Descartar O Uso De Papel Na Sua Empresa

Descartar O Uso De Papel Na Sua Empresa, Poupar o gasto de papel é uma das condutas mais rápidas que podem ser criadas para reduzir custos indevidos nas empresas, independente se ela for, de pequeno, médio ou grande porte. As organizações estão preocupadas em reduzir os seus custos e estimular práticas sustentáveis junto aos seus colaboradores promovendo ações corretivas que podem gerar uma economia de até 60% com papéis, peças de impressoras, tintas, toners e isso traz benefícios para o meio ambiente com a redução do uso do papel, que inclusive são os principais motivos para descartar o uso de papel na sua empresa.

O esbanjamento de papel é um problema que, além de deteriorar o meio ambiente é capaz de provocar danos financeiros para empresa e prejudicar a imagem da marca no mercado. Por isso, é fundamental aplicar procedimentos para obter a redução de papel na empresa.

Entretanto, existem algumas empresas que não conseguem implementar medidas para reduzir o consumo de papel e não utilizam de nenhum mecanismo de digitalização de documentos para otimizar os seus processos, e para isso segue algumas dicas sustentáveis para economizar o consumo do papel nas organizações.

Existem diversos motivos para descartar o uso do papel na sua empresa, são eles:

1. Estimular os colaboradores a salvarem os arquivos na nuvem

Os arquivos

em nuvem integram vários benefícios para  empresa e uma delas é a diminuição de papel na empresa. Os arquivos ficam acomodados em servidores fora da empresa e são acessados pela internet, em qualquer lugar a qualquer momento, em tempo real.

Benefícios de salvar os dados na nuvem – Uso De Papel Na Sua Empresa

• Facilidade de encontrar os arquivos de forma mais prática e organizada, tendo uma possibilidade de acessar os arquivos ou documentos de forma mais ágil.
• Dispensa o armazenamento de papéis, móveis de arquivos de controles, o que reduz custos, obtendo uma maior segurança nas informações, já que a possibilidade de reduzir perdas dos documentos em virtude dos dados estarem armazenados na nuvem.

2. Conscientização dos colaboradores

As empresas devem orientar e estimular os seus colaboradores em implementar medidas simples para evitar o desperdício e que podem ser adotadas facilmente no dia a dia. Alguns motivos para descartar o uso do papel na sua empresa são:

• 
• Sinalize aos seus colaboradores se existe a necessidade de imprimir o que ele deseja, e antes de imprimir, avalie a formatação do documento, para que não haja falhas, erros ou informações irrelevantes e o descarte de papéis impressos que não serão utilizados.
• Incentivar as impressões frente e verso, com o objetivo de reduzir custos com o consumo de papel.
• A empresa pode criar metas relacionadas ao consumo de papel ou de outros materiais a serem descartados que possam ser reutilizados, despertando neles uma motivação maior, e executar um desenvolvimento sustentável eficiente.
• Além de utilizar sistemas de gestão de documentos para impressão, onde possui informações de volume impresso diariamente, os conteúdos das informações e quais foram às origens de quem executou as respectivas impressões, com o intuito de reduzir custos.

3. Opte os arquivos ou documentos digitais

Aplicar documentos digitais também estimula um aumento de produtividade das equipes, já que são mais fáceis de organizar que os impressos. Possibilita uma maior rapidez para encontrar os arquivos, evita perdas de tempo, que poderia ser utilizado para outras atividades mais importantes.

Já em relação aos documentos que precisam de assinatura, como por exemplos, contratos, aditivos e processos judiciais, é possível as empresas utilizarem de um recurso de assinatura digital para validação, agiliza o processo de obter as assinaturas digitais, sem a necessidade de imprimi-los.

4. Envie boletos por e-mail para os seus clientes

Outra forma de reduzir custos de papel é quando as empresas optam em enviar os boletos de pagamentos por e-mail para os seus clientes, uma forma sustentável e prática. Inclusive muitas pessoas estão preferindo receber o documento através da modalidade do digital, sem precisar se preocupar em guardar volumes de contas impressas.