Como saber qual o método de arquivamento ideal para a minha empresa?

Ter organização e a correta indexação dos documentos é fundamental para que toda empresa tenha acesso rápido e fácil às suas informações que estão em documentos físicos ou digitais.

Um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos — GED exerce uma função muito importante nesse processo, no entanto, é necessário que a empresa identifique, entenda e aplique o melhor método para arquivamento dos seus documentos.

Mas você sabe qual é a melhor metodologia para a sua empresa? Se essa é a sua dúvida, certamente está no lugar certo, pois, abordaremos neste artigo como saber o melhor método para a sua empresa.

Não deixe de ler outros artigos no nosso blog, pois, serão de grande valor para complementar o seu conhecimento.

Primeiros passos — análise dos processos e procedimentos

Uma das principais atividades para que você identifique qual é o melhor método para realizar o arquivamento dos documentos na sua empresa é analisar todos os processos e procedimentos de trabalho e atividades, pois, isso está diretamente relacionado ao modo que você gerencia os seus documentos.

Por isso nos preocupamos em realizar um estudo na sua empresa, para em seguida elaborar o MGD — Manual de Gestão Documental. Dessa forma, com uma visão sistêmica dos processos será mais fácil saber a melhor forma de realizar o arquivamento na sua empresa.

Periodicidade das ações do Fisco

Em alguns segmentos empresariais as atividades de fiscalização pelo Fisco são mais assíduas, de modo que, quanto antes forem entregues os documentos solicitados, mais rápido terminará o processo de verificação dos fiscais.

Nesse contexto, os documentos devem ser arquivados com base na sua data de competência, ou seja, ao período a que se referem (e não em que ocorreu a data do pagamento). A classificação em períodos, como os decêndios, são uma forma de agrupar todos os documentos da competência daquele período.

Essa otimização no arquivamento facilita o acesso às informações solicitadas e, em consequência, evita possíveis sanções pelo atraso ou não entrega do que foi solicitado.

Entenda que não há um método único

Uma empresa tem suas peculiaridades que são exclusivas, como se fosse o seu DNA operacional, por isso, não há como adotar um único método para realizar o arquivamento dos documentos.

Nesse contexto de adoção da metodologia para arquivamento deve ser analisada a natureza dos documentos e a estrutura da organização. Desse modo alguns documentos terão a organização com base na sua numeração sequencial, outros pela data de competência, data de vencimento ou natureza do assunto que se refere.

Por essa característica é muito importante a adoção de um sistema GED, pois, ajuda no processo de arquivamento e resgate das informações.

Assim, uma empresa pode adotar várias metodologias no arquivamento dos seus documentos como, por exemplo, os processos administrativos podem ser arquivados pela sua numeração sequencial e ano, os pagamentos pela sua data de vencimento e as suas obrigações junto aos órgãos regulatórios pela sua data de competência e natureza.

O importante é contar com profissionais especialistas da área de gestão de documentos que te ajudarão a traçar os melhores métodos de acordo com o perfil do seu negócio, pois, isso permitirá o correto arquivamento e acesso às informações quando necessário.

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