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Quais são as etapas essenciais no processo de digitalização de documentos?

Quais são as etapas essenciais no processo de digitalização de documentos?
22 out 2018
Arquivo Digital, Digitalização, GED/ECM, Gestão documental, Organização
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A digitalização de arquivos tem se tornado prática cada vez mais frequente nas empresas, uma vez que proporciona inúmeras facilidades na rotina e na organização dos documentos. O processo de digitalização de documentos proporciona a otimização do tempo para as instituições que necessitam trabalhar com o apoio de documentações frequentemente, como consultórios médicos, por exemplo.

Porém, muitas empresas ainda possuem certo receio em converter seus arquivos no formato digital, por conta dos riscos de hackers invadirem o sistema ou até mesmo alguma pane inesperada, preferindo desta forma, manter seus arquivos em formato físico (impresso).

Além disso, mesmo aquelas empresas que pretendem realizar a digitalização, ainda possuem algumas dúvidas sobre como realizá-la de maneira eficaz e organizada. Por isso, vamos lhe ensinar o passo a passo sobre como deve ser o processo de digitalização de documentos da sua empresa.

Mas antes, é preciso entender a importância dessa prática.

Por que digitalizar documentos?

A cada dia o mercado de trabalho fica cada vez mais dinâmico, com atividades mais otimizadas e automatizadas com foco em metas e resultados.

Empresas que não buscam otimizar seu tempo e seus serviços perdem a corrida do mercado em que atuam, e os documentos fazem parte desse universo que requer agilidade.

Gastar tempo procurando documentos impressos em um atendimento, por exemplo, além de ser um processo moroso para o funcionário, também é para o cliente, que por sua vez não despende de tempo para isso.

Além disso, tempo é dinheiro, e os minutos ou até horas gastos procurando um documento físico podem estar prejudicando financeiramente a empresa em um saldo final.

Outra adversidade é a complexidade no processo de recuperação das informações em documentos no formato impresso. O risco de perder um documento em meio a tantos é muito maior do que perder documentos em um sistema GED, que armazena dados em nuvem.

Esses, entre outros motivos, só reforçam a necessidade de digitalizar os documentos. Além de ser uma prática sustentável, consegue aumentar a produtividade da empresa e dos funcionários, melhora a qualidade do atendimento ao cliente, gera lucro para as empresas, integra as informações em um só local, facilita a comunicação entre os setores e proporciona rapidez na conclusão das tarefas, entre outros inúmeros benefícios.

Planeje a digitalização

É precisa analisar como esses documentos serão digitalizados.

Eles podem ser armazenados em nuvem ou em servidores locais? A captura dos mesmos será centralizada ou descentralizada? Como serão indexados? Como e por quem eles serão acessados? Poderão ser vistos remotamente?

Estes e outros detalhes importantes devem ser discutidos com seu setor de Tecnologia da Informação (TI), ou com uma empresa que ofereça esse serviço de gestão de documentos e de softwares com essa finalidade, como o Grupo Gerenciar.

Organize os documentos

Antes de partir para a digitalização, organize por segmentos, assuntos, tamanhos ou a forma de organização que preferir. Retire grampos e clipes que podem prejudicar o scanner e procure recuperar aqueles documentos mais antigos e danificados.

Digitalize

Defina as configurações do scanner de luminosidade, contraste e resolução das imagens.

Identifique o conjunto de indexadores usados para a pesquisa destes documentos.

Agora será feita a digitalização em si, através de scanners que irão criar cópias digitais dos documentos. É preciso definir o tamanho dos arquivos de acordo com as necessidades de cada documento, a qualidade da digitalização e o destino de cada um deles dentro do sistema que os armazenará.

Atente-se ao scanner: apesar de ele ter uma qualidade digital, pode haver alguns problemas no momento de digitalizar, como manchas ou riscos.

Destine os documentos

Após o processo de digitalização de documentos, é preciso organizar os documentos no local onde eles serão acessados, garantindo eficácia para que os mesmos sejam facilmente encontrados.

Com o sistema de gestão inteligente de documentos, GED Gerenciar, é possível fazer a distribuição eficaz dos documentos, com facilidade na busca dos mesmos, além de ganho de tempo, agilidade e aproveitamento do espaço físico.

A versão CEDOC do sistema gerencia os arquivos no próprio centro de documentação do cliente, onde é feita a gestão dos documentos físicos e digitalizados. O sistema consiste em armazenar, gerir e preservar documentos de uma forma dinâmica e totalmente informatizada.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa!

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