira algumas dicas de como cuidar e organizar o arquivo inativo da sua empresa:

Desenvolva políticas de retenção de arquivos

Como já citamos, é fundamental que a sua empresa ou organização desenvolva políticas e procedimentos para o cuidado desses arquivos, mapeando exatamente quais documentos são elegíveis e quais etapas devem ser seguidas quando determinados critérios são atendidos. Nesse mapeamento é importante identificar os documentos e fluxos de trabalho, estabelecer padrões de propriedade e qualidade, nomear e classificar os documentos.

Por exemplo, você pode ter uma política de que, quando os documentos contábeis atingirem 12 meses de idade, eles sejam qualificados para serem armazenados como arquivos inativos, já que estão em sua fase intermediaria e não são utilizados de maneira recorrente no escritório.

Além disso, deve garantir que sua equipe esteja treinada sobre as novas políticas e procedimentos. Dessa forma você garante que os processos sejam padronizados e fluam ao longo do tempo.

Terceirização do armazenamento/guarda de documentos

O armazenamento de arquivos no local ocupa uma grande quantidade de espaço valioso no escritório e requer muito tempo para os colaboradores gerenciarem. Muitas vezes, várias pessoas têm acesso aos registros, o que pode dificultar a segurança das informações e a manutenção da organização dos documentos. Inclusive, os arquivos podem ser extraviados, danificados, destruídos ou perdidos inadvertidamente.

Além disso, muitas empresas ainda mantém os arquivos antigos ou inativos jogados em porões, depósitos ou instalações de auto armazenamento sem gerenciamento algum, simplesmente porque as prateleiras e armários de armazenamento no local estão transbordando, deixando-os vulneráveis devido à falta de segurança, danificados ou continuamente expostos por exemplo a insetos, luz, umidade, inundações, etc. por longos períodos de tempo que podem torná-los irrecuperáveis.

Terceirizar a guarda dos documentos em um armazenamento externo e especializado representa a oportunidade de conservar adequadamente os arquivos inativos que você não utiliza no dia-a-dia, mas que pode precisar acessá-lo mais adiante, além de utilizar de forma mais produtiva e rentável os espaços na sua empresa anteriormente ocupados com pilhas de arquivos.

Uma empresa de guarda de documentos permite que as empresas maximizem seu espaço de escritório. Essas instalações aumentam a segurança, incluindo controle de acesso e proteção contra danos que possam ocorrer em um escritório.

Além disto, em termos de acessibilidade, empresas especialistas em guarda de documentos contam com o uso de sistema para o rastreamento de documentos, garantindo que uma empresa sempre saberá onde estão localizados seus registros, eliminando a probabilidade de registros perdidos ou extraviados.

Digitalização de documentos

O serviço de digitalização de documentos converte seus arquivos físicos inativos em imagens digitais de fácil acesso. Por meio da digitalização é possível obter imagens de alta qualidade com segurança principalmente em caso de grandes volumes.

O serviço de digitalização de documentos é muito útil em todos os setores, mas existem alguns departamentos comuns em que a conversão de documentos físicos (em papel) em arquivos digitais geram um impacto maior e imediato. Sem surpresa, esses são departamentos que lidam com muito papel como contas a pagar/receber, recursos humanos, same (arquivo de hospitais e clinicas), e contabilidade.

Além disso, a digitalização dos documentos oferece diversos benefícios como agilidade no acesso aos arquivos, recuperação do espaço do escritório, redução de custos de armazenamento, melhor atendimento ao cliente, conformidade e eficiência em caso de auditoria e melhor aplicação de políticas e regras de negócios.

Inclusive, o serviço de digitalização de documentos em conformidade com o decreto 10.278/2020 fornece um caminho para se livrar do papel e migrar essas informações para uma plataforma digital como um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Isso não apenas reduz as necessidades de armazenamento físico, mas também adiciona um nível maior de segurança e acessibilidade às informações, o que é fundamental para os requisitos de conformidade. Isso criará espaço livre em todo o seu escritório e permitirá que você finalmente se livre desses armários volumosos.

Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem é um método de armazenamento digital de dados que normalmente usa servidores remotos. Por meio da nuvem é possível armazenar documentos, registros, informações e qualquer tipo de arquivo digital.

Isso garante o acesso fácil aos arquivos em qualquer lugar e a qualquer hora, facilitando o compartilhamento das informações. Bem como, permite que trabalhadores remotos acessem facilmente os arquivos.

Mas, assim como a digitalização um dos maiores benefícios do armazenamento em nuvem é proporcionar a economia de espaço no escritório. Consequentemente gerando economia financeira pela dispensa de custos com armários e unidades físicas de armazenamento.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED

A digitalização dos documentos e o armazenamento em nuvem já proporcionam benefícios importantes no armazenamento e cuidado dos arquivos inativos. Mas, contar com um software de gerenciamento eletrônico de documentos é indispensável, e pode potencializar a efetividade da gestão de todos os documentos da sua empresa.

