Gestão documental do seu escritório: conheça 7 melhores práticas

Já sabemos que uma gestão documental eficiente poupa tempo de procura e desperdício de espaço, o que são maneiras mais sutis de contribuir para a conquista de novos clientes – e consequentemente para a rentabilidade do seu negócio.

Aliás, você sabia que este aspecto pode, inclusive, livrar o seu escritório de problemas com a Justiça, ou evitar que decisões erradas sejam tomadas, principalmente se forem referentes a cortes de gastos e de pessoas? Então, veremos neste texto algumas maneiras de realizar uma melhor gestão documental do seu escritório.

Antes de falar de gestão de documentos, é preciso falar também de guarda, e saber diferenciar estes dois termos. Enquanto que guarda se refere a armazenamento de documentos, gestão é organizar esses documentos, para que sejam rapidamente localizados sempre que necessários.

Então, agora vamos ver algumas soluções de guarda e gestão inteligente de documentos que a Gerenciar oferece. Continue lendo!

Guarda de documentos

Antes de tudo, a Gerenciar investiga como são as dinâmicas da empresa com relação aos seus documentos, para então realizar a consultoria, isto é, propor a melhor forma de guardá-los, e depois de gerenciá-los.

Digitalização dos documentos

Este é o primeiro passo para inserir os dados dos documentos no Software GED Gerenciar (Gerenciamento / Gestão Eletrônico(a) de Documentos): em nuvem, microfilmes, etc.

Esta medida pode levar as empresas a descartarem os documentos físicos a fim de economizarem espaço. Porém tenha muita atenção! É preciso verificar quais desses documentos já passaram do prazo que a lei manda guardar os documentos físicos originais, por que a versão digitalizada não possui validade jurídica como prova, por serem apenas “cópias digitais”.

Documentos físicos exigem medidas específicas, também fornecidas pela Gerenciar: as melhores soluções para organização e para arquivamento.

Software GED Gerenciar

Este conjunto de ferramentas totalmente digitais permite que todos os dados sejam indexados em um sistema (personalizada para a sua empresa ou escritório, conforme a realidade dela) e rapidamente consultados conforme a necessidade. E isto também impede que documentos e dados sejam perdidos, completando os objetivos de uma guarda inteligente de documentos, o que quer dizer que o sistema também recupera dados.

GED – Versão CEDOC

O GED Versão CEDOC permite a empresa ou o escritório a fazerem a própria gestão física e eletrônica dos seus arquivos. Uma opção para quem não deseja terceirizar o serviço de gestão e guarda.

Microfilmagem

Microfilmagem é uma tecnologia que resistiu às mudanças tecnológicas. Consiste em preservar dados fotografando documentos. Há muitas vantagens:

– Como a fotografia é analógica, o microfilme não perde espaço para outras tecnologias que estão sujeitas a obsolescência de softwares utilizados para visualização dos seus arquivos.;

– O material desta fotografia tem duração de 500 anos;

– Este sistema tem validade jurídica, portanto permite o descarte do papel.

Guarda de mídias de backup

Apesar da guarda em nuvem tanto pelo GED como pela versão CEDOC, a guarda de mídias de backup, principalmente de fitas, continua se fazendo necessária para muitos clientes, afinal as fitas armazenam grandes volumes de dados por 30 anos. Portanto, são outra fonte importantíssima para a recuperação de dados, e é preciso que sejam bem guardados e fáceis de localizar.

Terceirize a guarda de documentos

A terceirização pode ser um grande investimento, pois uma empresa de guarda de documentos conta com pessoal treinado, visão de fora e tecnologia para estudar o seu caso e propor a melhor solução para a gestão documental do seu escritório, e usando o mínimo espaço de tempo possível.

Tenha um diferencial na sua empresa: entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.
Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

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