Qual a melhor forma para arquivar documentos?

Toda empresa tem que lidar com um volume considerável de documentos. Na medida em que cresce a organização e os negócios tornam-se mais complexos, muitas perdem controle sobre estes itens. É por isso que aumenta a insegurança dos gestores a respeito de qual a melhor forma para arquivar documentos. Há soluções e métodos variados, no entanto, que podem colaborar para que as atividades da empresa não sejam prejudicadas pela desorganização.

É verdade que ainda há muitos negócios enfrentando problemas neste setor. Pesquisas da PwC e do Radicati Group apontam que o arquivamento inadequado pode custar pelo menos 1 mês de trabalho. É o tempo que os gestores gastam a procura de informação. Para os funcionários são 2 horas de busca diária. Como lidar, então, com este problema?

Observando métodos de arquivamento: a classificação dos documentos

A priori a melhor forma para arquivar documentos é seguir cuidadosamente as regras arquivísticas para a gestão documental. Sabendo que a natureza e origens dos documentos na sua empresa são diversas a primeira tarefa é categorizar arquivos. A sua organização deve separar os diferentes tipos de modo a facilitar eventuais buscas. Pastas e caixas registradas como “diversos”, por exemplo, tendem a causar ineficiência no arquivamento.

Lembre-se de que tudo o que for desnecessário deve ser eliminado. Por isso, mantenha em vista a temporalidade documental. Ou seja, o tempo obrigatório de arquivamento. Um check-in básico deve discriminar os arquivos em:

• Administrativo;
• Contábil;
• Comercial;
• Relatórios;
• Correspondência;

Definindo um local específico para o armazenamento

Além do exposto acima, cuidar do espaço de armazenamento também é relevante. Ou seja, opte a empresa por guardar os documentos de modo físico ou digital, é importante que estejam reunidos em local único. Além de facilitar o acesso às informações, isto proporciona maior controle sobre aquilo que a organização tem arquivado. Portanto, uma sala exclusiva ou um sistema próprio são o mais adequado.

Praticando a indexação

Com os documentos separados em um local específico para o armazenamento, a sua empresa precisa definir métodos para indexação. Data, assunto, cliente, ou qualquer outro critério relevante pode ser utilizado. O mais importante é proporcionar facilidade de acesso à informação. Tomemos um breve exemplo. Quando falamos especificamente de qual a melhor forma para arquivar documentos contábeis, há dois parâmetros.

Uma sugestão seria que estes itens estejam arquivados por assunto e em ordem crescente. Na primeira categoria estão DRE, notas fiscais, fluxo de caixa, balanços patrimoniais e similares. Para cada um dos tópicos citados inicia-se um arquivo em ordem crescente baseado na data de emissão. Nos documentos físicos, para facilitar o manuseio, os materiais transparentes que agilizem a identificação são recomendados.

Qual a melhor forma para arquivar documentos: entenda o auxílio das ferramentas digitais

Ainda que tomemos estes cuidados, a gestão documental não é tarefa simples. Contudo, a tecnologia da informação está aí para facilitar processos que antes demandavam esforço e tempo humano. De forma automatizada podem-se resolver situações que demorariam horas se tratadas manualmente. Na gestão de documentos não é diferente. Há diversos sistemas que podem melhorar este processo, diminuindo os riscos de erros e também extravios.

Ferramentas voltadas para consulta, download e gestão de documentos fiscais são exemplos disso. Você pode tratar das suas NFes e CTes através destas plataformas. Assim, qualquer empresa pode aproveitar desta eficiência para lidar com a documentação fiscal – preferencialmente sendo assessorada por uma consultora especializada. Somando todos os tópicos aqui tratados, aumenta a segurança para arquivar os seus documentos de forma correta. Evitam-se assim multas futuras por conta da desorganização.

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