Os softwares de gestão eletrônica de documentos (ou GED) não se resumem a simples plataformas para acessar documentos digitalizados. Tratam-se de poderosas soluções administrativas de arquivos que integram diversas ferramentas para digitalizar, assim como também organizar e acessar de forma inteligente um determinado acervo documental. Ganhando em competitividade com GED Administrativo As organizações do Século XXI sabem que é essencial aumentar o nível da eficiência operacional para ter competitividade, ainda mais em um momento econômico complicado como o que vivemos. A melhor maneira de fazer isso é através de simplificação, padronização e automatização......
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Embora seja um material importante no cotidiano das empresas, pouco a pouco o uso do suporte documental em papel vem sendo reduzido por conta do avanço tecnológico. Com a popularização da digitalização de documentos, cada vez mais usuários que manuseiam arquivos e informações vem substituindo o uso do documento físico pelo formato digital. Ainda assim, existem uma série de dúvidas a respeito do destino dos documentos físicos (originais) após a sua digitalização. Será que realmente não há mais a necessidade de armazená-los? Eles podem ser descartados ou eles devem ser mantidos por um......
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Organizar documentos nem sempre é uma tarefa fácil: é necessário conhecimento e experiência para realizar a organização de forma a tornar a gestão de documentos simples e eficaz. Por isso, contar com uma consultoria de gestão de documentos durante esse processo não é uma opção, mas uma necessidade. Quando mal executada, uma organização pode causar muitos transtornos no mundo empresarial, podendo ocasionar perda de documentos, atraso no cumprimento de demandas e até mesmo redução na produtividade. Quando procurar uma consultoria de gestão de documentos? Várias razões levam as empresas a buscarem uma consultoria......
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Com o desenvolvimento tecnológico e o avanço da informática, tudo ou quase tudo se tornou digital, por dois motivos básicos: o primeiro é que as pessoas estão cada vez mais buscando conteúdo digital em vez de registros em papel; segundo pelo motivo de que é mais seguro, considerando que fatores como agentes químicos, físicos e biológicos podem prejudicar a vida útil de documentos. Por falar nisso, você já adota em sua instituição de ensino (IES) algum acervo acadêmico digital ou sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED)? Não? Saiba, então, que com isso......
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A digitalização de arquivos tem se tornado prática cada vez mais frequente nas empresas, uma vez que proporciona inúmeras facilidades na rotina e na organização dos documentos. O processo de digitalização de documentos proporciona a otimização do tempo para as instituições que necessitam trabalhar com o apoio de documentações frequentemente, como consultórios médicos, por exemplo. Porém, muitas empresas ainda possuem certo receio em converter seus arquivos no formato digital, por conta dos riscos de hackers invadirem o sistema ou até mesmo alguma pane inesperada, preferindo desta forma, manter seus arquivos em formato físico......
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Realizar a gestão das notas fiscais em sua empresa é um fator determinante para que se possa evitar muitos problemas e transtornos. Essa gestão deve englobar tanto as notas de entradas, quanto as de saídas. Por isso, é importante saber quais erros devem ser evitados na gestão de notas fiscais e, desse modo, ter mais tranquilidade e produtividade. Veja, neste artigo, quais são os erros mais cometidos e como evitá-los! Achar que a DANFE é o documento fiscal É muito comum as pessoas acharem que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)......
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A gestão de documentos em uma empresa é sempre um processo que demanda muita atenção. Tanto mais quando falamos de elementos que têm valor de registro e comprovação de atividades financeiras. A nota fiscal é um bom exemplo disso. O grande volume e a necessidade de organização constante, no entanto, tendem a tornar o gerenciamento de notas fiscais burocrático. Com isso o processo é tido por muitos empreendedores como algo maçante e que toma muito do seu tempo. Um recurso que atenua muito esta situação é a nota fiscal eletrônica (NF-e). Afinal, o......
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No trabalho diário de uma empresa são produzidas grandes quantidades de documentos, que devem ser geridos de acordo com o ciclo vital, do momento da produção até sua destinação final. O ciclo de vida dos documentos possui três idades. Três idades do arquivo A gestão de documentos conta com procedimentos bem definidos para todas as etapas do ciclo de vida dos documentos, que envolve as idades do arquivo, sendo elas: corrente, intermediária e permanente. A frequência de uso e seu valor são considerados na hora de definir em qual idade está o documento.......
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As atividades diárias de uma empresa, independentemente do seu ramo de atuação, necessitam da manipulação e gerenciamento de muitas informações, de modo que, na maioria das situações, a cada tarefa são criados novos documentos. Nesse contexto surge o questionamento da importância de realizar a gestão de arquivos para melhorar a performance das tarefas. Se esse é o seu questionamento, você está no lugar certo! Nós do Grupo Gerenciar preparamos este artigo que vai lhe ajudar a entender os motivos de adotar essa prática. Organização A organização é um dos principais pilares do gerenciamento......
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Estabelecer uma rotina de excelência é imprescindível para toda e qualquer empresa, e para isso é necessário que seus documentos sejam armazenados de maneira inteligente e inovadora. O que isso quer dizer? Quer dizer que você deve ficar atento a algumas dicas para efetuar o arquivamento correto dos documentos de sua empresa. No momento de fazer o arquivamento, é imprescindível que os documentos sejam guardados de forma correta. Existem inúmeras de maneiras de poder arquivar os documentos de uma empresa, como armários, gavetas e caixas – ou, claro, em arquivos nos computadores de......
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