Importância da digitalização de documentos médicos para hospitais e clínicas

Para as atividades médicas e instituições de saúde, atender as necessidades dos pacientes e fornecer atendimento de qualidade são prioridade. Infelizmente, essa enorme responsabilidade vem acompanhada de toneladas de papelada.

O processo de admissão de pacientes em qualquer ambiente de saúde é demorado e produz quantidades significativas de papel. 70% das novas informações do paciente são recebidas com documentos em papel, o que demanda tempo e gastos financeiros para processar as informações manualmente. O registro manual de dados está propenso a maiores riscos de erro, e isso pode afetar o atendimento ao paciente.

E, a pior parte? Essas instituições são legalmente obrigadas a organizar e armazenar toda essa documentação, algumas das quais devem ser mantidas em arquivo por muitos anos. Porém, armazenar os dados do paciente em formato de papel é um método tradicional que possui inúmeras desvantagens, porque vários indivíduos que necessitam simultaneamente das mesmas informações não podem acessá-las simultaneamente.

Um exemplo clássico é, quando médicos de diferentes equipes e especialidades de um determinado hospital precisam analisar os dados do paciente devido aos desafios de saúde, para traçarem um diagnóstico preciso e intervenções efetivas para o caso.

Dados registrados em papel tendem apresentar dificuldades de manuseio e acesso como no cenário citado anteriormente. Assim, o serviço de gerenciamento e digitalização de documentos é uma excelente solução para o sistema de saúde. A transformação digital pode ajudar as organizações de saúde a criar sistemas e processos interconectados para pacientes e equipes médicas e permitir que forneçam os cuidados e serviços necessários com muito mais eficiência, segurança e precisão.

A digitalização de registros médicos e a adoção de processos e procedimentos sem papel oferecem benefícios que vão desde a redução de tempo até a economia de dinheiro. A digitalização de documentos médicos tornou-se demanda importante no domínio da saúde. É muito desafiador gerenciar os dados médicos armazenados em papéis com eficiência em uma sociedade com vida acelerada, marcada por grandes avanços tecnológicos.

Os dados digitalizados melhoram a eficiência geral da assistência médica. Os serviços de digitalização de documentos médicos são a maneira mais rápida e eficaz de modernizar seu sistema de manutenção de registros.

Com tudo isso em mente, veremos como as soluções digitais avançadas podem beneficiar o setor de saúde, pacientes, funcionários e serviços.

Principais problemas causados pela dependência do papel para hospitais e clínicas médicas

A dependência contínua de sistemas manuais de manutenção de registros em papel, além de ter se tornado uma prática obsoleta, apresenta uma série de problemas e riscos para qualquer organização de saúde. Esses desafios podem afetar negativamente a qualidade do atendimento prestado e devem ser considerados ao ponderar a opção de digitalizar os prontuários médicos.

Estes são alguns exemplos de problemas encontrados por organizações de saúde que ainda dependem de registros em papel:

O alto custo do papel

Os fornecedores de assistência médica precisam armazenar e manter um grande volume de dados confidenciais a todo momento, e as ineficiências administrativas atribuídas ao trabalho com registros em papel podem criar sobrecarga financeira evitáveis.

O tempo do funcionário gasto gerenciando e organizando esses registros também pode aumentar rapidamente. De acordo com pesquisa fornecida pelo Gartner, os trabalhadores podem gastar em média 20-30% do seu tempo gerenciando documentos. Isso é muito tempo perdido, e tempo perdido é dinheiro desperdiçado.

Além do custo de gerenciamento de papel, os registros médicos precisam ser armazenados, muitas vezes por longos períodos de tempo. Os custos com impressão e insumos para impressoras, bem como o espaço do escritório é caro e o armazenamento de papel pode ocupar muito espaço.

A digitalização de registros médicos elimina o acumulo descontrolado de documentos e simplifica o acesso aos dados, reduzindo os custos com armazenamento e libera espaço para usos específicos e fundamentais.

