GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos: 7 dúvidas frequentes

Está cansado daquela pilha de papel no seu escritório e gostaria de implantar um processo mais eficiente de gestão de documentos? O GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode ser a solução eficiente e prática de que precisa para gerir essa situação tão importante para sua empresa. Neste artigo, você irá saber o que é essa sigla e conferir respostas para as mais frequentes questões sobre esse sistema.

O que é GED?

GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é o gerenciamento de diferentes tipos de documentos em uma empresa usando programas de computador e armazenamento. Um sistema de GED permite que uma empresa e seus usuários mantenham disponível a versão digital de um documento, armazenem, indexam, imprimam, processem e gerenciem documentos em imagem, vídeo e áudio, bem como em forma de texto.

Um dos diferenciais do GED em relação a outros métodos é que seu sistema de operação é todo armazenado e executado na internet. Ou seja, não precisa de softwares de instalação, fator que limitaria sua utilização. Além disso, os documentos são armazenados em nuvem e podem ser acessados quando e onde forem necessários, mas apenas por pessoas autorizadas – um dispositivo de segurança a mais para sua documentação.

Como minha empresa ou organização poderia se beneficiar do uso de um sistema GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

O gerenciamento de documentos é uma maneira de ter à disposição todos os seus documentos em papel também em formato eletrônico. Os documentos em papel são digitalizados e transformados em um arquivo em formato PDF e arquivados eletronicamente em um hardware de armazenamento de computador. Você pode facilmente recuperar, anotar e arquivar esses arquivos.

Minha empresa deseja gerenciar seus documentos com mais eficácia e está pesquisando um GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Por onde começamos e o que procuramos?

Inicialmente, você deve avaliar esta situação por meio de algumas perguntas importantes:

  • Por que você acha que precisa de um sistema de gerenciamento de documentos?
  • O que você usará para isso?
  • Quem será responsável por isso?
  • Onde você deseja instalá-lo?
  • Quantas pessoas precisarão usar isso?

A partir das respostas obtidas, pesquise para descobrir qual sistema de gerenciamento de documentos é melhor para você. Uma vez que você saiba com qual sistema você trabalhará, refine seu plano de implementação de gerenciamento de documentos.

Como posso preparar o meu negócio em caso de desastre?

Sempre faça o backup dessas informações em outra fonte de mídia, uma que possa permanecer no escritório, mas também em um servidor que possa estar fora do local ou em uma mídia que possa ser armazenada e armazenada externamente.

Uma coisa que você deve planejar é a frequência com que você fará o backup dessas informações. Ter alguns locais diferentes fora do local onde essas informações são armazenadas ou armazenadas em backup ajudará a proteger seu tempo e investimentos financeiros.

Como meus documentos são capturados?

Através da digitalização em documentos em papel usando um scanner de alta velocidade ou enviando o documento eletronicamente via software.

Posso compartilhar meus documentos depois que eles foram capturados?

Sim. Você pode enviar esses documentos por e-mail, imprimi-los ou até mesmo compartilhar documentos via Internet / intranet.

Depois de digitalizados, posso me livrar dos documentos em papel?

Não. O documento físico não pode ser expurgado, já que ele é importante como prova. A menos que o prazo legal tenha vencido, e este perca seu valor jurídico probatório.

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