A importância da gestão de documentos acadêmicos

A sistematização e a organização de documentos acadêmicos no Brasil iniciaram mais efetivamente na década de 1980, quando as instituições passaram a preocuparem-se mais com a chamada “memória da universidade”.

De lá para cá, a gestão de documento nas instituições de ensino mudou bastante. Os processos tornaram-se mais complexos, gerando uma grande quantidade de documentos. E, junto a esse crescimento exponencial na geração de documentos em meio físico, aumentou, também, a necessidade de rapidez e precisão no acesso a essas informações.

Nesse cenário, a gestão eletrônica de documentos mostra-se fundamental para manter o capital intelectual das instituições e torná-las mais eficientes e competitivas.

Veja, nesse post, qual é a importância de fazer a gestão de documento em meio acadêmico e quais são os benefícios que a gestão eletrônica pode facilmente trazer para a sua instituição.

Por que é importante fazer a gestão de documentos acadêmicos?

A gestão de documentos oferece diversos benefícios. Ela possibilita a organização, o processamento e a conservação dos documentos pertinentes à administração, história e ao funcionamento da instituição de ensino, mantendo a informação organizada e disponível.

Ela permite, também, a conservação da memória institucional, o acesso às informações acadêmicas, a realização mais eficiente de atividades e a disseminação de informações geradas pelas relações internas e externas da instituição.

A gestão de documentos é necessária, ainda, para o cumprimento de leis. Há, por exemplo, a Portaria MEC nº 255, que traz as obrigatoriedades de arquivamento de documentos das instituições federais e particulares de ensino, e a Portaria MEC nº 1.224, que institui normas sobre a manutenção e guarda de acervo acadêmico das instituições de ensino superior que pertencem ao sistema federal de educação.

GED – Gestão Eletrônica de Documentos

A GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, é um conjunto de tecnologias que possibilita uma instituição a gerenciar facilmente seus documentos no formato digital, executando processos de captura/conversão de documentos físicos, o gerenciamento, a armazenagem, o compartilhamento e a recuperação desses arquivos.

A GED permite preservar esse patrimônio e organizar digitalmente a documentação, assegurando acesso à informação no momento necessário e para a pessoa certa.

A gestão eletrônica de documentos é feita por meio de um sistema online, com acesso via internet. Essa solução pode fazer interface com o software de gestão da instituição, garantindo resultados ainda melhores.

Benefícios da gestão eletrônica de documentos

A gestão eletrônica de documentos traz uma série de benefícios para a gestão acadêmica, e entre eles destacam-se:

• É um diferencial competitivo das instituições, visto que ajuda a tornarem-se mais eficientes e produtivas.
• Maior qualidade no atendimento aos alunos, uma vez que proporciona a localização rápida e precisa dos documentos demandados.
• Maior otimização dos fluxos de processos nas instituições, tornando-os mais seguros, confiáveis, práticos e rápidos.
• Redução de custos com impressões e cópias, já que os documentos ficam disponíveis e podem ser compartilhados digitalmente.
• Gestão automatizada de processos, reduzindo o tempo necessário para localizar os documentos, o que aumenta a produtividade dos funcionários da instituição.
• Melhor aproveitamento do espaço físico. Os espaços que seriam utilizados para a guarda de documentos impressos podem ser aproveitados para outras atividades que criam diferenciais para a instituição.
• Eliminação de incidentes causados por extravio ou perda de documentos.
• Possibilita a criação e a gestão de uma secretaria digital eficiente, com a disponibilização rápida e precisa de documentos acadêmicos.
• Em caso de sinistros, a gestão eletrônica de documentos será de grande auxílio para a continuidade das operações; todos os documentos importantes ficam salvos e disponíveis na nuvem.

• Mais segurança de documentos acadêmicos, já que os impressos podem oferecer riscos se caírem nas mãos erradas. A gestão de documento feita digitalmente é realizada por meio de controle de permissões de acesso; assim, somente as pessoas autorizadas podem visualizar os arquivos.

A gestão eletrônica de documentos é uma forma de aumentar a produtividade e facilitar o acesso aos arquivos importantes de sua instituição. Ela ajuda, consideravelmente, a reduzir custos com impressão e cópias, possibilita maior segurança de documentos, melhor utilização do espaço físico da instituição e acesso rápido e preciso aos documentos acadêmicos.

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