Gestão de fluxos de trabalho de documentos: como otimizar os processos da equipe

Os documentos desempenham um papel crucial na execução adequada de processos de trabalho de qualquer negócio. Não importa a que setor de mercado você pertença, seja saúde, tecnologia, educação, finanças ou qualquer outro, todos esses ramos criam e fazem uso de documentos diariamente em suas rotinas.

Essas organizações normalmente possuem vários processos internos de tarefas como processamento de pedidos, solicitações de compra, aprovação de pagamento, despesas de viagem e assim por diante. A produtividade, rentabilidade e competência laboral de uma empresa e dos seus colaboradores depende da gestão eficiente destes documentos em suas atividades.

No entanto, os desafios desses processos se tornam visíveis quando temos que gerenciar esses documentos físicos e ainda executar o trabalho com eficiência. O que acontece é que, muitas das vezes, não é tão fácil localizar os documentos ou arquivos necessários quando precisamos deles com urgência ou quando não podemos acessar o documento devido a barreiras de tempo ou geográfico.

Outro desafio na rotina de trabalho com documentos físicos é quando você precisa de algo aprovado por outros colegas de equipe e gerentes. O processo de envio, revisão, correção e aprovação de documentos físicos leva muito mais tempo do que deveria, o que impacta de forma significativa o tempo de conclusão das atividades e a entrega do produto / serviço final.

Os documentos físicos (em papel) geralmente percorrem diversos setores entre as companhias, viajam de mesa em mesa e podem passar despercebidos entre pilhas de documentos, correndo riscos que vão desde a não localização e até mesmo de extravios pelo mal acondicionamento, manuseio excessivo ou inadequado da papelada.

Assim, não é surpresa, então, que nossos documentos se percam nessa confusão e retardem nosso trabalho. Além dos prejuízos financeiros que podem ser causados pela perca de um documento ou mesmo pelo atraso de uma atividade. Quanto mais criamos e confiamos nesses documentos para nosso trabalho diário, mais importante se torna ter sistemas, métodos e ferramentas confiáveis para gerenciá-los.

O que são fluxos de trabalho de documentos?

Já sabemos que as empresas dependem de centenas ou mesmo milhares de documentos para funcionar. Agora imagine, muitos desses documentos geralmente circulam entre departamentos, funcionários, pacientes, fornecedores ou alunos para aprovações, assinaturas e alterações.

Um fluxo de trabalho documental, em termos simples, é o caminho em que um documento pode percorrer pelas mãos de quem está trabalhando com ele. Em uma equipe e organização pode haver vários fluxos de trabalho ou várias etapas que um documento pode seguir em sua vida útil.

Desse modo, quando falamos de fluxos de trabalho de documentos, o que realmente precisamos ter como foco são os trâmites e etapas individuais pelas quais um documento ou arquivo percorre nas rotinas de uma organização. Essas etapas precisam ser o mais fluidas e objetivas possível para o bom andamento dos processos e o consequente desempenho positivo da empresa, é disso que se trata um fluxo de trabalho documental.

A gestão de fluxos de trabalho documentais tem como objetivo garantir a simplificação desses processos de negócios no ambiente de trabalho, para que todas as pessoas possam ter acesso aos documentos rapidamente e realizar seu trabalho sem problemas.

Além disso, uma vez que o processamento é concluído, eles devem ser arquivados e armazenados de maneira que facilite a posterior recuperação. A digitalização desses fluxos de trabalho de documentos pode melhorar drasticamente a eficiência de suas operações, reduzir custos e aumentar a satisfação do cliente.

Para isso, é possível contar com ferramentas para auxiliar a sua empresa a otimizar e digitalizar esse processo nas suas atividades. Um software de gerenciamento de fluxo de trabalho de documentos ou Workflow é uma tecnologia que permite criar, aprovar, assinar, rastrear, armazenar e recuperar eletronicamente documentos relacionados aos seus processos de negócios.

Quais os benefícios de fazer a gestão de fluxos de trabalhos documentais?

