Digitalização e Armazenamento de Documentos Digitais: como funciona e quais as vantagens

Mesmo em um mundo cada vez mais digital, muitas empresas ainda lidam com processos baseados em papel. As rotinas diárias de uma empresa envolvem diversos tipos de documentos, desde os mais simples até os mais complexos e sigilosos. São contratos, faturas, recibos, comprovantes de pagamento, notas fiscais, relatórios de desempenho, planilhas financeiras, documentos trabalhistas, entre outros.

Com tantos documentos em circulação nas rotinas diárias de uma empresa, é comum que a gestão desses arquivos acabe se tornando uma tarefa complexa e que demande muito tempo. Manter processos baseados em papel pode trazer inúmeros desafios, como a dificuldade no controle, elevada demanda de espaço físico destinado ao armazenamento, o risco de perda ou extravio de documentos importantes, a morosidade dos processos e a falta de agilidade nas tomadas de decisão.

Diante disso, uma empresa que busca se manter competitiva no mercado deve considerar a modernização dos seus processos de trabalho. A adoção de tecnologias que permitem a conversão de documentos físicos em arquivos digitais e o armazenamento seguro desses documentos promovem inúmeros benefícios, como tornar as rotinas de trabalho mais eficientes e ágeis, além do aumento da segurança e a otimização do atendimento ao cliente.

Para ajudar as empresas que ainda enfrentam esses desafios, trouxemos algumas dicas sobre a digitalização e armazenamento de documentos digitais, como funciona e suas vantagens. Com essas dicas, será possível melhorar a gestão de documentos, tornando o processo mais eficiente e reduzindo o tempo gasto com essa atividade.

O que é a digitalização de documentos e como ela funciona?

A digitalização de documentos é o processo de conversão de documentos em papel em formatos eletrônicos, geralmente arquivos de imagem ou arquivos PDF. Hoje em dia a digitalização de um documento pode ser feita por meio de scanners, fotocopiadoras com função de digitalização ou aplicativos de câmera em dispositivos móveis.

Porém, o processo de digitalização de documentos empresariais deve ser feito por etapas, mesmo parecendo ser algo simples, é um processo que precisa ser feito estrategicamente e com muito cuidado para garantir resultados realmente eficientes para a empresa.

O primeiro passo é planejar e definir a prioridade dos documentos a serem digitalizados, selecionando os documentos que primeiramente passarão por este processo. O indicado é priorizar aqueles que são mais críticos para o negócio e que precisam ser acessados com mais frequência. Por exemplo, documentos relacionados a processos de vendas, contratos com clientes ou fornecedores e registros financeiros podem ser priorizados em relação a documentos menos importantes.

Além disso, a escolha dos documentos a serem digitalizados primeiro pode ser baseada em critérios como o espaço físico necessário para armazenamento, a facilidade de acesso aos documentos físicos e o potencial de redução de custos com papel e impressão.

Após definir quais documentos serão primeiramente digitalizados, o segundo passo é preparar os documentos para a digitalização. Isso inclui remover clipes, grampos e outras ferramentas de fixação, garantindo que as folhas estejam alinhadas. Para garantir a validade jurídica, os documentos digitalizados precisam seguir alguns critérios e padrões de configuração no momento da digitalização.

Como já citamos, a digitalização de documentos não é apenas passar os documentos por um scanner e armazená-los em uma pasta. É preciso ter uma estratégia eficiente, após digitalizar os arquivos, sua empresa precisa garantir a organização e o armazenamento correto dos documentos digitais para garantir a facilidade no acesso e a segurança dos documentos.

Como fazer o armazenamento de documentos digitais corretamente?

Primeiro entenderemos o que é armazenamento digital, que basicamente é o processo de armazenar arquivos digitais em um dispositivo de armazenamento, como um servidor, um disco rígido externo ou um serviço de armazenamento em nuvem. Existem diferentes tipos de armazenamento digital, desde dispositivos locais, como HD externo e pen drives, até serviços em nuvem já bem conhecidos no mercado.

A principal vantagem do armazenamento digital é a capacidade de armazenar grandes quantidades de informações em um espaço reduzido e de forma mais segura do que o armazenamento físico em papel ou outros meios. Além disso, o armazenamento digital permite o acesso rápido e fácil às informações, bem como a possibilidade de compartilhar e colaborar em documentos remotamente.

Cada tipo de armazenamento digital tem suas próprias características e vantagens, no entanto, após realizar a digitalização de documentos, uma ferramenta GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é mais adequada para empresas que precisam gerenciar grandes volumes de documentos e precisam garantir a integridade e segurança das informações armazenadas. Essas ferramentas oferecem recursos avançados de gerenciamento de documentos, trazendo inúmeros benefícios.

Quais recursos uma ferramenta GED pode oferecer na digitalização e no armazenamento de documentos digitais?

