Driver em Nuvem x Sistema GED: Qual é a melhor opção?

A gestão eficiente de documentos é crucial para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação. Documentos corporativos contêm informações valiosas, desde registros financeiros e contratos legais até dados de clientes e materiais de marketing. Gerenciar esses documentos de maneira eficaz é fundamental e pode trazer inúmeros benefícios, incluindo maior produtividade, segurança das informações e conformidade com regulamentos.

Há algum tempo, a gestão de documentos era uma tarefa totalmente manual, com arquivos físicos armazenados em armários e gavetas. Essa abordagem não só consumia muito espaço, mas também tornava a recuperação de informações lenta e trabalhosa. Com o avanço da tecnologia e as mudanças nas legislações, as empresas começaram a adotar soluções digitais para melhorar a organização e acessibilidade de seus documentos.

Hoje, no mercado, é possível encontrar diversas opções de drivers em nuvem, para armazenar e compartilhar documentos. Essas ferramentas oferecem uma maneira simples e acessível de manter os arquivos disponíveis online, facilitando o acesso remoto e a colaboração entre equipes. No entanto, à medida que as necessidades das empresas se tornam mais exigentes, surge a necessidade de soluções mais especializadas e avançadas, como os Sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Embora tanto os drivers em nuvem quanto os sistemas GED visem a gestão e a acessibilidade de documentos, eles diferem significativamente em termos de funcionalidades, segurança e eficiência operacional. Neste artigo, exploraremos como essas ferramentas funcionam, quais as principais diferenças entre driver em nuvem e sistema GED e qual é a melhor opção para sua empresa.

O Que é um Driver em Nuvem?

Os drivers em nuvem são plataformas de armazenamento digital que permitem aos usuários salvar, acessar e compartilhar arquivos através da internet. Ao invés de manter documentos e outros dados em discos rígidos físicos ou servidores locais, os drivers em nuvem armazenam essas informações em servidores remotos, acessíveis de qualquer lugar com uma conexão à internet. Essa tecnologia tem revolucionado a forma como gerenciamos e acessamos nossos dados, proporcionando maior flexibilidade e segurança.

Alguns dos exemplos mais populares de drivers em nuvem incluem Google Drive, Dropbox, OneDrive. Que possuem suas versões gratuitas e pagas. Essas plataformas são amplamente utilizadas tanto por indivíduos quanto por empresas pela sua simplicidade para armazenar documentos, fotos, vídeos e outros tipos de arquivos.

O Que é um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?

Um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos, ou GED, é uma solução tecnológica projetada para simplificar e otimizar a gestão de documentos de uma organização. Em sua essência, o GED permite que empresas capturem, armazenem, organizem, pesquisem e compartilhem documentos de forma eletrônica, substituindo os processos manuais e o armazenamento em papel por métodos digitais.

A principal função de um sistema de GED é facilitar o acesso rápido e seguro às informações contidas nos documentos, tornando mais eficiente o gerenciamento do ciclo de vida dos documentos, desde sua criação até sua eventual arquivamento ou descarte. Isso é feito por meio de uma variedade de funcionalidades e recursos específicos.

Para empresas que lidam com documentos sensíveis, é altamente recomendável investir em um sistema GED, que oferecem funcionalidades avançadas de segurança, controle e conformidade. Esses sistemas são projetados para atender às necessidades específicas de gerenciamento de documentos empresariais, garantindo eficiência, segurança e conformidade regulatória.

Porque um Driver em Nuvem não é a melhor opção para empresas e organizações?

Embora os drivers em nuvem possam ser úteis para armazenar e compartilhar arquivos de forma rápida e conveniente, eles podem não ser a opção mais adequada para gerenciar documentos de empresas, especialmente quando se trata de documentos sensíveis ou confidenciais. Aqui estão algumas razões pelas quais armazenar documentos críticos em um driver em nuvem pode não ser a melhor escolha para empresas:

• Segurança Limitada: Os drivers em nuvem geralmente oferecem medidas de segurança básicas, mas podem não ser tão robustos quanto os Sistemas GED em termos de proteção de dados sensíveis.
• Controle de Acesso Limitado: Os drivers em nuvem podem não oferecer opções avançadas de controle de acesso, como permissões granulares para diferentes usuários ou grupos, o que é essencial para empresas com várias equipes e níveis de acesso.
• Conformidade Regulatória: Empresas em setores regulamentados, como saúde, finanças ou jurídico, podem enfrentar desafios de conformidade ao usar drivers em nuvem, pois esses serviços podem não atender aos requisitos específicos de segurança e privacidade.
• Trilha de registro e Auditorias: Os drivers em nuvem podem não oferecer recursos avançados de trilhas de registros e auditoria, dificultando a rastreabilidade e a conformidade.
• Limitações de Integração: Embora os drivers em nuvem possam integrar-se a várias ferramentas e aplicativos, eles podem não oferecer a mesma flexibilidade de integração que os sistemas GED, que são projetados especificamente para interoperabilidade com outros sistemas corporativos.

