Documentos digitalizados: como garantir validade jurídica?

Mais do que nunca a digitalização de documentos tem se tornado fundamental para as empresas que desejam garantir mais agilidade, segurança no acesso às informações e transformar o seu local de trabalho mais produtivo e eficiente. São inúmeros os benefícios que a digitalização de documentos pode trazer para um negócio, porém, algumas empresas ainda têm dúvidas de como garantir a validade jurídica dos documentos digitalizados.

Respaldo da lei para a digitalização de documentos

Recentemente foi publicado o Decreto nº 10.278/2020 para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, assegurando que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais que possuem os documentos originais.

O Decreto nº 10.278/2020 trouxe mudanças significativas para a gestão de documentos, proporcionando por meio da digitalização de documentos maior agilidade e facilidade na visualização, armazenagem e preservação dos documentos, tornando a administração e gestão de documentos público e privados mais simples e prático.

Além disso, o Decreto permite que após o processo de digitalização, seguindo os padrões estabelecidos, o documento físico poderá ser descartado, exceto aqueles que apresentem conteúdo de valor histórico. Dessa forma, as empresas poderão descartar com segurança e respaldo jurídico os documentos após a digitalização, garantindo redução de custos com manutenção de acervo físico.

Quais os requisitos para garantir a validade jurídica aos documentos digitalizados?

– Adquira uma assinatura digital (ICP-Brasil) e assinatura eletrônica

De acordo com o decreto, o documento digitalizado, destinado a se equiparar ao documento físico em caso de efeito ou comprovação legal de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno, deverá ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento.

Para os documentos digitalizados que envolvam relações entre particulares, uma simples assinatura eletrônica que comprove a autoria e a integridade dos mesmos são aceitas pela legislação vigente (Art. 10, § 2º da MP 2.200-2/2001 e o Art. 6º do Decreto 10.278/2020). Esta tecnologia é válida desde que seja de comum acordo entre as partes, ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. Em caso de desacordo, deve-se utilizar a certificação digital padrão ICP – Brasil.

– Assegure a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos

O sistema informatizado, responsável pela digitalização e armazenamento dos documentos deve informar quais os procedimentos executados como as informações de metadados mínimos exigidos para todos os documentos. Como também as informações de metadados exigidos para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público.

– Garanta a manutenção e a preservação dos documentos digitalizados

Após a digitalização dos documentos é fundamental garantir a manutenção e a preservação dos documentos digitalizados. Assegurando contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizada e possibilitando a localização e o gerenciamento do documento digitalizado e a conferência do processo de digitalização adotado.

– Siga os padrões técnicos de digitalização

Para garantir a validade jurídica aos documentos digitalizados é preciso seguir os padrões técnicos mínimos estabelecidos no decreto no momento da digitalização:

• A resolução mínima exigida para textos (com ou sem ilustrações), fotografia e cartazes é de 300 dpi, enquanto para plantas e mapas a resolução mínima deve ser de 600 dpi;
• A cor utilizada na digitalização de textos impressos sem ilustração, plantas e mapas deve ser monocromática (preto e branco); já para fotografias, cartazes ou textos em cores deve ser em RGB (colorido); e para textos impressos com ilustração e textos manuscritos os documentos devem ser digitalizados na cor escala de cinza.
• O formato do arquivo para textos deve ser em PDF/A, já para fotografias, cartazes, plantas e mapas é utilizado o formato PNG.
• Os metadados mínimos para todos os documentos digitalizados devem incluir assunto, autor (nome), data e local de digitalização, identificador do documento original, responsável pela digitalização, título, tipo documental e hash (checksum) da imagem – que é o algoritmo que mapeia uma sequência de bits com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.
• Para documentos digitalizados de instituições públicas, além dos requisitos gerais para metadados já citados, o decreto estabelece também a inclusão de classe (definida no plano de classificação da instituição), data de produção (do documento original), destinação prevista (eliminação ou guarda permanente), gênero e prazo de guarda.

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