Transformação digital corporativa: como a gestão de documentos pode ajudar?

Muitas organizações já iniciaram sua jornada rumo à transformação digital, ou pretendem ainda fazê-lo, adotando um plano de negócios digital em primeiro lugar. Nos próximos anos, espera-se que a transformação digital seja a principal prioridade estratégica de negócios das empresas em quase todos os setores.

Agora, mais do que nunca, a transformação digital é um elemento fundamental para o futuro de qualquer empresa. Trata-se de um processo que incorpora a tecnologia digital às soluções de problemas tradicionais das instituições, consolidando-se na conversão, integração e no aproveitamento otimizado e eficiente de dados eletrônicos, para a obtenção de informações estratégicas e respostas rápidas necessárias para a tomada de decisões na gestão corporativa e melhoria de desempenho.

Embora seja uma tendência global, mesmo as empresas bem-sucedidas ainda enfrentam diversos desafios em matéria de transformação digital. Todos os dias, nos deparamos com novos contratempos e oportunidades no caminho digital. Com as novas melhorias tecnológicas, o potencial para criar estratégias para a transição digital é ilimitado, porém muitas empresas ainda lutam para encontrar o caminho correto para a realidade de seus ambientes de negócios.

É importante saber por onde começar. Nossa dica é iniciar esse processo por meio da tecnologia de gerenciamento eletrônico de documentos, pois a gestão documental em si desempenha um papel crítico na forma como as empresas operam seus negócios.

O que é Transformação Digital?

O termo transformação digital já existe há algum tempo, mas o que é de fato? Muitas organizações acham que é algo que deveriam adotar, porém, ainda podem não ter certeza do que realmente significa e por onde começar.

Podemos compreender a transformação digital como o resultado do uso e integração de tecnologias para alterar os processos de negócios, o engajamento dos funcionários e a experiência do cliente a fim de atender à demanda do seu mercado de forma inovadora e competitiva.

Basicamente, os objetivos comuns da transformação digital são acomodar uma força de trabalho crescente e em mudança, melhorar a escalabilidade para aumentar a velocidade e a eficiência do trabalho dos funcionários e dos esforços colaborativos, simplificar os fluxos de trabalho, atender às crescentes demandas de clientes e mercado e, finalmente, aumentar os lucros.

Embora possa não ser tão fácil quanto apertar um botão, a transformação digital não precisa ser assustadora. Quando você implementa uma solução de gerenciamento de documentos e fluxo de trabalho digital, por exemplo, o objetivo final vale a pena: transformar a maneira como sua empresa cria, captura, gerencia e distribui documentos e dados comerciais para que os funcionários possam focar na geração de valor, como aprimoramento ou desenvolvimento de produtos e serviços e captação de novas oportunidades de negócio.

E, esse pode ser o primeiro passo para sua empresa dar início a transformação digital corporativa.

Os desafios da transformação digital no ambiente corporativo

Alguns dos desafios mais comuns no processo de transformação digital são a evolução do modelo de negócios, o grande volume de dados digitais, o desenvolvimento de estratégias relevantes, a compreensão de seu impacto nos negócios e a mudança da cultura organizacional.

Embora sejam notáveis esses desafios importantes em uma jornada rumo à transformação digital, se gerenciados corretamente, as empresas podem colher inúmeras recompensas.

Primeiramente as empresas precisam analisar e identificar onde querem estar em 5 a 10 anos e entender o que isso exigirá em termos de investimentos e recursos. Após identificar seus objetivos, você precisa criar um plano que descreva como você chegará lá.

Sobretudo, a chave para uma transformação digital corporativa bem-sucedida é construir a infraestrutura certa e promover um ambiente onde os funcionários se sintam à vontade para aceitar a mudança. Quando se trata de organizações que transformam digitalmente, elas devem ter uma visão unificada e uma infraestrutura poderosa instalada.

Diante disso, a tecnologia é um componente fundamental da transformação digital. Investir nas tecnologias certas, pode ajudar a superar esses desafios.

Por que fazer a transformação digital corporativa por meio da gestão de documentos?

Vamos analisar: se um documento fosse perdido, qual era o valor das informações contidas nele e como você faria para encontrá-lo novamente? Além disso, o que mais os funcionários poderiam estar fazendo em vez de procurar documentos?

É nesse ponto que contar com uma estratégia de transformação digital pode auxiliar a sua empresa e poupar o seu negócio de sofrer perdas significativas ou prejuízos financeiros, por exemplo.

Se seus funcionários gastarem um tempo valioso pesquisando em armários ou pilhas de documentos procurando por algo, a digitalização de seus documentos permitiria que eles usassem palavras-chave para pesquisar todo o seu repositório. É perceptível que a adoção de uma tecnologia de gerenciamento de documentos digitais é benéfica mesmo quando não se trabalha remotamente.

Por isso, para uma jornada de sucesso, é importante saber como a transformação digital beneficia o seu negócio. Aqui estão algumas vantagens comuns, independentemente do setor no qual sua empresa atua.