Uma ferramenta GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) pode ser uma aliada fundamental para a organização e eficiência de uma empresa no processo de transformação digital, já que oferece recursos avançados para a digitalização e armazenamento de documentos digitais e a gestão dos documentos. Alguns desses recursos incluem:

Captura/digitalização de documentos

sim, ferramentas GED possuem recursos de digitalização de documentos. Além disso, as ferramentas GED podem capturar informações automaticamente a partir de documentos, como nomes, datas e outros metadados.

Indexação

este recurso é fundamental para facilitar o armazenamento e a localização de documentos digitalizados por meio de informações relevantes, como nome do documento, data de criação, tipo de documento, número de série, etc.

OCR (Optical Character Recognition)

você já ouviu falar desse recurso? Por meio dele, ao digitalizar os documentos, o sistema reconhece e converte imagens de texto em texto pesquisável, permitindo que os usuários pesquisem e encontrem documentos com base no conteúdo.

Automação de fluxo de trabalho/Workflow

com a automação de fluxo de trabalho, as ferramentas GED podem ajudar a automatizar tarefas repetitivas e garantir que o processo de digitalização e armazenamento de documentos seja mais eficiente. Por exemplo, os documentos podem ser automaticamente direcionados para o próximo passo do fluxo de trabalho, como revisão, aprovação ou arquivamento.

Assinaturas eletrônicas e certificação digital

as assinaturas eletrônicas e a certificação digital são recursos que uma ferramenta GED pode ter, fundamentais para garantir a validade dos documentos digitalizados.

Por meio desses recursos é possível garantir a autenticidade e a integridade do documento, bem como a identidade do signatário. Oferecendo segurança e confiabilidade aos documentos digitais, garantindo que eles possam ser utilizados legalmente em processos judiciais ou outras situações que exijam validade legal. E é amparado por meio da Medida Provisória n.º 2.200-2/01, e têm o mesmo valor jurídico que as assinaturas em papel.

Segurança

As ferramentas GED podem oferecer armazenamento dos documentos digitais com recursos de segurança avançados, incluindo acesso seguro baseado em função, criptografia de dados, garantindo a segurança e a integridade dos documentos armazenados.

Integração com outros sistemas

as ferramentas GED podem ser integradas a outros sistemas de negócios, como ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management), facilitando a busca e acesso às informações de forma rápida e fácil, aumentando a eficiência e a produtividade da sua empresa.

Quais as vantagens da digitalização e armazenamento de documentos digitais?

Você já deve ter identificado diversos benefícios em realizar a digitalização e armazenamento de documentos digitais, principalmente utilizando uma ferramenta GED. Mas, listaremos algumas das principais vantagens:

• Economia de espaço físico: A digitalização reduz o espaço físico necessário para armazenar documentos físicos, gerando economia em custos de armazenamento.
• Aumento da eficiência: com os documentos digitalizados, é possível buscar e localizar informações rapidamente, sem a necessidade de navegar por pastas físicas ou lidar com pilhas de papel, reduzindo o tempo gasto em tarefas administrativas e aumentando a eficiência.
• Mobilidade: os documentos digitalizados podem ser acessados de qualquer lugar do mundo com acesso à internet, permitindo maior colaboração e acesso à informação.
• Redução de custos: a digitalização elimina a necessidade de impressão de documentos em papel, reduzindo custos com impressão, cópias e armazenamento.
• Eliminação de erros: com a digitalização e armazenamento de documentos digitais em uma ferramenta GED os documentos são convertidos em arquivos digitais, eliminando erros comuns como rasuras, duplicatas, perda de informações e danos físicos.
• Maior segurança e controle de acesso: os documentos digitalizados e armazenados em uma ferramenta eficiente garantem maior segurança aos arquivos, reduzindo o risco de perda, roubo ou danos físicos, bem como permite controlar quem pode acessar os documentos, bem como quais ações podem ser executadas em cada documento.

Conte com a ferramenta certa na digitalização e armazenamento de documentos digitais da sua empresa

A transformação digital tem se tornado cada vez mais relevante para a gestão empresarial, e a digitalização e o armazenamento de documentos são essenciais nesse processo, pois, como você pode ver, oferecem uma série de vantagens para empresas de todos os tamanhos. Com a eliminação de arquivos físicos e o uso de uma ferramenta de Gerenciamento desses documentos, é possível economizar espaço, tempo e dinheiro, além de ter acesso rápido a informações precisas e reduzir erros humanos.

Para implementar a digitalização e armazenamento de documentos digitais na sua empresa, é importante escolher a ferramenta certa. Por isso o Grupo Gerenciar serviços de gestão documental e criou um sistema próprio que oferece recursos avançados para digitalização e gerenciamento de documentos, fluxos de trabalhos digitais, assinatura digital e eletrônica e integração com outras ferramentas por meio de API. Além de recurso de segurança e conformidade com as regulamentações vigentes.

Se você está procurando uma solução para melhorar a eficiência operacional e reduzir erros em processos, entre em contato conosco agora mesmo e conheça o Sistema Gerenciar. Estamos prontos para ajudar sua empresa a transformar seus processos de documentos e alcançar um novo nível de produtividade e segurança.