Temporalidade documental: o que é e qual a sua importância para a gestão documental nas empresas

Os documentos e arquivos desempenham um papel fundamental nas empresas em termos de organização, comunicação, conformidade legal e tomada de decisões. E, estão presentes em todos os setores, eles são registros que detêm informações relevantes para as operações garantindo a continuidade e a sustentabilidade da empresa.

Conforme a empresa cresce é comum que o volume de documentos aumente devido às demandas e processos das rotinas do negócio. Assim, a gestão documental é uma atividade essencial para qualquer organização que produz ou recebe documentos em seu cotidiano. Ela envolve desde a produção, classificação, registro, tramitação, uso, avaliação até a destinação final dos documentos, seja a guarda permanente ou a eliminação.

É nesse contexto que entra em cena um instrumento muito importante da gestão documental: a tabela de temporalidade documental (TTD), que define os prazos de permanência e eliminação dos documentos em cada fase do seu ciclo de vida.

Esse instrumento estratégico visa otimizar o processo de arquivamento e organização dos documentos, permitindo aos gestores uma administração mais precisa e eficiente ao longo de períodos determinados.

Neste artigo, vamos explicar o que é a temporalidade documental, qual a sua importância na gestão de documentos, quais são as fases dos arquivos existentes, quais os passos para criar a Tabela de temporalidade documental de uma empresa, como o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode auxiliar nessa tarefa e como o Sistema Gerenciar pode ajudar na jornada de gestão documental da sua empresa.

Se você deseja compreender mais como a temporalidade documental funciona e como adotá-la pode simplesmente revolucionar a maneira como sua empresa lida com seus arquivos, acompanhe este artigo.

O que é a temporalidade documental e qual a sua importância na gestão de documentos?

A temporalidade documental é o tempo que um documento deve ser mantido em um arquivo, levando em conta o seu valor administrativo, legal, fiscal, probatório ou histórico. A temporalidade documental não é fixa nem única para todos os documentos, mas varia conforme o tipo, a função, o conteúdo e o contexto de cada documento.

Você já se questionou: “Por quanto tempo eu devo guardar um documento da minha empresa?” Essa é uma pergunta comum e importante que muitos empreendedores enfrentam ao lidar com a gestão documental. Afinal, o armazenamento adequado e o tempo de retenção dos documentos são fundamentais para garantir a conformidade legal e a organização eficiente do seu negócio.

Agora, imagine ter uma bússola para orientar sua empresa em relação ao prazo de vida de cada documento, desde sua criação até sua destinação final. Essa é a função da tabela de temporalidade documental. Ela é como um mapa que guia o gerenciamento dos arquivos, indicando por quanto tempo devem ser mantidos e quais ações devem ser tomadas ao final desse período.

A TTD é um recurso importante para a otimização de processos e o gerenciamento organizacional das empresas de todos os segmentos e tamanhos. Ela traz clareza, eficiência e conformidade aos procedimentos de gestão documental, ao estabelecer prazos específicos para a guarda e descarte dos documentos, considerando, fatores como a legislação aplicável, as necessidades internas da empresa e o valor histórico ou legal dos documentos.

Primeiramente, a tabela de temporalidade e destinação de documentos, tem o objetivo de promover a organização e a disciplina na rotina de gerenciamento dos documentos, evitando a acumulação desnecessária e desordenada de papéis e informações. Isso por si só já resulta em espaços físicos mais livres, menor risco de perda ou extravio de documentos importantes e um ambiente de trabalho mais produtivo.

Além disso, a temporalidade documental assegura a conformidade com as obrigações legais e regulatórias. Ela ajuda as empresas a identificarem os prazos exigidos por lei para a guarda de determinados documentos, evitando problemas legais e multas decorrentes de não cumprir essas exigências.

A TTD deve ser elaborada com base em critérios técnicos e legais, seguindo as normas e diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT).

Ao ter uma gestão documental bem estruturada, baseada na TTD, as empresas podem economizar recursos financeiros e de tempo, além de:

• Otimizar o espaço físico dos arquivos, eliminando os documentos que não têm mais utilidade ou valor;
• Preservar os documentos que têm valor histórico ou cultural para a memória da organização e da sociedade;
• Facilitar o acesso e a recuperação dos documentos, evitando acúmulo e desordem;
• Garantir a segurança e a confiabilidade dos documentos, evitando perdas, danos ou extravios;
• Cumprir as obrigações legais e fiscais relativas aos documentos, evitando multas ou sanções;
• Apoiar as decisões administrativas e gerenciais da organização, fornecendo informações relevantes e atualizadas.

