Gestão documental nas empresas de loteamento e urbanismo

Realizar a gestão documental é um dos principais desafios das empresas. Independentemente de qual seja seu tamanho ou segmento, organizar de forma otimizada as informações é um dos pontos mais estratégicos de um negócio . Quando falamos em empresas de loteamento ou urbanismo, essa importância aumenta.

Isso porque a demanda para empresas privadas desse setor aumenta a cada ano, assim como as oportunidades de negócios existentes. Portanto, para atingir toda a sua eficiência, medidas são necessárias para otimizar processos diários.

O que é gestão documental?

A gestão documental corresponde aos diversos processos que envolvem a organização e o armazenamento dos arquivos de uma empresa. Através disso, é possível conservar a integridade física de documentos, assim como guardar, de forma segura, essas informações e dados.

Esse método ganha ainda mais destaque em empresas de loteamento ou de urbanismo. O segredo para realizar uma boa gestão documental é investir em estratégias internas. Por meio disso, é possível:

• Otimizar os processos do dia a dia;
• Ter mais agilidade no acesso a informações relevantes;
• Capacidade de armazenar diferentes tipos de plantas e projetos;
• Aumentar a produtividade da sua equipe;
• Gerenciamento das informações.

Compreendendo isso, chegou a hora de descobrir a qual a melhor hora de investir em uma gestão documental. Assim como podemos observar, os processos do dia a dia serão otimizados com segurança.

Quando investir em uma gestão documental?

Existem diversos pontos importantes para se pensar antes de investir em um serviço de gestão documental para a sua empresa. O primeiro deles é observar que isso é um trabalho que deve se iniciar internamente, ou seja, conscientizando todos os departamentos, gestores e colaboradores que manuseiam os documentos da empresa quanto à importância desta solução, que pode ser aplicada dentro da empresa ou através da terceirização.

Outro ponto a ser observado é que essa solução não acontece de um dia para o outro. Vai demorar um pouco até a sua empresa e a sua equipe se acostumarem com a nova iniciativa. Tenha paciência e prepare o seu negócio para isso.

Isso sem falar no conhecimento do ciclo de vida dos documentos. Existem documentos que possuem um prazo de guarda, para evitar manter aquelas informações por tempo indeterminado na empresa, sem necessidade. À medida que você compreende melhor isso, fica mais fácil analisar o tempo para armazenar aquele documento.

Projetos de loteamento e urbanismo demoram um longo período até serem concluídos. Mesmo assim, são necessários alguns anos de armazenamento do documento do projeto. Sem uma gestão documental eficaz, é possível que informações sigilosas caiam em mãos erradas ou o extravio de arquivos aconteça.

Há ainda um processo uniformizado de armazenamento, organização e até mesmo eliminação desses documentos. Mas, ainda que tenha as suas vantagens, muitas empresas também buscam soluções digitais. A gestão eletrônica de documentos está ganhando espaço e abaixo você compreenderá melhor sobre isso.

GED: a solução da gestão eletrônica de documentos

Uma das soluções mais investidas é o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Trata-se de um sistema inteligente, que compreende as diversas etapas da gestão documental: planejamento, implementação, gerenciamento e atendimento.

Cada fase é desenvolvida para atender às características de cada negócio. Isso quer dizer que as funções desses softwares são elaboradas para que a individualidade do seu negócio seja usada a seu favor.

O acesso a essas informações também é algo a ser pensado. Nem todas as pessoas precisam ter o mesmo nível de acesso desses documentos. Através do GED, você pode limitar isso. E, caso seja necessário, é possível a pessoa ver determinada informação.

Existem vários sistemas de GED disponíveis no mercado, cada um com características que podem diferenciá-los dos seus concorrentes. Por exemplo: o caso do software da Gerenciar é a opção perfeita para negócios e profissionais do ramo urbanismo ou de loteamento.

Esse tipo de empresa lida com documentos variados, inclusive plantas diversas, como irregular, radioconcêntrica, ortogonal, entre outras. Cada uma dessas plantas exige um tipo de armazenamento específico, e encontrar um software que atenda a essa exigência pode ser difícil.

Ainda em sistemas eletrônicos desse tipo em empresas de urbanismo ou de loteamento, podemos observar que informações como o dossiê do cliente e do lote serão armazenados. Esses dados pedem praticidade de acesso e segurança. Com o sistema GED, é possível ter isso e muito mais.

Para isso, é necessária toda uma estrutura por trás do uso do software do GED. Deve-se criar um MGD, que é um manual de gestão documental, essencial uma melhor compreensão quanto a como aquele sistema pode afetar o acesso aos dados. Esse manual deve existir mesmo sem a utilização de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Outro ponto que devemos observar é a digitalização de documentos, permitindo que haja um acesso mais rápido e simultâneo a uma mesma informação disponível no sistema. Também podemos ter um controle maior sobre o que cada pessoa acessou daquele documento. Mas digitalizar um documento não é a solução de tudo.

Documentos físicos devem ser mantidos por um prazo de guarda legal. Além de uma prova, essa é uma maneira segura de analisar e conferir os processos desenvolvidos naqueles documentos. Isso não só é importante no desenvolvimento das atividades como também para possíveis análises futuras. Mas não podemos nos esquecer da praticidade de digitalizar os documentos a longo prazo.