Infelizmente, documentos em papel e processamento manual são mais suscetíveis a erros, atrasos e aumento de custos. Neste cenário, em vez de concentrarem-se em suas funções principais, sua equipe pode acabar gastando mais tempo em tarefas secundárias para conseguir executar suas operações. Para reverter esta situação, você precisa otimizar seu fluxo de trabalho de documentação por meio da tecnologia e de estratégias eficientes, digitalizando e automatizando todo o processo.

Ao fazer a gestão de seu fluxo de trabalho de documentos com uma ferramenta workflow, você pode melhorar a eficiência geral do escritório, o que acaba produzindo um impacto positivo nos resultados da empresa. Confira os principais benefícios:

• Simplifique tarefas morosas e com acúmulo desordenado de documentos em suas operações.
• Livre-se das ineficiências dos documentos em papel.
• Rastreie os arquivos, as informações e os acessos nas operações.
• Proteja informações confidenciais.
• Reduza os custos operacionais.
• Simplifique o gerenciamento de documentos.
• Converta, transforme e gerencie arquivos com mais eficiência e padronização em toda a empresa.
• Tenha maior conformidade e otimize o trabalho remoto.
• Minimize erros humanos e extravio de documentos.
• Armazene os arquivos com segurança.
• Integre o workflow com os outros sistemas e processos digitais da empresa.

Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho ajuda no planejamento, gerenciamento e monitoramento das atividades da sua equipe. Quando os documentos são gerenciados eletronicamente, os fluxos de trabalho se tornam mais transparentes e avançam em um ritmo mais acelerado, erros e retrabalhos são reduzidos nas rotinas e menos tempo é desperdiçado na busca de documentos e informações.

Trâmite físico de documentos são coisas do passado. É hora de abandonar os arquivos em papel e começar a pensar a partir de uma perspectiva digital para se tornar cada vez mais eficiente e competitivo no mercado.

Como otimizar a gestão dos processos de trabalho da sua equipe?

As empresas com intenso fluxo de documentos em suas rotinas precisam implementar as melhores práticas para otimizar a gestão dos processos de trabalho da sua equipe. Uma definição clara do fluxo de trabalho de documentos e o detalhamento das etapas processuais são fundamentais para qualquer organização e fazem parte da lista de boas práticas de compliance e governança coorporativa, que vem se tornando tendência a nível mundial.

O software de gerenciamento de fluxos de documentos oferece controle total sobre o fornecimento de acesso e governança eficientes sobre os documentos. Mas, antes de aproveitar a tecnologia, você deve traçar uma estratégia de como sua empresa lida com o gerenciamento do fluxo de documentos. Confira algumas dicas:

1. Mapeie cada processo documental

Um mapa de processo funciona como um fluxograma para mostrar cada etapa envolvida em seu fluxo de trabalho de documentos existente e as conexões entre as etapas. Observe bem cada a necessidade de cada atividade, elas definem os eventos em cada etapa do fluxo de trabalho até o ponto final. O fluxo das tarefas pode ser linear, ramificado ou misto.

Crie um mapa de processo para mostrar todas as tarefas concluídas em cada etapa, as pessoas responsáveis, os recursos e materiais necessários, o que você deseja que o fluxo de trabalho realize e a próxima etapa no fluxo de trabalho para o trâmite do documento.

Defina quais regras e condições representam verificações e padrões que exigem aprovações antes da próxima tarefa.

2. Identifique as partes interessadas

Todas as pessoas da organização envolvidas no uso do documento devem ser conhecidas para que o acesso possa ser fornecido com segurança, de acordo com as atribuições e competências de cada um. Liste os indivíduos que usarão o fluxo de trabalho automatizado. Que acesso eles precisarão para executar suas demandas de trabalho?

Portanto, é uma boa ideia ir diretamente às áreas de negócios afetadas e obter informações dos usuários. Essa também é uma oportunidade para deixá-los mais à vontade usando a nova solução de fluxo de trabalho de documentos.

3. Construa seu fluxo de trabalho

Adicione o fluxo de trabalho que você mapeou ao seu software de gerenciamento de processos documentais. Certifique-se de testar os novos fluxos amplamente antes de enviar uma versão desenvolvida.

