Como se livrar da papelada de maneira fácil e eficiente?

A política ambiental, infelizmente, parece não dar motivos suficientes para que as empresas implementem sistemas para se livrar da papelada, que se acumula, é onerosa e só atrasa as atividades.

Portanto, é preciso mostrar como a organização e administração de uma marca, sofre mudanças positivas fundamentais para se calcar em um planejamento e arquivamento mais práticos e seguros.

Veja como a vida da sua companhia pode melhorar e atender com maior atenção aos consumidores, parceiros, fornecedores, e ainda ser sustentável e com menos gastos no geral.

Vejas as 5 dicas para se livrar da papelada

• Digitalizar os arquivos – É algo essencial para a organização, pesquisa e planejamento da empresa. Permite a classificação e o armazenamento dos documentos.
• Validade dos documentos – Conseguir separar aquilo que serve do que não tem mais serventia sem acumular lixo e ganhar mais espaço no sistema.
• Novas tecnologias – As inovações da GED permitem que cada vez mais sejam criadas soluções para agilidade dos procedimentos de menos lixo produzido.
• Comunicação interna – Interligar os canais de comunicação e fluxo de informação. Passagem de documentação de forma eficaz e com a rapidez necessária.
• Um bom sistema – Com as novidades eletrônicas, a segurança e confiabilidade das informações geradas e recebidas aumenta e o tempo gasta em cada processo diminui.

Invista em GED na sua empresa

Investir em uma gestão controlada por meios eletrônicos e com as mais novas tecnologias para atender a demanda fiscal, não se resume em se livrar da papelada dentro de uma companhia, mas também é sinônimo de economia.

Sim ao final do mês, os resultados mostraram a queda nos gastos e a maior produtividade por parte da equipe. Os membros e colaboradores terão mais tempo para se capacitar e aprimorar seus conhecimentos.

Além disso, a digitalização e o arquivamento dos arquivos, permitem que se organize melhor as datas dos papéis, a validade.  Isso evita multas indevidas, passar de prazos importantes para o funcionamento da marca.

Ter a noção mais ampla da produção de memorandos, notas fiscais, documentos do Fisco, e outros. No começo, para que a equipe se acostume à nova rotina de trabalho, é preciso capacitação e paciência.

A gestão financeira de uma empresa, pode ser feita por terceirização, na qual quem for contratado terá a missão de organizar tudo isso, saber interligar o pessoal e libertar antigos hábitos de gerência do negócio.

Mas como introduzir a GED na empresa?

Hoje em dia, as empresas com um orçamento mais equilibrado, já entram no mercado com toda a tecnologia e colaboradores necessários para poder fazer a gestão eletrônica das áreas da companhia.

Mas caso uma empresa comece com o acúmulo de papéis e depois queira se livrar da papelada, existe um período de adaptação, tanto para montar a estrutura do novo sistema, como em treinar funcionários.

A dica é que se pense logo no início das pesquisas e da abertura de um negócio, que já se possa arquitetar a presença da gestão eletrônica na empresa. Portanto, quanto mais rápido o seja implementado, melhor.

Com isso, no momento que o negócio começar a trabalhar dispondo das ferramentas eletrônicas e digitais, ela poderá estar dando um passo à frente da concorrência, inovar na maneira de atender os consumidores.

Não é apenas se livrar da papelada, mas se aproximar mais de vantagens dentro do mercado e dos próprios clientes. Coloque a GED no seu orçamento empresarial e veja as mudanças acontecerem já!

Conheça o Sistema Gerenciar, que possui ferramentas integradas para a gestão completa dos seus documentos com foco na gestão e redução da produção de documentos em suporte de papel (conceito paperless), ajudando a sua empresa para se livrar da papelada, levando economia, praticidade, produtividade e transformação digital aos negócios.

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