Problemas de conformidade e segurança

As organizações de saúde lidam diariamente com dados confidenciais. Os registros médicos em papel expõem os profissionais de saúde a um risco maior de problemas relacionados à conformidade, pois neste caso, proteger esses dados pode ser difícil. Isso se deve à própria insegurança e limitações do uso do papel; Ele pode ser facilmente perdido, roubado, mal manuseado ou rotulado incorretamente.

A mudança para um sistema eletrônico de documentos ajuda eliminar essas possíveis armadilhas de conformidade, aumentando consideravelmente a segurança de seus registros. Ele faz isso permitindo que as organizações implementem um controle de acesso rigoroso aos registros dos pacientes, eliminando a possibilidade de extravio ou perda de dados.

Erro humano

Embora erros possam acontecer em qualquer local de trabalho, registros médicos confidenciais que foram extraviados ou arquivados incorretamente por um funcionário podem levar à exposição, ou, pior ainda, a resultados adversos ao atendimento do paciente. Documentos em papel podem ser facilmente inseridos em arquivos ou pastas erradas, ou mesmo serem categorizados incorretamente ou até mesmo perdidos.

Os sistemas de documentos eletrônicos reduzem a possibilidade de erro humano cotidianos quando o papel deixa de circular fisicamente e passa a tramitar em ambiente digital, com a implementação de métodos organizacionais otimizados e estruturação eficiente dos dados.

Saúde do paciente

Os processos de manutenção de registros em papel representam também riscos indiretos/ocultos à saúde do paciente. Quando os registros médicos de um paciente são armazenados em um sistema de arquivamento em papel, a chance de um médico não ter acesso a uma importante informação histórica de saúde diminui drasticamente.

Isso também significa que os registros dos pacientes são mais difíceis de acessar em caso de emergência, onde o acesso físico direto aos registros em papel pode ser necessário, os registros eletrônicos podem ser facilmente compartilhados.

Perda de dados

Os registros em papel são particularmente mais propensos a danos irreversíveis, perda ou roubo, colocando as organizações de saúde em risco de perder dados de pacientes ou, pior, não cumprir a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD.

Arquivos eletrônicos podem ser armazenados de forma segura e contínua a um baixo custo para o provedor e geralmente não podem ser danificados ou perdidos, considerando que a maioria dos sistemas de registros eletrônicos armazenam dados em redundância (estratégia de duplicação da infraestrutura tecnológica da informação, para manter o acesso às cópias de dados em caso de falhas e danos).

O que é digitalização de documentos médicos?

O serviço de digitalização de documentos médicos é o processo de conversão dos documentos físicos de clínicas e hospitais em arquivos digitais úteis e acessíveis. Isso permite que seu hospital ou clínica médica fique sem utilizar o papel e ainda assim possa acessar rapidamente os registros dos pacientes, compartilhar e acessar as informações com outras instalações além de garantir precisão e confidencialidade no atendimento de seus pacientes.

Como já citamos, o uso e manuseio dos documentos em papel criam uma barreira à produtividade, acessibilidade e rentabilidade para qualquer organização, devido à sua natureza ineficiente. Documentos físicos são inerentemente difíceis de gerenciar, organizar e proteger. A conversão desses registros em documentos eletrônicos resolve grande parte desses problemas e ainda proporciona economia de custos ao integrar imagens às práticas comerciais de rotina dos serviços médicos e de saúde.

Por que você precisa implementar a digitalização de documentos médicos para hospitais e clínicas

A manutenção de registros e o acesso são essenciais para manter as informações seguras e fornecer um tratamento eficaz ao paciente. Ao adotar a gestão eletrônica de documentos e eliminar o elemento papel de seus registros, você reduz o risco de perda, garante que todos os registros do paciente sejam armazenados em um único arquivo digital do paciente para acesso fácil e seguro e integra todos os registros em um formato.