• Modernização dos processos
• Otimização do fluxo de trabalho
• Melhoria da coleta e análise de dados
• Melhoria da experiência do cliente
• Melhor gerenciamento de recursos
• Maior segurança
• Aumento da lucratividade

Como a gestão de documentos pode ajudar a sua empresa no processo de transformação digital?

Uma estratégia eficiente de transformação digital resume-se em integrar uma abordagem de tecnologia em primeiro lugar para seus processos corporativos, observando o que a tecnologia pode oferecer e, em seguida, encontrar as soluções certas para atender as necessidades do seu modelo de negócio.

Essa estratégia não significa apenas mudar a maneira como você faz negócios, mas sim melhorar os processos que já existem, tornando-os mais rápidos e eficientes. A tecnologia é a ferramenta que você usará como parte de sua estratégia de transformação digital. Isso contribuirá para a melhoria dos processos e, por sua vez, o atendimento, de forma que este proporcione boa experiência e a satisfação do cliente.

Digitalização

Assim, a digitalização é a base para poder avançar na transformação digital. Sem a primeira etapa de informatização de atributos físicos em artefatos digitais, as próximas fases da transformação não seriam possíveis.

A digitalização das informações aumenta a produtividade e geralmente reduz os custos operacionais. Observe, porém, que, embora melhore os processos, a digitalização não os transforma. É mais sobre como usar a tecnologia para impulsionar a eficiência.

Gerenciamento de Documentos

Assim, começar sua transformação digital corporativa com uma solução de gerenciamento de documentos centralizada, permite que você freie a produção de papel e comece a implementar processos mais eficientes, produzindo, armazenando e tramitando apenas documentos e informações em ambiente virtual.

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos possibilita o armazenamento, gerenciamento e pesquisa de documentos de maneira digital e eficiente. Com um sistema implantado, os documentos digitalizados ficam seguros e facilmente acessíveis a qualquer pessoa com acesso autorizado. O sistema pode lidar facilmente com o aumento dos volumes de documentos e processos associados.

Uma vez no sistema, os documentos se tornam rastreáveis porque são salvos com segurança e indexados através de metadados. Essas informações de pesquisa e recuperação documental são dados característicos de identificação contextual de cada documento, ex:  – tipo de documento, ano, cliente, funcionário, etc.

Assim que os documentos são capturados no sistema, é possível implementar facilmente fluxos de trabalho simplificados que rastreiam quem está usando os documentos e quem os assinou ou aprovou.

Fluxo de trabalho

Uma solução de fluxo de trabalho de documentos é fácil de usar e ajuda a otimizar e agilizar tarefas demoradas, removendo a intervenção manual que ocorre diariamente. Assim, pode garantir que os documentos fluam pela sua empresa da maneira mais eficiente.

Desse modo, a transformação do fluxo de atividades da empresa passa a ser simples e digital, automatizando o processo de aprovação e atualização dos dados dentro do sistema de gerenciamento de documentos sem a necessidade de realizar todo o processo manualmente.

Além disso, por meio de uma tecnologia de gerenciamento de documentos e um fluxo de trabalho digital, você ainda pode assinar documentos digitalmente.

Assinatura digital

Uma solução de assinatura digital é uma maneira muito mais rápida e eficiente de obter assinaturas, independentemente do tipo de documento – acordos de confidencialidade, contratos, acordos de funcionários, atas de reuniões, etc.

Se sua organização ainda assina documentos manualmente, é provável que seus processos sejam lentos, inconvenientes e caros. Reflita, quanto tempo você gasta rastreando a situação de um documento ou insistindo repetidamente para que ele seja assinado?

A assinatura digital é um ótimo complemento para qualquer estratégia de transformação digital corporativa, pois significa não haver necessidade de papel, impressão ou armazenamento físico do documento concluído.

As assinaturas digitais são simples de integrar e, com um sistema de gerenciamento de documentos estabelecido, o documento assinado pode ser automaticamente armazenado com segurança, potencializando assim seu processo de transformação digital.

Dê o próximo passo em sua jornada de Transformação Digital

A transformação digital não acontecerá da noite para o dia, mas com a nossa ajuda, queremos torná-la uma meta na qual você possa alcançar. Esteja você procurando eliminar o papel, entender qual tecnologia é a mais adequada para sua organização ou como criar fluxos de trabalho automatizados, a Gerenciar está aqui para ajudar.

Como especialistas em gestão documental e processos de negócios, o Grupo Gerenciar desenvolveu o Sistema Gerenciar, um software próprio com tecnologias que garantem o gerenciamento completo de documentos e fluxos de trabalho.

Por meio do Sistema Gerenciar é possível digitalizar documentos, fazer a rastreio e o gerenciamento dos arquivos, automatizar os fluxos de trabalho, assinar digital ou eletronicamente, bem como integrar com outras soluções do mercado por meio de API. Também possui controle de usuários, permissões de acessos e trilha de registro, conferindo mais segurança às informações.

Se você está pronto para dar os primeiros passos na transformação digital corporativa, entre em contato conosco para uma demonstração personalizada e saiba como nossas soluções podem levar sua empresa ao próximo nível.

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