Perdeu um documento na sua empresa? Conheça as consequências que isso pode causar!

Uma pesquisa recente da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) levantou um dado preocupante. A cada 12 segundos pelo menos um documento se perde nas empresas brasileiras. Para dar dimensão do problema isto significa mais de 7 mil documentos extraviados diariamente em todo o país. Você já perdeu um documento na sua empresa?

Praticamente todo gestor – e funcionário – já passou pela situação de não encontrar algum registro importante. A perda de tempo que a situação ocasiona é bem conhecida. O problema é que este não é o único transtorno que pode ser causado para a organização. Há processos, multas e outros prejuízos legais e financeiros que podem se suceder. A seguir, conheça as consequências que o extravio de documentos pode gerar para os seus negócios.

A empresa poderá ser autuada

O armazenamento de muitos documentos é classificado pelo governo como obrigatório. As notas fiscais, por exemplo, devem ser retidas pelo ano de emissão e mais outros cinco. Quando não é observada esta exigência o negócio está sujeito a ser autuado. As multas não são leves, podendo chegar a mil reais por nota perdida.

Uma gestão documental evita que a sua empresa tenha de passar por esta situação. Especialmente quando há o auxílio de sistemas automatizados que ajudam a digitalizar e organizar os registros. Quem busca evitar imbróglios legais deve considerar seriamente a implantação destas ferramentas no ambiente organizacional.

Perdeu um documento na sua empresa? Prepare-se para o aumento de custos

Se os seus processos de gestão e armazenamento de documentos são ineficientes, o extravio será uma realidade frequente. Naturalmente esta é uma situação que resultara no aumento de custos para a sua empresa. E as despesas extras não vão surgir apenas em função de multas e outras complicações legais.

O retrabalho ou nova geração de documentos também é um fator que gera aumento de custo. Pior: durante este processo a organização perde tempo produtivo. Dito de outra forma, enquanto tenta resolver o extravio a empresa deixa de trabalhar para gerar lucro. Naturalmente o valor competitivo da organização no mercado irá decair.

Pagando duas vezes para governo e fornecedores

Imagine que você perdeu um documento na sua empresa que atesta o pagamento de uma dívida. Como será provado o seu estado de adimplência? Se por algum motivo for solicitado um registro fiscal no período decadencial para cobrança de dívidas, a empresa terá problemas. Pode acontecer, por exemplo, de o governo fazer por engano a cobrança de algo que já foi quitado.

O mesmo é passível de acontecer com os seus fornecedores. Afinal, as pessoas jurídicas também podem se enganar e cobrar algo que já tenha sido pago. Nada impede ainda que isto seja feito por má fé. Em todos os casos a sua empresa precisa ter alguma forma de se resguardar.

Perda de garantias e problemas trabalhistas

Ainda no tocante às notas fiscais, outro problema grave é a perda de garantias. O que pode afetar não apenas os produtos comercializados pela empresa, mas igualmente os equipamentos utilizados. Se algum destes apresentar problemas dentro do prazo de garantia e não houver nota, o prejuízo é certo.

Outra questão delicada é a que envolve os direitos trabalhistas. Quaisquer problemas por extravio de documentos de funcionários e ex-funcionários pode acabar em processos onerosos. Mesmo que se consiga um acordo com os colaboradores, esta falha no registro e memória organizacional deixará marcas nas finanças.

Conheça as soluções oferecidas pela Gerenciar

Se você já perdeu um documento na sua empresa e passou por alguma destas situações, conhece a dor de cabeça. Para evitar este mal é importante mudar a cultura das organizações, visando uma maior valorização da gestão de registros. Contratar ajuda profissional também é altamente recomendável. Neste sentido, venha conhecer os serviços de gestão documental oferecidos pela Gerenciar. Basta acessar este link. Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções. Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

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