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é uma solução capaz de armazenar, gerenciar e recuperar documentos com base em usuários autorizados, geralmente fornecendo funcionalidade de pesquisa, acesso móvel a documentos, distribuição de documentos e funcionalidade de automação de fluxo de trabalho.

Além disso, uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos conta com as funcionalidades essenciais para o perfeito gerenciamento de todos os arquivos da sua empresa, incluindo recursos de digitalização de documentos e armazenamento em nuvem.

Inclusive, com um Sistema GED sua empresa pode garantir vários benefícios como a localização rápida dos documentos, maior organização dos arquivos por tipo e departamento, melhoramento e padronização dos fluxos de trabalho, redução de custos com armazenamento, centralização dos arquivos, permissões de acesso, maior integridade dos dados e proporciona o aprimoramento do controle e segurança dos arquivos.

O gerenciamento eletrônico de documentos é provavelmente a maneira mais eficiente de armazenar e gerenciar seus arquivos ativos e inativos. Pois além dos seus benefícios já citados, esse sistema é capaz gerenciar tanto os arquivos físicos quanto os digitais, proporcionando organização e rastreio aos documentos em todo o ciclo de vida, desde a fase corrente, intermediaria e no caso de documentos em fase permanente.

As soluções de gerenciamento eletrônico de documentos são uma tendência e a chave para o gerenciamento eficiente de documentos ativos e inativos. Armazenar documentos digitalmente para que as partes interessadas e os funcionários possam acessá-los facilmente a qualquer momento aumenta a eficiência e a competitividade dos negócios.

Descarte seguro dos documentos

Como já citamos, todos os arquivos estão inseridos em um ciclo de vida, e entender o propósito de um arquivo permitirá que você determine quanto tempo esse ciclo de vida durará.

A última fase do ciclo de vida dos documentos envolve a destruição dos arquivos ou a guarda permanente. Quando os períodos de retenção dos registros inativos expiram, o ciclo de vida dos arquivos chega ao fim. Por isso, a importância da definição de políticas e processos para a retenção de arquivos como já citado.

O descarte de documentos é o processo de destruição de arquivos que cumpriram seu período de retenção e não são necessários para auditoria, ação pendente ou iminente. O problema com registros inativos é que eles ocupam espaço. Se um arquivo inativo atingiu o fim de seu ciclo de vida e de retenção, ele deve ser destruído.

Esses registros documentam nossas decisões de gestão, fornecem referências históricas de transações e eventos e demonstram a conformidade regulatória. O cronograma de retenção deve ser organizado por tipo de registro e indicar o período de tempo que cada registro deve ser mantido antes de ser destruído ou revisado quanto ao valor histórico.

Recentemente, o Decreto nº 10.278/2020 que estabelece requisitos para a digitalização de documentos, trouxe mudanças significativas no processo de descarte de documentos, com base na lei já é possível descartar documentos que estão com prazo de guarda em plena vigência, mediante a digitalização e a certificação dos arquivos.

Após a certificação dos arquivos digitalizados, ainda segundo o decreto, os documentos físicos que não possuem prazo de guarda permanente podem ser eliminados e por sua vez os documentos digitais devem ser armazenados respeitando o prazo de guarda original do registro físico.

Depois de converter todos os seus documentos em arquivos digitais, a destruição é o melhor método para garantir que nenhuma informação seja vazada ou roubada. O descarte adequado de documentos é vital para a segurança dos negócios, não apenas para as próprias empresas, mas também para seus clientes.

Já que as leis de proteção de dados não abrangem apenas a criação e o compartilhamento de dados pessoais – eles também devem ser destruídos com segurança quando não forem mais necessários.

Os métodos recomendados incluem incineração, polpação, pulverização, trituração ou maceração. Alguns tipos de papel podem exigir métodos específicos para garantir a destruição. Porém, é importante garantir que o processo seja sustentável e não prejudique o meio ambiente.

Assuma o controle e melhore a eficiência dos seus arquivos inativos

O gerenciamento adequado e eficiente tanto dos seus arquivos inativos quanto do seu acervo documental total garante que sua equipe possa encontrar o que precisa sempre que necessário. Contar com a ferramenta certa nesse processo pode garantir ao seu negócio muitos benefícios e vantagem competitiva sobre seus concorrentes.

Pensando nas melhores estratégias de gerenciamento de documentos o Grupo Gerenciar dispõe de soluções eficientes para potencializar a organização e o cuidado completo dos arquivos, oferecendo soluções como guarda de documentos em estrutura adequada, sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) com recursos de digitalização de documentos atendendo às exigências legais, incluindo ainda a assinatura digital ou eletrônica e a automatização dos fluxos de trabalho com foco na redução da produção de documentos em suporte de papel (conceito paperless).

Além disso, o Sistema Gerenciar possibilita que os usuários gerenciem permissões e acesso a informações que atendam às suas necessidades organizacionais. Ele integra recursos como rastreamento de documentos, proteção por senha, restrições de acesso a arquivos, etc. que ajudam a manter as informações importantes da sua empresa muito mais seguras.

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