O QUE É WORKFLOW?

Você já deve ter escutado falar da palavra workflow, que significa fluxo de trabalho em português. Nada mais é que a automação de processos das atividades de negócios. Neste processo que une organização e tecnologia, você cria um fluxo de trabalho, distribui as tarefas e otimiza o tempo e resultado de sua empresa.

O workflow é um sistema de comunicação entre colaboradores, que pode ser feito por meio manual ou através de um software de fluxo de trabalho. No software Workflow, você define e inicia uma tarefa, ela passa por vários departamentos e etapas, até a sua finalização. O objetivo é otimizar o caminho desta tarefa, facilitar o acesso e eliminar o uso de papel, para que o processo seja mais eficiente e traga produtividade.

Este gerenciamento de tarefas tem sido muito utilizado por vários segmentos no mercado, principalmente, por empresas que têm demandas altíssimas de documentos e informações diárias. Além de otimizar os processos, a implementação do sistema workflow substitui o uso do papel, tornando mais prático o manuseio de dados, por isso, o uso da tecnologia Workflow facilita muitas rotinas organizacionais.

Sabendo o que é, vamos ver agora como funciona e quais são os tipos de gerenciamentos de processos.

Como Funciona?

O workflow, também conhecido como uma estratégia de BPM (Business Process Management), no português, gerenciamento de processos de negócios, é uma ferramenta que traz facilidade para os gestores manterem sempre sob controle as tarefas do dia a dia da empresa.

O software Workflow funciona mapeando os processos de cada tarefa, tornando possível fazer a gestão do fluxo de trabalho de uma forma mais estruturada. Quando iniciada uma tarefa dentro do software, ela pode ser executada por um colaborador ou por um conjunto de colaboradores.

Este sistema de organização de tarefas, é o ideal para administrar as atividades de sua organização em formato digital, sem a utilização de papel, que muitas vezes dificulta os processos dentro da empresa por ser feito manualmente, e quanto maior for a demanda, mais problemática se torna a execução de uma atividade utilizando o papel. E justamente para otimizar esses processos, e agilizar a resolução de tarefas, o sistema workflow foi criado, para que todas as atividades diárias sejam iniciadas, executadas e finalizadas por meio digital.

Além de implementar um software Workflow, um ponto muito importante também, é conhecer bem os processos de sua empresa, facilitando assim, desenvolver um fluxo produtivo dentro do software de workflow, tornando a rotina organizacional mais ágil.

Workflow Software – GED

Ideal para a otimização de processos de negócio é ter um software para o gerenciamento completo de seus documentos. Além de fazer a gestão, possui a funcionalidade de organizar o seu fluxo de trabalho dentro do sistema.

Manter os documentos organizados não é uma tarefa fácil, pensando nisso a Gerenciar desenvolveu um software próprio de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) de inteligência documental, com várias funcionalidades para facilitar os processos de automação de tarefas e gerenciamento de documentos.

Uma das funções deste software é exatamente o assunto deste artigo, o Workflow. Ele tem a função de gerar um fluxo de trabalho que é a sequência de passos para automatizar as tarefas, permitindo que documentos e informações sejam transmitidas de um colaborador para outro, tudo por meio digital, eliminando a cultura de utilização de papel.

No sistema Gerenciar você consegue mapear, definir as tarefas e permitir que ela transite da melhor forma entre departamentos e colaboradores envolvidos no processo.

Se você é de Goiânia, Brasília e outras regiões do Brasil e está à procura de otimizar seus processos de negócio, conheça nossa ferramenta de workflow, fale conosco.

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