5 razões para fazer a digitalização dos documentos da sua empresa

Os principais benefícios da digitalização dos documentos:

Muitas empresas ganhariam muito com a digitalização do seu acervo de documentos físicos. Além da economia de espaço, o acesso às informações fica muito mais ágil, sem contar o ganho em segurança ao enviar toda a documentação para as nuvens.

Confira 5 razões para fazer a digitalização dos documentos que pode ser vantajoso para qualquer empresa:

1 – Redução no tempo de busca

Poder conferir um documento com a rapidez que se consulta um e-mail é, talvez, a maior vantagem. Ao contrário do armazenamento físico, que depende sempre do espaço disponível, no digital é possível criar uma logística de arquivamento para facilitar a busca de uma informação.

Ao invés de procurar por uma pasta em um determinado arquivo, o sistema de busca digital pode acessar informações através de palavras-chave.

2 – Redução de custo com manutenção do arquivo

Você pode até acreditar que não há custo de manutenção pelos arquivos físicos, já que está tudo armazenado dentro da própria empresa. Porém, o uso de espaço físico é um custo que deve ser contabilizado, assim como um “estoque”, em empresas que vedem produtos físicos.

Além disso, a redução de espaço físico cria condições para repensar a logística do fluxo de trabalho, facilitando o trânsito de pessoas e aumentando a produtividade.

3 – Redução do risco de perda

A digitalização, agregada ao processo de armazenamento em Nuvem, é uma garantia de que em casos de inundação, incêndio ou furto não causem a perda dos documentos.

O armazenamento virtual é mais seguro não só por conta da confiabilidade dos servidores atuais, mas também pelo fato da maioria deles contarem com um processo de backup automático.

4 – Acesso compartilhado

Ao digitalizar seus documentos, é fácil e barato implantar sistemas que permitem o acesso compartilhado das suas informações. É possível, por exemplo você compartilhar um conjunto de documentos com vários colaboradores simultaneamente e até mesmo com os seus clientes.

5 – Controle de Acesso

A única maneira de controlar o acesso a documentos estocados fisicamente é passando a chave no cadeado. Ou seja, se não há uma sala com acesso restrito, qualquer um pode acessar e, pior, furtar documentos.

Ao digitalizar seu acervo, é possível criar sistemas de níveis de acesso aos documentos, permitindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos e não outros.

Quer garantir esses 5 benefícios da digitalização dos documentos? Entre em contato agora mesmo e conheça as soluções do Grupo Gerenciar.