Gestão Documental Para Escritórios de Contabilidade

Cada setor no mundo dos negócios tem seus desafios singulares. Com o setor de contabilidade não seria diferente. Os escritórios de contabilidade têm desafios que vão desde mudanças nas regras fiscais e auxílio na tomada de decisões estratégicas até desafios de pessoal qualificado, segurança, conformidade regulatória e muito mais.

Lidar com um grande volume de documentos leva tempo e demanda atenção das tarefas críticas. Nenhuma empresa pode fugir de gerenciar esses arquivos. De documentos internos e informações do cliente até a papelada externa e trilhas de auditoria, os arquivos estão em todos os lugares que olhamos.

Organizar e desenvolver de maneira eficaz o gerenciamento dessas informações é essencial para cultivar melhores resultados, consolidar relacionamentos com os clientes e oferecer um serviço mais ágil.

Graças aos avanços tecnológicos, grande parte dessa papelada agora pode ser armazenada digitalmente, eliminando a necessidade de grandes bancos de arquivos e reduzindo o risco de extravio de documentos, reduzindo o tempo gasto procurar informações/documentos e, por sua vez, aumentando a eficiência, e otimizando a comunicação com o cliente. Por isso, entenderemos melhor o que é a gestão documental para escritórios de contabilidade e quais seus benefícios.

Desafios da gestão documental para o setor contábil

Os profissionais contábeis muitas vezes podem se sentir sobrecarregados devido à quantidade de tarefas manuais morosas e o aumento significativo de documentos em papel.

Se essas informações não forem mantidas organizadas em um local para que os profissionais de contabilidade possam encontrá-las facilmente quando necessário, haverá perda de tempo tentando localizar as informações. Além disso, se essas informações não forem localizadas quando necessário, pode ocasionar prejuízos financeiros graves para o escritório de contabilidade, e consequentemente a descredibilizar os serviços prestados aos clientes.

A gestão eficaz de documentos contábeis para atender aos requisitos legais e regulamentares deve ser uma prioridade fundamental para todos os escritórios e departamentos de contabilidade.

O que é o processo de gestão documental para escritórios de contabilidade?

Uma empresa de contabilidade dispõe de uma infinidade de dados privados de clientes que precisam ser protegidos e, no final das contas, é importante que esses dados permaneçam seguros para garantir a credibilidade da marca. Sabendo disso, como a gestão documental pode ajudar seu escritório de contabilidade a evoluir?

O gerenciamento de documentos refere-se ao processo de lidar com a geração, organização, proteção e armazenamento de arquivos. O gerenciamento adequado de documentos para contabilidade garante que atenda aos requisitos padrão de segurança e deve assegurar que se possa acessar facilmente os registros financeiros eletrônicos para casos de auditorias ou motivos internos.

Ao implementar esses processos na rotina diária da sua equipe, você garante que todos estejam trabalhando com os documentos de forma mais eficiente e consistente. Isso leva a um negócio melhor administrado e permite que você atenda melhor seus clientes. Além disso, ao padronizar seus processos de gestão documental, você facilita o dimensionamento e o crescimento do seu escritório de contabilidade no futuro.

Por que os escritórios de contabilidade precisam de gestão documental

Existem diversas razões pelas quais a gestão documental é tão importante para os escritórios de contabilidade. Possivelmente o mais essencial, ajudar a aprimorar a eficiência e a produtividade. Com o gerenciamento de documentos implementado, os contadores podem encontrar de maneira simples os documentos de que necessitam sem ter que procurar em arquivos cheios de papéis.

Já se foram os dias de documentos fiscais e livros contábeis em papel. Como citamos, atualmente, os contadores podem se beneficiar de ferramentas de gerenciamento de documentos que permitem que eles se tornem digitais.

Os dados financeiros do cliente com os quais os profissionais de contabilidade lidam são registrados em diferentes documentos que precisam ser cuidadosamente organizados e protegidos. A utilização de um software baseado em nuvem para armazenar, rastrear e gerenciar documentos contábeis pode diminuir a dor que os escritórios de contabilidade enfrentam ao trabalhar com documentos.

Dessa maneira, ao migrar para uma rotina de trabalho digital, os profissionais de contabilidade podem economizar tempo e dinheiro, bem como inúmeros benefícios do processo de gerenciamento de documentos.

É importante considerar que um bom sistema de gerenciamento de documentos incluirá ferramentas como digitalização e indexação de todos os documentos, armazenamento dos arquivos em formato eletrônico e configuração de permissões para quem pode acessar quais arquivos. Inclusive, pode proporcionar uma melhor experiência de trabalho remoto e melhorar a produtividade.

Benefícios da gestão documental para escritórios de contabilidade

Os contadores são responsáveis ​​por lidar com grandes quantidades de dados financeiros, tornando o gerenciamento de documentos uma parte imprescindível de seu trabalho diário. Quando se trata de gerenciar documentos, existem vários benefícios importantes que os contadores devem considerar:

Arquivamento e acesso mais rápidos de documentos

Os contadores e equipes do departamento contábil passam grande parte de seus dias de trabalho lidando com tarefas repetitivas e demoradas relacionadas ao gerenciamento de documentos.