Por exemplo: se há alguma nota ou observação, é possível ver quando foi feita e por qual profissional. Isso, claro, para aqueles cujo acesso lhes dá a permissão de modificar certos arquivos. Também devemos observar o que envolve esses acessos.

Quando limitamos o acesso a determinados dados, você pode limitar o vazamento de informações confidenciais. Estamos falando de projetos de loteamento e urbanismo que exigem um conhecimento imenso de diversos dados importantes. Ainda, é possível observar como se dá realmente aquele projeto, o que, nas mãos erradas, pode dar muita dor de cabeça.

O sistema GED pode otimizar diversos processos desse tipo de empresa. Por exemplo: sua equipe pode ter acesso a informações realmente relevantes para realizar seu trabalho. Com isso, a busca até encontrar o dado certo diminui e otimiza a forma como se pode usar esses dados.

Outro benefício do sistema GED para a sua equipe é em relação à plataforma. O design é atrativo e é tudo bem intuitivo. Por mais que haja informações pesadas e em grande quantidade, não significa que será difícil de encontrar esses dados.

Antes de investir no sistema GED, você deve observar se há a possibilidade de digitalizar documentos de formatos grandes. Esse é o método que converte documentos físicos acima de A3, próprio para plantas e projetos em geral. Com isso, é possível ver as plantas em tamanho real nos dispositivos digitais. E, como é uma plataforma online, é possível ver esses dados de qualquer dispositivo.

O diferencial do Plano Diretor

Quando falamos em loteamentos e urbanismo, a principal fonte de serviços é através do Poder Público. Na maioria dos casos, são voltados para o município, mas não é difícil encontrar projetos maiores.

Implementar a plataforma GED é necessário para otimizar sua gestão documental. Esse sistema é capaz de organizar e otimizar ações envolvendo a gestão de documentos, sempre respeitando as características de cada um.

Ainda que não tenha relação direta com o Plano Diretor de um município, para um melhor desempenho da sua obra é melhor alinhar essas questões. As empresas de loteamento e urbanismo devem sempre adequar seus projetos ao Plano Diretor de cada município ao qual atua. Isso faz com que o uso de outras ferramentas tenham um melhor resultado. A Gerenciar permite que o acesso às informações sejam otimizadas, mas as questões relacionadas à técnica ou normas não são fornecidas pelo GED.

Isso diminui o tempo de acesso e burocracia, além de ser possível melhorar a logística e o cronograma. Em alguns casos, a administração pública exige que documentos sejam digitalizados e esse sistema torna esse procedimento mais fácil.

Voltando a falar da forma como o sistema GED atua, esse grande volume de documentos digitalizados pode ser importante para a sua equipe. Quando se conhece as demandas e os principais problemas do seu setor, é fácil perceber como um sistema pode contribuir para a melhoria do dia a dia da sua empresa.

Com o bom desempenho dos trabalhos realizados, você pode aumentar o resultado dos seus projetos, assim como atrair novos parceiros comerciais ou clientes. Tudo isso é possível através da implementação do sistema GED na sua empresa.

Como encontrar a melhor empresa para obter o sistema GED?

A gestão eletrônica dos documentos não é um mistério. Mas deve ser realizado por profissionais e também com sistemas confiáveis. Nem sempre é um processo fácil no começo, típico de mudanças importantes em um negócio.

O importante é que, através disso, sua equipe pode alcançar o máximo de produtividade e os seus projetos podem ser realizados da forma mais plena e sem alterações. Essas alterações podem aumentar o valor dos seus gastos, bem como o estresse na equipe e diminuir os resultados positivos obtidos a partir disso.

Para encontrar o melhor negócio que disponibilize o sistema GED para a sua empresa de loteamento e urbanismo, basta começar a pesquisar. Como foi dito, existem várias opções disponíveis no mercado, cada uma com sua característica.

Procure analisar a credibilidade dessa empresa, assim como os clientes que esta já atendeu. Outra forma de lidar com essa fase de pesquisa é entrando em contato com as empresas e conversando melhor com o atendimento. A equipe de vendas desse software pode te mostrar como aquele sistema pode fazer a diferença nos seus projetos.

Aqui na Gerenciar, lidamos com soluções tecnológicas que transformam os seus projetos em realidade. Buscamos facilitar o acesso às informações, mas sem perder o zelo pela segurança dos seus dados.

Isso sem falar na importância de fazer com que a sua equipe possa ter o máximo de produtividade a partir do nosso sistema. O nosso design é mais atrativo e o sistema é mais intuitivo, com informações mais diretas. O acesso à informação também é outro ponto que destacamos, uma vez que o sistema consegue carregar de forma rápida os dados, por mais pesados que sejam.

Ainda tem a questão de que é possível acessar todas essas informações de qualquer dispositivo, seja ele móvel ou não. Isso proporciona mais rapidez e agilidade aos processos, uma vez que as informações não estão centralizadas em um local físico, mas sim em uma plataforma online.

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