Dessa maneira, você garante que os usuários estejam confortáveis com as alterações em seu processo normal para aumentar a confiança na nova tecnologia. Responda a todas as perguntas feitas e receba feedback.

4. Revise e otimize sempre os fluxos de trabalho de documentos

Continue avaliando o impacto da solução nas áreas de negócios que forem aplicadas. Use o feedback coletado dos usuários para conduzir alterações conforme necessário. Reveja cada etapa regularmente para manter seu fluxo de trabalho de documentos automatizado sempre funcionando com eficiência.

Contar com uma ferramenta de fluxo de trabalho de documentos eletrônicos faz toda a diferença, pois traz ordem a esses processos de forma transparente, dinâmica e robusta, tornando-se uma parte fundamental do ciclo de vida do documento e das rotinas.

Inclusive, o software de fluxo de trabalho de documentos pode simplificar drasticamente a administração. Já que elimina o incômodo de rastrear documentos quando várias partes estão envolvidas. Extinguindo os dias gastos na busca de um documento perdido, esperando para ser assinado. Os gestores podem identificar como os processos estão fluindo.

Dessa maneira, fica claro que o aspecto mais importante dessa tecnologia é como ela facilita a colaboração. Quando o gerenciamento de documentos é transparente, todos os integrantes do processo se sentem envolvidos. Ele cria responsabilidade que leva a um maior senso de disciplina coletiva, propósito, engajamento e uma confiança mais profunda em seus negócios.

Otimize os processos de fluxos de trabalho de documentos da sua empresa agora

Como você pode ver, fazer a gestão dos fluxos de trabalho de documentos na sua empresa com uma ferramenta automatizada (workflow) pode trazer inúmeros benefícios a sua rotina operacional.

Reduzir ou até zerar o uso de papel no fluxo de atividades não apenas economiza recursos e elimina a confusão do acúmulo desordenado de documentos no escritório, mas também aumenta significativamente a produtividade da sua equipe, já que o documento não precisa percorrer fisicamente os departamentos e os colaboradores podem ter acesso ao arquivo no momento certo do processo e em ambiente digital.

Pensando em ajudar as empresas e organizações a otimizarem os processos documentais em seus fluxos de trabalho, o Grupo Gerenciar criou a ferramenta Workflow Gerenciar, uma solução integrada com outras ferramentas e tecnologias de gerenciamento documental, onde os fluxos de trabalho de documentos são automatizados e podem ser configurados conforme as necessidades da empresa.

Por meio do Workflow Gerenciar é possível enviar documentos para aprovação e inclusive criar fluxos para coleta de assinaturas digitais ou eletrônicas dos responsáveis, bem como fazer a gestão e o armazenamento desses arquivos já no início do fluxo, garantindo organização, armazenamento e segurança das informações.

Dessa forma, com o Workflow Gerenciar os usuários não precisam imprimir, assinar e digitalizar documentos manualmente para que possam ser encaminhados a próxima etapa. Além disso, os responsáveis são notificados automaticamente sobre atividades pendentes no fluxo. Se uma atividade não for concluída, o sistema pode enviar automaticamente um lembrete ao responsável, eliminando atrasos ou esquecimentos.

Digitalize os documentos ou insira os arquivos digitais para iniciar o processo no Workflow Gerenciar, deixe que os arquivos percorram o fluxo para as pessoas certas no momento certo, aprove a execução de tarefas, recolha assinaturas, rastreie as informações e os arquivos a qualquer hora e de qualquer lugar e elimine os gargalos resultantes de processos manuais baseados em papel.

Conheça o Workflow Gerenciar e comece a automatizar agora mesmo os fluxos de trabalho baseados em documentos e transforme sua empresa em um escritório sem papel, simplificando os processos de trabalho, aumentando a produtividade e fornecendo vantagem competitiva em termos de resultados financeiros e satisfação dos funcionários.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e saiba como o Workflow Gerenciar pode ajudar a sua empresa a evoluir.

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