Você conhece as etapas da gestão documental?

O gerenciamento de arquivos é, atualmente, uma prática essencial da vida empresarial. Contudo, você conhece as etapas da gestão documental? O processo precisa ser realizado com bastante atenção aos detalhes e o recomendado é que tudo seja feito por uma empresa especializada, já que é necessário ter conhecimento arquivístico.

Iniciando o trabalho de gestão com organização, será possível tornar todo o processo de consulta aos dados bastante tranquila e sem problemas. Por passos, as etapas de gestão são basicamente cinco.

1 – Seleção e produção

Essa parte é extremamente importante para todo o processo. Aqui, será definido um padrão para os documentos. Normas, formatos, tamanhos, materiais e estilos, tudo será pensado.

O processo de produção é também de seleção, pois conteúdos sem valor probatório e histórico podem ser descartados e nem precisarão passar para as próximas fases. Essa seleção poupa retrabalhos, inclusive.

2 – Organização

Aqui, no caso de documentos físicos, será possível verificar a melhor forma de armazenamento. Por causa da possibilidade de perecer com o tempo, todos devem ser colocados em um mesmo espaço.

O espaço precisa ser limpo, arejado e estar livre de fontes de contaminações. Além disso, é preciso se atentar se a sala não está sujeita a animais e pragas urbanas como baratas e ratos, por exemplo.

3 – Digitalização

De acordo com consultorias de grande porte, o volume de documentos dobra a cada dois anos. Por causa disso, é de suma importância que as empresas avaliem a possibilidade de realizar uma Gestão Documental Eletrônica (GED).

Depois que os documentos físicos estiverem organizados e selecionados, é possível passá-los pela digitalização. A produção de arquivos digitais garantirá que os benefícios da informatização, como as buscas precisas, possam ser usados a favor da empresa.

Além disso, transformar os documentos físicos em digitais garante a preservação da informação e dos documentos originais. Depois desta fase, já existe a garantia de que problemas hipotéticos, como furtos ou até mesmo incêndios, não farão tudo se perder.

4 – Indexação

Depois de selecionados, padronizados e talvez digitalizados, a gestão documental continua com a indexação. Ela é fundamental para garantir que tudo poderá ser encontrado a partir de um padrão no futuro.

Tudo isso vale para os documentos em formato digital e os que continuam em versões físicas. Os que estão em papel devem ser alocados de maneira em que os que têm mais utilidade diária fiquem mais fáceis de serem resgatados. Além disso, eles devem ser organizados por data e ordem alfabética.

5 – Disponibilização e destinação

Feito todo o trabalho da gestão documental, tudo será disponibilizado para os usuários finais. Eles poderão ter acesso à consulta e toda a base de dados do arquivamento. Apesar de tudo chegar na mão dos colaboradores, o processo não se encerra por aí.

A gestão documental é um processo continuo e, por isso, tudo não se encerra depois que os documentos estão armazenados. Em um empreendimento, a geração de informações é diária e, portanto, este trabalho durará enquanto o negócio existir.

Depois que tudo está disponível, sejam documentos físicos ou digitais, é preciso criar normas de utilização (caso elas não existam) e procedimentos de solicitação. As questões são importantes porque existem informações que nem todos podem – e precisam – acessar.

Mais uma vez, é preciso lembrar que todo o processo citado aqui é complexo e precisa ser feito por pessoas que possuem um know-how. Tenha um diferencial na sua empresa – entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções. Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

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