Dicas Para Uma Gestão Paperless

Em uma empresa com gestão paperless, arquivos são localizados em instantes, contratos assinados em minutos, não há gastos com papel, tinta, toner, pastas e não existe a necessidade de reconhecer firmas.

Essas, são só algumas das vantagens dessa tendência que vem ganhando cada vez mais adeptos no universo dos negócios. No entanto, muitas organizações ainda possuem a mania de atolar de papéis e dificultando sem necessidade sua vida.

De acordo com a Associação Brasileira de Gestores de Documentos, os colaboradores gastam por volta de um mês em um ano, procurando informações que não são facilmente encontradas, devido à desorganização de arquivos.

Outro dado bem alarmante, é que a cada 12 segundos um documento é perdido nas empresas, o que pode gerar muito prejuízo, ações trabalhistas e outros problemas.

Neste artigo vamos apresentar algumas dicas de como tornar uma empresa paperless, ou seja, reduzir ao máximo a utilização de papel na rotina do trabalho.

A gestão paperless e suas vantagens

 

O medo de mudar é uma das resistências que as empresas possuem por acharem que pode fazer com que saiam do rumo certo. No entanto, a gestão paperless tem tantas vantagens que fica difícil de argumentar contra ela.

A redução de custos é um ponto óbvio. Além de diminuir os gastos com impressora, sua manutenção ao longo do tempo também diminuirá, já que o aparelho será menos utilizado. Não só ela, mas agendas e pastas também.

O espaço físico também vai sofrer alterações, mas para o lado positivo. Grandes volumes de papel podem ser digitalizados, liberando dessa forma, muito espaço de armários que guardavam estes tipos de documentos. Isso também gera mais conforto para os colaboradores.

O aumento da segurança também é um fator importante. Isso elimina qualquer risco de arquivos sofrerem danificações fisicamente, como desgastes naturais e também oferece maior proteção em relação às ameaças externas, por conta da criptografia e senha.

Sem contar que com a diminuição do uso de papéis, a natureza agradece. Afinal de contas, para que se produza do material, árvores são derrubadas e também existem os usos de aditivos que podem contaminar a água.

Dicas para uma gestão paperless

 

A primeira dica é fazer toda a digitalização dos documentos da empresa. Isso inclui contratos dos empregados, fornecedores e clientes, documentos financeiros, planilhas, pesquisas e dados. Quanto mais digital, melhor.

Outra dica é adquirir um sistema que possa gerenciar os documentos de forma digital. Hoje existem softwares específicos para tal função, onde é possível acessar e gerenciar informações de uma maneira rápida e prática.

Neste tipo de programa, o colaborador consegue por exemplo buscar em alguns cliques um arquivo antigo, alterá-lo caso necessário e agilizar inúmeros processos administrativos que demoraria muito mais tempo caso estivesse de forma física.

Um outro ponto é a implantação de uma assinatura eletrônica. Documentos como declarações de horas extras, laudos, documentos fiscais e contratos não podem mais durar dias para serem resolvidos. Tudo pode se resolver em segundos caso esta prática seja adotada.

Quando ocorre a migração para o digital, algumas pessoas podem encontrar dificuldades neste processo de mudança. Para isso, a solução é que haja uma capacitação e mudança na cultura organizacional.

Fazer com que os colaboradores entendam as vantagens competitivas dessa mudança, é a melhor forma para que eles consigam se adaptar às mudanças.

Mesmo a ferramenta sendo bastante intuitiva, o importante é aqui é que não haja dúvidas de como utilizá-la e maximizar seu uso. Caso necessário, uma alternativa é separar cinco minutos todos os dias para entender melhor o sistema.

O Grupo Gerenciar é uma empresa de tecnologia com foco nestes processos e gestão documental. Em seu site, http://www.grupogerenciar.com.br, encontram-se várias soluções para que uma empresa passe a ter a gestão paperless e tenha mais rentabilidade.