Quais são as fases dos arquivos existentes e os respectivos tempo de arquivamento?

A tabela de temporalidade e destinação de documentos é essencial para orientar e regulamentar cada fase do ciclo de vida dos documentos. Ela estrutura a temporalidade dos arquivos em fases, a depender das necessidades e características de cada documento gerenciado. Os arquivos podem ser classificados em três fases, conforme o grau de uso e o valor dos documentos:

• Arquivo Corrente: refere-se aos documentos em uso ou que estão em tramitação no momento e, portanto, em uso frequente pela organização, por terem valor administrativo imediato. Esses documentos são necessários para as atividades cotidianas da empresa e devem estar disponíveis para consulta, sendo, porém, recomendado que sejam mantidos próximos às áreas e setores produtores ou receptores, em condições adequadas de conservação e organização. O prazo de permanência no arquivo corrente depende da natureza e da função do documento, mas geralmente não ultrapassa cinco anos.
• Arquivo Intermediário: refere-se aos documentos que não estão mais em uso frequente pela organização, mas ainda podem ser consultados por ainda possuírem valor administrativo eventual ou legal. O recomendado é que esses documentos sejam transferidos do arquivo corrente para um local específico, onde fiquem à disposição das áreas e setores interessados. O prazo de permanência no arquivo intermediário depende do prazo legal ou fiscal do documento, mas geralmente não ultrapassa 15 anos.
• Arquivo Permanente: refere-se aos documentos que possuem valor histórico, cultural ou científico, e que precisam ser preservados indefinidamente. Nesta fase é recomendado que esses documentos sejam recolhidos do arquivo intermediário para um local adequado à sua preservação e difusão.

Em cada fase os arquivos podem conter prazos específicos definidos na tabela de temporalidade documental, com base nas leis, regulamentos e normas aplicáveis. Existem algumas normas e legislações que estabelecem diretrizes e critérios para definição dos prazos na tabela de temporalidade e destinação de documentos. Essas normas variam de acordo com o tipo de documento e a área de atuação da organização. Algumas normas importantes são:

• Lei nº 8.159/1991 – Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e estabelece que a destinação final dos documentos deve ser definida em tabela de temporalidade.
• Portaria AN nº 47/2020 – Dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal. Embora voltado para as organizações públicas federais, os instrumentos disponíveis na portaria servem de importante base para a elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade documental de uma organização privada.
• Norma ISO 15489 – Estabelece princípios e diretrizes para gestão de documentos e orienta sobre a destinação de documentos.
• Normas ABNT NBR ISO 30300 e 30301 – Fornecem os requisitos para a estruturação de sistemas de gestão de documentos arquivísticos (SGDA). Nelas as tabelas de temporalidade são destacadas como um dos instrumentos de normalização para classificação e gerenciamento de dados em um SGDA.

Além dessas normas, é importante que a organização leve em consideração sua própria realidade e necessidades para definir os prazos de guarda e destinação dos documentos na tabela de temporalidade documental.

Quais os passos para criar a tabela de temporalidade documental de uma empresa?

Se sua empresa planeja aplicar a estratégia de criação de uma tabela de temporalidade documental aqui vão algumas dicas importantes que podem ajudar nesse processo:

• Identifique as leis e regulamentos que se aplicam à sua empresa: a primeira etapa é identificar as leis e regulamentos que se aplicam à sua empresa. Isso pode incluir legislações que determinam os prazos de guarda obrigatória, bem como os critérios de descarte ou preservação de documentos.
• Categorize os tipos de documentos: é fundamental categorizar os tipos de documentos produzidos e recebidos pela empresa, desde os mais simples até os mais complexos e críticos. Isso pode incluir documentos financeiros, registros de recursos humanos, registros de clientes, entre outros.
• Determine o ciclo de vida de cada tipo de documento: determine o ciclo de vida de cada tipo de documento, ou seja, identifique quando o documento é criado, como é usado ao longo do tempo e quando ele deve ser descartado ou preservado.
• Estabeleça os prazos de guarda: com base nas leis e regulamentos aplicáveis, bem como nas necessidades da sua empresa, estabeleça os prazos de guarda para cada tipo de documento. Os prazos podem variar de alguns meses a vários anos, dependendo do tipo de documento e da sua finalidade.
• Defina as ações a serem tomadas ao final do prazo de guarda: determine as ações a serem tomadas quando o prazo de guarda expirar. Isso pode incluir o descarte seguro de documentos, transferência para um arquivo histórico ou preservação permanente.
• Revise e atualize regularmente: a tabela de temporalidade documental deve ser revisada e atualizada regularmente para garantir que continue sendo relevante e útil para a empresa.
• Incorpore sua tabela de temporalidade ao seu sistema de gerenciamento de documentos: com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, é possível categorizar os documentos conforme os tipos de temporalidade estabelecidos na tabela. Assim, ao implementar a tabela de temporalidade documental no software de gestão documental da empresa, você garante organização, controle e rastreabilidade dos documentos, bem como o cumprimento dos prazos estabelecidos na tabela.

Lembre-se: a elaboração da tabela de temporalidade documental pode ser um processo complexo, portanto é importante contar com uma equipe de profissionais da área arquivística e de gestão documental, em conjunto com especialistas na área do seu negócio em questão para ajudar a garantir que a tabela esteja em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis e atenda às necessidades específicas da empresa.

Sistema de gerenciamento de documentos e tabela de temporalidade documental

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é uma ferramenta digital que permite armazenar, organizar, acessar e controlar os documentos digitais ou digitalizados da empresa. Ele proporciona uma série de benefícios, como a redução do uso de papel, a eliminação de processos manuais e a agilidade no acesso às informações.

A relação entre um sistema GED e a tabela de temporalidade documental é de extrema importância para uma gestão documental eficiente e estruturada. Ao integrá-los, a empresa alcança um patamar ainda mais elevado de controle e organização. Pois, um Sistema GED oferece recursos avançados de organização, controle de prazos, armazenamento seguro e geração de relatórios, otimizando a gestão documental e garantindo que os documentos sejam gerenciados segundo os prazos estabelecidos, evitando a retenção excessiva ou a eliminação prematura.

Inclusive, através de recursos avançados de marcação e classificação, cada documento pode ser identificado e associado ao seu respectivo prazo de guarda. Assim, permitindo que por meio do Sistema GED, a aplicação da tabela de temporalidade seja automatizada, simplificando o processo e reduzindo erros.

Essa ferramenta ainda permite a geração de relatórios e métricas, fornecendo informações valiosas sobre o cumprimento dos prazos e a eficiência da gestão documental. Esses relatórios auxiliam na tomada de decisões e na revisão constante da tabela, garantindo sua atualização e aprimoramento contínuo.

Ao adotar um sistema GED integrado com a tabela de temporalidade documental, o negócio obtém maior eficiência na gestão documental com redução significativa de espaço físico necessário para o armazenamento de documentos. A empresa pode contar com uma melhoria na organização e na busca de informações em ambiente digital, no qual os documentos são facilmente acessados, gerenciados adequadamente de acordo com seus prazos de retenção e eliminados ou arquivados corretamente quando necessário.

Com essa combinação, a empresa estará preparada para lidar de forma eficiente e eficaz com seus documentos ao longo do tempo.

Conte com o Sistema Gerenciar na jornada de gestão documental da sua empresa

A gestão documental é fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa, independentemente do setor em que esteja inserida. E, a utilização da tabela de temporalidade documental é um dos pilares dessa gestão, pois ajuda a definir os prazos de guarda dos documentos e a garantir que eles sejam descartados ou armazenados adequadamente.

Nós, do Grupo Gerenciar, como especialistas em gerenciamento de documentos e processos de negócios percebemos como a tecnologia pode potencializar a aplicação e controle dos prazos de guarda, trazendo uma série de benefícios para o negócio.

Portanto, se a sua empresa está em busca de uma solução efetiva de gerenciamento de documentos, conheça o Sistema Gerenciar. Com a nossa solução você terá em mãos uma poderosa ferramenta que simplificará o processo de gestão documental.

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