Quando tudo é digital, arquivar e acessar documentos é muito fácil. Não há necessidade de procurar em pilhas de papéis para encontrar o que você está buscando. Com o gerenciamento de documentos, todos os seus arquivos e documentos de clientes ficam bem organizados e fáceis de encontrar.

Além disso, você pode acessar seus documentos de qualquer lugar do mundo com uma conexão à Internet. Portanto, esteja você no escritório ou em uma viagem de negócios, sempre poderá obter os arquivos de que precisa.

Maior segurança

Os contadores precisam manter as informações confidenciais seguras e protegidas. Talvez um dos maiores benefícios do gerenciamento de documentos para contadores seja a segurança aprimorada. Quando documentos confidenciais são armazenados digitalmente, é muito menos provável que sejam perdidos ou roubados. Eles também são mais difíceis de acessar por pessoas não autorizadas.

O software de gerenciamento de documentos fornece os altos níveis de proteção que os escritórios de contabilidade precisam para bloquear o acesso não autorizado.

Mobilidade geográfica

Os contadores também precisam garantir que os documentos estejam acessíveis sempre que precisarem, independentemente de sua localização ou dispositivo. Com os documentos digitalizados, você pode ter certeza de que todos os membros da equipe terão acesso imediato aos dados.

Depois que um documento é inserido no sistema, é muito simples encontrá-lo. Os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem fornecem acesso remoto seguro a arquivos e documentos de qualquer computador ou dispositivo móvel. Garantindo a mobilidade e a continuidade dos processos do seu escritório de contabilidade.

Colaboração e otimização dos processos

Os contadores geralmente trabalham com clientes e outros profissionais, tornando importante ter um sistema de gerenciamento de documentos que permita uma fácil colaboração.

Um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem permite que os contadores compartilhem documentos comerciais com segurança, por meio de fluxos de trabalho digitais, permitindo que eles aprovem de qualquer lugar do mundo.

Assim, ao enviar um documento no fluxo de trabalho – workflow, você garante que cada documento seja encaminhado para a pessoa certa, agilizando o processo de análise, por exemplo, de gerentes para a tomada de decisões.

Além disso, um departamento de contabilidade geralmente precisa criar, coletar e armazenar assinaturas eletrônicas e digitais. Os profissionais contábeis também precisam assinar faturas ou ter procurações para realizar algumas tarefas com os órgãos fiscais. Com um fluxo de trabalho digital isso é possível.

Organização e eficiência

Ter um sistema de gerenciamento de documentos permitem que arquivos e documentos sejam indexados, classificados e pesquisados ​​rapidamente, tornando mais organizado para os contadores o acesso e a localização das informações de que precisam e quando precisam.

Ao aproveitar essas estratégias de gerenciamento de documentos, os contadores podem garantir que seu trabalho seja eficiente, seguro e organizado. Além disso, com um bom sistema implantado, os contadores podem se concentrar na parte mais importante de seu trabalho: fornecer consultoria e análises financeiras precisas e garantir a satisfação de seus clientes e parceiros.

Conformidade

Para evitar violações de regras e se proteger contra prováveis multas e ações judiciais, escritórios de contabilidade como o seu precisam estar prontos para auditorias e revisões de padrões de conformidade, como na LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Com os documentos contábeis organizados em um sistema de gerenciamento de documentos, as empresas podem se manter preparadas para uma auditoria ou conformidade com algum requisito, graças aos processos de organização e os altos padrões de segurança.

Além disso, ter acesso imediato aos registros financeiros facilita a determinação do fluxo de caixa, nível de endividamento e outros fatores importantes que influenciam a viabilidade de seguir em frente. Bem como ter acesso à documentação adequada facilita a defesa da empresa em negociações e processos judiciais.

Aplicar o conceito paperless

Um sistema de gerenciamento de documentos pode melhorar drasticamente o fluxo de trabalho de um escritório de contabilidade. Muita papelada causa confusão, aumentando a ocorrência de arquivos extraviados ou perdidos. As soluções de gerenciamento de documentos e a automação do fluxo de trabalho ajudam a eliminar ou reduzir esses problemas.

Ele elimina a dependência de papel, tornando a documentação e arquivos facilmente acessíveis e seguros, facilitando com que seu escritório aplique o conceito paperless – sem papel.

Tenha a melhor ferramenta de gestão documental para seu escritório de contabilidade

Para um departamento ou escritório de contabilidade o tempo é seu recurso mais valioso e limitado. Sabendo disso, o Grupo Gerenciar desenvolveu o Sistema Gerenciar, uma solução completa para o gerenciamento de documentos e fluxo de trabalho.

O Sistema Gerenciar conta com ferramentas de digitalização, workflow, assinatura digital e eletrônica, bem como facilidade para a integração com outros sistemas por meio de API. Inclusive, conta com controle de acessos onde é possível restringir o acesso por usuário, tipo documental e departamento.

Além de todos os benefícios aqui citados, também dispõe de trilha de registro e toda a segurança e organização que seu escritório de contabilidade precisa. Facilite a colaboração entre funcionários e clientes, monitore e controle o acesso a documentos e gerencie o armazenamento de documentos com facilidade.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e descubra como o Sistema Gerenciar pode potencializar os processos documentais do seu escritório ou departamento de contabilidade.

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