O que é GED – Gerenciamento eletrônico de documentos

O mundo corporativo presenciou nas últimas décadas a ascensão da informação como elemento central de mercado. Com isso o armazenamento, proteção e rápido acesso aos dados tornaram-se obrigatórios para qualquer empresa bem-sucedida. Principalmente quando levamos em conta que esta é uma demanda exponencial, ou seja, o fluxo informacional só tende a aumentar. Neste contexto deve-se considerar o auxílio do GED – Gerenciamento eletrônico de documentos.

Afinal, os aspectos documentais de uma empresa não podem ser dissociados da gestão de conhecimento. Visto a complexidade que envolve este trato, aqui a tecnologia é uma aliada valiosa. Pois através de sistemas a empresa organiza com facilidade os seus registros e preserva melhor informações-chave do negócio. Além disso, gerenciar por meios eletrônicos é uma prática que garante maior proteção de dados.

O GED é uma solução que trata de uma variedade bem completa de documentos. Sua utilidade é percebida em todo o processo envolvido na gestão da informação documental. Através dele são criados, armazenados, controlados e compartilhados os documentos. É importante dizer que para utilizar estes sistemas não é necessário grande infraestrutura. A maioria funciona pela internet, sendo acessada rapidamente através de um navegador.

GED – Gerenciamento eletrônico de documentos? Entenda o que é

Naturalmente ainda há gestores que desconhecem estas ferramentas e seus benefícios. A fim de sanar eventuais dúvidas, comecemos por definir o que é o GED. Este conjunto de ferramentas é um auxílio eletrônico voltado para armazenar, localizar e recuperar informações documentais. Podemos tratar com esta solução os documentos digitalizados, planilhas, arquivos de texto, notas fiscais e assim por diante.

Como reflexo, o uso de documentos físicos diminui consideravelmente quando é implantado um sistema de gerenciamento. Na maior parte das vezes reserva-se o espaço físico apenas para os casos que envolvem obrigatoriedade legal. Ainda deve-se considerar que este é um fato que transcende a praticidade de lidar com a informação digitalmente. O motivo é que as cópias e registros no sistema tendem a ser “inteligentes”.

Isto significa dizer que ao buscar ou tratar estes arquivos no GED, as respostas recebidas serão as mais eficientes. Resultados mais relevantes, lembretes e organização em workflow podem ser alguns dos recursos apresentados ao usuário. Compete ainda para a relevância destas soluções o fato de que são de fácil utilização. A seguir, descrevemos os componentes e tecnologias presentes na gestão eletrônica de documentos.

Componentes e ferramentas que fazem parte do GED – Gerenciamento eletrônico de documentos

As operações efetuadas pelo GED podem ser resumidas em quatro componentes: os campos de dados, registros, arquivos/documentos e pastas. Exemplificando: no primeiro é onde registramos informações-chave nos índices. São dados como data de criação/registro/alteração ou última pessoa a trabalhar o registro. Em termos de ferramentas podemos encontrar:

• Captação

Tem por função captar os documentos e formulários gerados. É uma das garantias de confiabilidade da informação. Atua ainda para permitir que estes dados sejam recuperados e funcionem de forma integrada com outras aplicações.

• Document Imaging (DI)

Ferramenta para conversão de documentos físicos em digitais. Normalmente o processo de digitalização ocorre com o auxílio de scanners.

• Document Management (DM)

Este é o gerenciamento de documentos propriamente dito. Com ele a empresa trata de todo o ciclo de vida de um documento eletrônico. Lidando, portanto, com sua criação, revisão, aprovação e eventual descarte.

• Forms Processing

O processamento de formulários é o recurso envolvido no reconhecimento da informação contida nos textos documentais. A partir disso é feita uma relação com os campos registrados em bancos de dados. Seu papel mais frequente é, portanto, o reconhecimento automático de caracteres.

• Workflow

Ferramenta para controle e gerenciamento de processos. Aqui são visualizadas as tarefas, responsáveis, e tempo previsto para realização. É fundamental na organização das atividades de forma a sincronizar ações e controlar os prazos.

Considerações a respeito da implantação

O GED – Gerenciamento eletrônico de documentos – apresenta todas as ferramentas acima descritas e ainda outras mais. Assim percebemos que sua utilidade na gestão documental é vasta. Para aqueles administradores que buscam implantar a solução em suas empresas, devem ser feitas algumas considerações. O primeiro fator a levar em conta é a análise do software escolhido. As soluções mais eficientes e duradouras são escaláveis e flexíveis.

Logo, elas podem ser expandidas e atualizadas conforme as demandas surgirem. Para que o sistema represente economia também é importante buscar por parceiros especializados e com experiência no mercado. É uma forma de garantir a segurança do software, ao mesmo passo em que a empresa recebe soluções que não vão onerá-la excessivamente.

Benefícios atrelados ao uso da gestão eletrônica

Passando em revista as funções de um GED, é fácil concluir que ele facilita as atividades de gestão documental. De forma segura e controlada os usuários têm acesso às informações. O que melhora, naturalmente, a eficiência deste processo. Pois ele acontece de forma mais ágil, na mesma medida em que são inibidas as falhas operacionais. Falamos, além de tudo, de um recurso abrangente.

Não importa o tamanho ou ramo da empresa, certamente haverá um recurso de GED para ela. Sobretudo quando consideramos que ele é um sistema modular. Com isto a empresa pode contratar apenas as soluções diretamente ligadas à sua atividade. Esta característica abre também a possibilidade de incluir o software apenas em setores específicos da organização.

De forma indireta, as ferramentas de gestão eletrônica afetam atividades como o atendimento ao cliente. Afinal, as respostas são mais rápidas com o auxílio desta tecnologia. Os custos são outro ponto que sofre grandes impactos. Automatizar processos dá ao gestor a oportunidade de economizar em recursos humanos, espaço e material. Tudo isto em troca de um ambiente de alta produtividade.

Conheça mais sobre o GED com a solução da Gerenciar

Trabalhar com um GED – Gerenciamento eletrônico de documentos – proporciona fluidez no trato de recursos documentais. É por isso que ele é cada vez mais obrigatório no cenário corporativo. Não resta muito tempo para que a sustentabilidade dos negócios dependa prioritariamente desta tecnologia. Se você está buscando implantar esta ferramenta na sua empresa, conheça um pouco mais sobre a Gerenciar e a solução que oferecemos.

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