Há muitos benefícios na digitalização de documentos médicos e no gerenciamento de eletrônico de arquivos, incluindo:

• Acesso e recuperação eficiente de prontuários de pacientes;
• Recursos de pesquisa que facilitam a recuperação de todos os documentos quando necessário;
• Compartilhamento seguro de registros médicos com profissionais de saúde para melhorar o atendimento;
• Não há necessidade de armários para armazenamento de arquivo, abrindo mais espaço clínico para atendimento ao paciente;
• Segurança aprimorada, reduzindo riscos de violações de confidencialidade do paciente;
• Fluxo de trabalho clinico aprimorado em todas as funções de prática;
• Foco no paciente, gerando maior qualidade no atendimento;
• Recuperação de informações em caso de desastres, após um evento catastrófico, como incêndio, inundação ou danos causados ​​por condições climáticas severas;
• Conformidade com a LGPD, por meio da rastreabilidade, proteção aprimorada de dados confidenciais do paciente e configuração de níveis e permissões;
• Organização eficiente dos registros;
• Os profissionais de saúde podem acessar rapidamente o histórico médico de um paciente, verificar seu status de seguro e revisar dados.
• O uso de documentos digitais garante que os dados neles contidos sempre serão preservados.

Enquanto alguns podem temer a revolução digital – encontrar um método mais confiável e econômico de armazenamento de documentos é o melhor caminho para registros médicos.

Devo terceirizar meus projetos de digitalização de documentos médicos ou fazer eu mesmo?

É mais barato e mais eficiente terceirizar seus projetos de digitalização de documentos médicos. A digitalização interna de documentos requer:

• Compra de scanners e software;
• Organização de documentos e arquivos;
• Formação e/ou contratação de pessoal, entre outros.

Ao terceirizar seu projeto de digitalização com uma empresa que possui experiência em digitalização e imagem e expertise em gestão de documentos, você garante a eficiência nos processos, desde a fase inicial de preparação do documento até a entrega final dos arquivos digitais.

Todo o processo é tratado por técnicos de digitalização dedicados e capacitados que utilizam métodos de trabalho, processos e procedimentos eficientes e auditáveis, que garantem a digitalização dos seus documentos com rapidez, segurança e com qualidade incomparável. Enquanto isso, você pode continuar se concentrando no atendimento aos seus pacientes e na melhoria contínua da prestação de serviços médicos e de saúde.

Digitalize os documentos médicos e transforme digitalmente sua clínica e hospital

Como especialistas, nós do Grupo Gerenciar entendemos a importância da qualidade, precisão e consistência ao digitalizar documentos médicos e transformá-los em registros eletrônicos para a área da saúde.

Por isso, adotamos métodos eficientes e sofisticados de garantia de qualidade nos serviços e desenvolvemos nossas próprias ferramentas tecnológicas para facilitar o gerenciamento de documentos e processos de nossos clientes. Abrangendo todas as etapas da gestão documental, desde a digitalização de documentos até o acesso às informações e arquivos digitais para o atendimento dos pacientes, de forma que o seu hospital, clinica medica ou serviço de saúde possa estar sempre a frente.

Enquanto você se concentra em fornecer suporte à saúde, nós cuidaremos da digitalização de seus documentos do início ao fim, sem falhas e incertezas. Além disso, por meio do Sistema Gerenciar seu hospital ou clinica pode também pode digitalizar, ou simplesmente inserir documentos digitais ainda no processo inicial de admissão do paciente. Também é possível contar com ferramentas como Workflow para automatização de fluxos de trabalho envolvendo todos os setores da sua organização, inclusive utilizar ferramentas como assinatura digital e assinatura eletrônica, bem como integrar o Sistema Gerenciar a outros sistemas por meio de APIs.

Tenha um diferencial e transforme digitalmente o seu hospital ou clinica medica. Entre em contato conosco agora mesmo e descubra como o Grupo Gerenciar pode ajudar a sua organização.

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