Processo de Gestão Documental: Tudo o que você precisa saber!

Escritórios, empresas, escolas e repartições – todos estes compartilham de uma problemática no seu dia a dia: gerir de forma eficiente os seus documentos. Seja para o uso imediato ou para o armazenamento, a quantidade de documentos, impressos, cópias, livros, imagens e apostilas produzidas ou movimentadas podem causar choque no fim do expediente. A Gestão de Documentos entra para ir muito mais além do que eliminar o papel, mas encontrar soluções capazes de organizar e provisionar a consulta quando necessário.

Dentro desta gestão está duas modalidades de compactação, a física e a digital, esta última cada vez mais incentivada. Isso acontece porque os softwares, especialmente desenvolvidos para a função, guardam as informações destes documentos, acessível para todos os que têm interesse neles. A partilha dos documentos deve ser prática e fácil pelos profissionais. Desta forma, os processos de trabalho são simplificados, o uso de papel diminui gerando economia e se pode otimizar as impressões realizadas cotidianamente.

A tecnologia como aliada da organização de documentos

O curso de Arquivologia é a principal formadora de profissionais para trabalhar nesta função de gerenciamento. A tecnologia deve ser a aliada fundamental, de forma a aproveitar o intenso fluxo de dados circulantes através da internet e o desenvolvimento de aplicações e sistemas capazes de auxiliar neste trabalho. Um dos maiores benefícios é poder diminuir tudo o que se produz em papel, além de promover a padronização dos processos.

A Gestão Documental propicia mais produtividade de toda a equipe e ganhos em rapidez de trabalho e resoluções. Em consequência secundária ainda há a possibilidade de ter mais espaço físico dentro dos ambientes de trabalho. Este benefício melhora a qualidade de vida dos profissionais que trabalham ali, como também o rendimento em suas atividades. Para o cliente, ele terá a certeza de que normas de qualidade eficientes trazem um serviço e produção competente.

A Gestão Documental facilita o trabalho das equipes

Outra vantagem a se destacar está em fazer com que as empresas tenham melhor domínio sobre todas as informações que passam por ela, seja produzindo ou recebendo. Este é um ponto importante para a condução do trabalho, pois sigiloso ou não, os dados gerados do trabalho somente tem interesse para as equipes da própria empresa. Desta forma, ela deve estar protegida de ações externas sobre os seus documentos, uma vez que é a partir deles que haverá tomadas de decisão para as mais diferentes questões.

Por fim, para segurança da própria empresa, a Gestão Documental também desenvolve ações que visam a salvaguarda destes documentos para ocasiões de acidentes físicos (incêndios e inundações) ou virtuais (vírus e ações de hackers). A segurança é uma das principais palavras aprendidas pelos profissionais, que procuram as melhores soluções para que ela seja eficiente. Os graus hierárquicos de acesso dentro do sistema ajudam a proteger os documentos até mesmo dentro das próprias empresas, uma vez que somente quem é de direito consulta-los.

Gerenciamento com responsabilidade e no lugar certo

Seja em ambiente físico ou virtual, os documentos precisam ter um lugar próprio de armazenamento, não compartilhado com materiais de outra ordem. Isso porque é importante para que se tenha acesso rápido e fácil a eles, uma regra básica da gestão documental. A organização só será eficaz se todo o lugar for preparado para receber exclusivamente esta grande quantidade de material. Assim, o que for de mais uso no dia a dia da empresa pode ser visto mais facilmente.

O arquivista ou o bibliotecário assumem importante papel neste processo, uma vez que eles são os profissionais capacitados para organizar a documentação, pois conhecem os métodos e critérios para que este trabalho seja realizado de forma eficiente. Contratar uma empresa de gerenciamento de documentos é a melhor solução para uma empresa, porque ela pode entender a dinâmica do trabalho e agir de forma a ter bons critérios para a organização. Assim, tudo será separado por pastas e subpastas para melhor atender as necessidades da empresa.

O acúmulo desordenado de documentos pode comprometer a produtividade e o bom serviço de uma empresa. Por isso, a otimização do uso do papel deve ser pensado e posto como prioridade. O tempo gasto na procura de documentos é desperdício de produtividade dos profissionais, que poderiam estar dedicados em cumprir outras atividades com mais qualidade. É importante ressaltar que o documento digitalizado não tem fé pública, sendo necessário mantê-lo fisicamente. Contudo, quando necessários que mais de um profissional o consulte, tê-lo digitalizado é essencial.

A tecnologia tem função essencial no gerenciamento dos documentos

A tecnologia será a principal aliada em todo este processo, uma vez que através de softwares especializados, todo o gerenciamento pode ser feito de forma eficiente. Estes sistemas devem promover mais do que a organização, mas apresentar uma excelente acessibilidade aos documentos e também ter um método que facilite o trabalho de todos.
Um dos mais modernos modelos de sistemas é o armazenamento em nuvens, não mais precisando de grandes e potentes hardwares para guardá-los. Armazenar em nuvens é ter acesso a eles em qualquer hora e lugar, uma vez que eles estão online e não aprisionados.

Para fazer esta Gestão Documental conte com uma empresa especializada, portanto terceirize o armazenamento de arquivos. Estas empresas são dotadas de recursos e ferramentas capazes de atender as mais diversas organizações conforme as suas especificações e necessidades. Desta forma, se adequando de maneira eficiente e produtiva aos mais diferentes esquemas de trabalho.

Como acontece a gestão de documentos efetivamente?

Pensar em gestão de documentos é ter a certeza que todo o trabalho, desde quando ele é produzido até quando ele é armazenado ou descartado, é feito de forma integral. A partir da desmaterialização, todo o documento físico é digitalizado a partir de scanner ou digitação. Uma vez inseridos no sistema e em formato eletrônico, estes documentos são classificados de acordo com as normais gerais e também segundo as necessidades da empresa.

Ao estabelecer os ciclos de vida para estes documentos, cada profissional poderá ter acesso a eles por meio de localizadores e sistemas de buscas.

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