Não há empresa hoje em dia que não mantenha arquivos digitais como parte de sua rotina. Seja ao guardar apenas alguns documentos essenciais, seja ao digitalizar toda sua papelada para preservá-la. É inevitável ter que lidar com inúmeros registros virtuais, que podem estar em um computador, um HD externo ou na nuvem. Mas não é porque esse meio é considerado mais seguro para proteger esses documentos tão essenciais que não deve agir com cautela. Por isso, conheça os principais cuidados que deve ter no armazenamento de seus arquivos digitais: Use um software de......
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A digitalização de documentos é um processo pelo qual cada vez mais empresas estão optando. Essa solução ajuda a economizar mais recursos financeiros, otimiza o uso de espaço físico na empresa e garante um maior ganho de tempo durante o trabalho, já que os documentos são mais fáceis de acessar e localizar. Porém, com essa opção surgem algumas dúvidas. Uma delas é: será que você deve digitalizar todos os documentos físicos da sua empresa? Cada empresa é única É claro que cada empresa tem suas características únicas. Seu objetivo, seus recursos e até......
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Se a sua empresa busca reduzir custos, assim como também aumentar a eficiência, a produtividade e a capacidade de gestão, então ela precisa adotar o mais rápido possível o gerenciamento das operações que dizem respeito à notas fiscais. Tomar essa atitude poderá fazer com que ela experimente uma nova realidade. A seguir, entenda melhor o que estamos dizendo, a partir de alguns motivos que elencamos para fazer gerenciamento de notas fiscais. Invista hoje mesmo nessa estratégia que pode levar o seu negócio a se desenvolver de forma mais rápida! 1. Redução de custos......
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Organizar documentos nem sempre é uma tarefa fácil: é necessário conhecimento e experiência para realizar a organização de forma a tornar a gestão de documentos simples e eficaz. Por isso, contar com uma consultoria de gestão de documentos durante esse processo não é uma opção, mas uma necessidade. Quando mal executada, uma organização pode causar muitos transtornos no mundo empresarial, podendo ocasionar perda de documentos, atraso no cumprimento de demandas e até mesmo redução na produtividade. Quando procurar uma consultoria de gestão de documentos? Várias razões levam as empresas a buscarem uma consultoria......
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Com o desenvolvimento tecnológico e o avanço da informática, tudo ou quase tudo se tornou digital, por dois motivos básicos: o primeiro é que as pessoas estão cada vez mais buscando conteúdo digital em vez de registros em papel; segundo pelo motivo de que é mais seguro, considerando que fatores como agentes químicos, físicos e biológicos podem prejudicar a vida útil de documentos. Por falar nisso, você já adota em sua instituição de ensino (IES) algum acervo acadêmico digital ou sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED)? Não? Saiba, então, que com isso......
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A digitalização de arquivos tem se tornado prática cada vez mais frequente nas empresas, uma vez que proporciona inúmeras facilidades na rotina e na organização dos documentos. O processo de digitalização de documentos proporciona a otimização do tempo para as instituições que necessitam trabalhar com o apoio de documentações frequentemente, como consultórios médicos, por exemplo. Porém, muitas empresas ainda possuem certo receio em converter seus arquivos no formato digital, por conta dos riscos de hackers invadirem o sistema ou até mesmo alguma pane inesperada, preferindo desta forma, manter seus arquivos em formato físico......
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As atividades diárias de uma empresa, independentemente do seu ramo de atuação, necessitam da manipulação e gerenciamento de muitas informações, de modo que, na maioria das situações, a cada tarefa são criados novos documentos. Nesse contexto surge o questionamento da importância de realizar a gestão de arquivos para melhorar a performance das tarefas. Se esse é o seu questionamento, você está no lugar certo! Nós do Grupo Gerenciar preparamos este artigo que vai lhe ajudar a entender os motivos de adotar essa prática. Organização A organização é um dos principais pilares do gerenciamento......
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A Gestão de Documentos se tornou um conceito vital para os departamentos de Recursos Humanos (RH) das empresas, possibilitando a gestão eficiente do acervo documental e otimizando os espaços e recursos do departamento. O RH de uma organização é responsável pela produção de muitos arquivos, desde documentos relativos à contratação ou demissão de colaboradores, arquivamento de currículos, pedidos de férias, ações disciplinares, fichas de avaliação, entre muitos outros. Para evitar o acúmulo de documentos, perdas e prejuízos, as organizações têm estruturado a Gestão de Documentos como forma de evitar esses problemas, como você......
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Para algumas empresas, gerenciar os seus próprios arquivos muitas vezes pode representar um grande dilema. Por esse motivo, é cada vez mais comum que essas organizações optem pela terceirização de guarda física de documentos. Esse tipo de serviço garante a conservação dos variados arquivos da empresa, evitando problemas como perdas de parte do documento, papéis sujos ou amassados ou deteriorados e até mofo, umidade e pragas. Além do mais, é uma forma prática de mantê-los organizados e pode, inclusive, ajudar os funcionários a economizar tempo na hora de procurar um documento. Contratar um......
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Toda tecnologia é bem-vinda para facilitar nossas rotinas dentro do trabalho. No entanto, não basta apenas contratar serviços e softwares sem um estudo estratégico para conhecer as funções de cada sistema e, principalmente, saber se ele é indicado para o trabalho da sua empresa. Afinal, o que é bom para um não necessariamente funciona para outro. Essa é uma dúvida comum em relação ao sistema GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. A utilidade do Sistema GED para empresas Essa tecnologia, centrada no gerenciamento de documentos feito por meios digitais, já é comum no......
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