Por Que o GED é a Melhor Opção para as Empresas?

O Sistema GED oferece uma variedade de benefícios e vantagens que o tornam a melhor escolha para empresas de todos os tamanhos e setores. Vejamos algumas razões pelas quais o GED se destaca como uma solução eficaz para a gestão de documentos corporativos:

1. Eficiência Operacional:

O GED melhora significativamente a eficiência operacional ao automatizar processos de trabalho relacionados à gestão de documentos. Ele não apenas armazena seus documentos, mas também os mantém organizados de uma maneira inteligente. Com recursos de digitalização, indexação e automação de fluxos de trabalho, o GED permite que as empresas capturem, armazenem e processem documentos de forma rápida e eficiente, reduzindo o tempo gasto em tarefas manuais e repetitivas.

2. Organização e Acesso Rápido:

Com o GED, os documentos são armazenados de forma centralizada e organizada, facilitando a localização e recuperação rápida de informações quando necessário. A Indexação e categorização adequadas garantem que os documentos sejam facilmente pesquisáveis ​​e acessíveis a todos os usuários autorizados, melhorando a colaboração e a tomada de decisões informadas.

3. Segurança Avançada:

Os sistemas GED oferecem recursos avançados de segurança, como controle de acesso granular, criptografia de dados e trilhas de auditoria, garantindo a proteção e confidencialidade dos documentos corporativos. Esses recursos são essenciais para proteger informações sensíveis e garantir conformidade com regulamentos de privacidade e proteção de dados.

4. Conformidade Regulatória:

O GED ajuda as empresas a manter a conformidade com regulamentos governamentais e padrões da indústria, como a LGPD. Recursos como controle de versões, auditoria e retenção de documentos permitem que as empresas gerenciem o ciclo de vida dos documentos de acordo com os requisitos legais e regulatórios específicos de sua indústria.

5. Redução de Custos:

Ao eliminar a necessidade de armazenamento físico de papel e simplificar processos manuais, o GED ajuda as empresas a reduzir custos operacionais e economizar espaço físico. Além disso, a automação de processos de trabalho resulta em maior produtividade e eficiência, reduzindo os custos associados ao tempo de trabalho desperdiçado.

6. Flexibilidade e Escalabilidade:

Os sistemas de GED são altamente flexíveis e escaláveis, adaptando-se às necessidades em constante mudança das empresas. Eles podem ser personalizados e expandidos conforme necessário, permitindo que as empresas cresçam e evoluam sem comprometer a eficiência ou a segurança de seus processos de gestão de documentos.

É por isso que o GED é amplamente considerado a melhor opção para empresas que buscam melhorar seus processos de gestão de documentos e impulsionar o sucesso empresarial.

Driver em Nuvem e Sistema GED: qual é o melhor?

Ao comparar um driver em nuvem e Sistema GED, torna-se evidente que o GED oferece uma gama mais abrangente de benefícios e funcionalidades voltada para o gerenciamento de documentos para empresas de todos os tamanhos e setores. Enquanto os drivers proporcionam facilidade de armazenamento e compartilhamento de arquivos, o GED vai além, oferecendo eficiência operacional, organização avançada, segurança robusta, conformidade regulatória e redução de custos.

Portanto, ao considerar a melhor opção para a gestão de documentos em sua empresa, é crucial avaliar não apenas a conveniência imediata, mas também a segurança, a conformidade e a eficiência a longo prazo. Nesse sentido, o Sistema Gerenciar se destaca como uma solução completa e confiável, projetada para atender às necessidades específicas de gestão de documentos empresariais que oferece uma variedade de recursos e funcionalidades para simplificar e otimizar a gestão de documentos em empresas e organizações.

O Sistema Gerenciar possibilita a digitalização rápida e fácil de documentos em papel, convertendo-os em formatos eletrônicos que podem ser armazenados, pesquisados e gerenciados digitalmente. Também oferece armazenamento seguro e confiável na nuvem para todos os seus documentos digitais. Os documentos são armazenados de forma centralizada e organizada, facilitando o acesso e a colaboração entre equipes distribuídas geograficamente.

Além disso, com recursos avançados de automação de processos permitem a criação e gerenciamento de fluxos de trabalho digitais personalizados e a assinatura eletrônica e digital de documentos, possibilitando que os usuários assinem documentos de forma segura e legalmente válida. O Sistema Gerenciar ainda oferece recursos de segurança, como controle de acesso por usuário, criptografia e trilha de auditoria detalhada, para rastrear quem acessou, visualizou, modificou ou compartilhou documentos. Se você acredita que um Sistema GED é a melhor opção para sua empresa gerenciar documentos e processos com eficiência, não perca mais tempo. Entre em contato conosco agora mesmo e saiba como o Sistema Gerenciar pode ajudar sua empresa.