Perdeu um documento na sua empresa? Conheça as consequências que isso pode causar!
Grupo GerenciarUma pesquisa recente da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) levantou um dado preocupante. A cada 12 segundos pelo menos um documento se perde nas empresas brasileiras. Para dar dimensão do problema isto significa mais de 7 mil documentos extraviados diariamente em todo o país. Você já perdeu um documento na sua empresa?
Praticamente todo gestor – e funcionário – já passou pela situação de não encontrar algum registro importante. A perda de tempo que a situação ocasiona é bem conhecida. O problema é que este não é o único transtorno que pode ser causado para a organização. Há processos, multas e outros prejuízos legais e financeiros que podem se suceder. A seguir, conheça as consequências que o extravio de documentos pode gerar para os seus negócios.
A empresa poderá ser autuada
O armazenamento de muitos documentos é classificado pelo governo como obrigatório. As notas fiscais, por exemplo, devem ser retidas pelo ano de emissão e mais outros cinco. Quando não é observada esta exigência o negócio está sujeito a ser autuado. As multas não são leves, podendo chegar a mil reais por nota perdida.
Uma gestão documental evita que a sua empresa tenha de passar por esta situação. Especialmente quando há o auxílio de sistemas automatizados que ajudam a digitalizar e organizar os registros. Quem busca evitar imbróglios legais deve considerar seriamente a implantação destas ferramentas no ambiente organizacional.
Perdeu um documento na sua empresa? Prepare-se para o aumento de custos
Se os seus processos de gestão e armazenamento de documentos são ineficientes, o extravio será uma realidade frequente. Naturalmente esta é uma situação que resultara no aumento de custos para a sua empresa. E as despesas extras não vão surgir apenas em função de multas e outras complicações legais.
O retrabalho ou nova geração de documentos também é um fator que gera aumento de custo. Pior: durante este processo a organização perde tempo produtivo. Dito de outra forma, enquanto tenta resolver o extravio a empresa deixa de trabalhar para gerar lucro. Naturalmente o valor competitivo da organização no mercado irá decair.
Pagando duas vezes para governo e fornecedores
Imagine que você perdeu um documento na sua empresa que atesta o pagamento de uma dívida. Como será provado o seu estado de adimplência? Se por algum motivo for solicitado um registro fiscal no período decadencial para cobrança de dívidas, a empresa terá problemas. Pode acontecer, por exemplo, de o governo fazer por engano a cobrança de algo que já foi quitado.
O mesmo é passível de acontecer com os seus fornecedores. Afinal, as pessoas jurídicas também podem se enganar e cobrar algo que já tenha sido pago. Nada impede ainda que isto seja feito por má fé. Em todos os casos a sua empresa precisa ter alguma forma de se resguardar.
Perda de garantias e problemas trabalhistas
Ainda no tocante às notas fiscais, outro problema grave é a perda de garantias. O que pode afetar não apenas os produtos comercializados pela empresa, mas igualmente os equipamentos utilizados. Se algum destes apresentar problemas dentro do prazo de garantia e não houver nota, o prejuízo é certo.
Outra questão delicada é a que envolve os direitos trabalhistas. Quaisquer problemas por extravio de documentos de funcionários e ex-funcionários pode acabar em processos onerosos. Mesmo que se consiga um acordo com os colaboradores, esta falha no registro e memória organizacional deixará marcas nas finanças.
Conheça as soluções oferecidas pela Gerenciar
Se você já perdeu um documento na sua empresa e passou por alguma destas situações, conhece a dor de cabeça. Para evitar este mal é importante mudar a cultura das organizações, visando uma maior valorização da gestão de registros. Contratar ajuda profissional também é altamente recomendável. Neste sentido, venha conhecer os serviços de gestão documental oferecidos pela Gerenciar. Basta acessar este link. Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções. Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.
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